Så planerar du tekniken inför ditt event – och håller nere kostnader

Eric Hising har lång erfarenhet av att producera och planera event. Han menar att planeringen är otroligt viktig för att kunna göra ett bra event och hålla budget. Genom att från början veta förutsättningarna för eventet, sätta rätt budget och planera smart så går det att hålla nere kostnaderna. Eric menar att det är viktigt att veta så mycket som möjligt om eventet innan man sätter en budget, för att kunna hålla den. Han ser att många utgår från förra eventets teknikbudget, men är det en annan lokal eller ett annat typ av event så kan kostnaderna för teknik variera väldigt mycket. För att planera rätt från början och kunna budgetera smart menar han att det är viktigt att ta in teknisk kompetens tidigt i projektet.

– Se till att omge dig med människor med rätt kompetens och var inte rädd för att anlita externa leverantörer. Det räcker kanske med att ta in en teknikleverantör som konsult några timmar i planeringsfasen för att få hjälp att tänka rätt.

Om man har en låg budget så menar Eric att det kan vara bra att ifrågasätta vilken teknik och vilka medier som behövs. Behövs det bildskärm och presentationer eller finns det andra sätt att visualisera budskapet på? Han menar även att det ofta går att förhandla priset på teknik eller byta ut mot enklare lösningar. Personalen däremot, är viktigare än vilken teknisk utrustning man har. Idag finns det en hög konkurrens om kompetent personal eftersom många bytt bransch efter pandemin. Eric vill poängtera att det är väl investerade pengar att välja rätt personal men att det också går att spara en del pengar genom att planera smart med personalens tid.

– Det går ofta att förhandla pris på utrustning men tiden som personalen behöver vara på plats är något som kostar pengar. Håll koll på vilka tider som finns under rigg, men även under körning och efteråt – hur lång tid tar det att plocka ner allt? Där springer det ofta iväg och det är också där man kan hålla nere utgifterna och tänka smart.

När det gäller hybrida event så menar Eric att man behöver tänka på dramaturgin från start. Det är stor skillnad på att planera fysiska och digitala event och det är viktigt att alla deltagare, oavsett hur de deltar, känner sig lika delaktiga. Här finns det också pengar att spara genom att planera bra. Bildmaterial behöver ofta anpassas utifrån olika skärmlösningar, men genom att planera materialet rätt från start så kan det gå att använda samma material i olika format.

– Jag tror det är bra att bestämma sig för om det är en sändning med livepublik eller ett liveevenemang som man sänder. Dramaturgiskt är det två helt lika saker. I Melodifestivalen vet man som åskådare att det är en tv-sändning med publik och då accepterar man det.

Sist men inte minst understryker Eric hur viktig personalen är och att den kostnaden är väl investerade pengar.

– Utrustningen är egentligen bara svarta hårda burkar som gör ett fantastiskt jobb om man har människor som kan hantera dem på rätt sätt. En duktig tekniker kan göra underverk med hyfsat dålig utrustning men det är väldigt svårt att göra tvärtom. Se till att satsa på bra personal.

Av: Lovisa Wallin