Executiveeffect
  • Start
    • Affärsresor
    • Expertråd
    • Inspiration
    • Kontor
    • Ledningsmöten
    • Livsstil
    • Möteskultur
    • Personlig utveckling
    • Rekrytering
    • Styrelsearbete
    • Säkerhet
  • Member
  • Utvalda mötes- & eventlokaler
  • Profiler
  • Krönikor
  • Karriär
    • Lediga Jobb
  • Verktyg
  • EVENTLEVERANTÖRER
  • Partners
    • IMA – International Management Assistants 
    • Scandinavian XPO
    • Robot Event
    • 7A
    • Koncept & Event
    • Trippus
    • OneMotion
    • Elite hotels
    • Fotografiska
    • Bio & Bistro Capitol
    • Aktiva event
    • Citykonferensen
    • Båsenberga Hotell & Konferens
    • AVEQIA
    • Golfbaren
    • Volvo Studio
    • Liberty International
    • Convendum
    • Ventla
    • Style Scandinavia
    • Mindley
    • Spritmuseum
    • Maxim
  • Annonsera
  • Om oss
Skip to content

2020-03-13 | Digitala möten

Så gör du för att ersätta fysiska med digitala möten

Hur gör man för att så snabbt och smidigt som möjligt ersätta fysiska möten med digitala? Det man inte ska göra är att tillsätta en IT-expert för att lösa problemet, menar en av Sveriges främsta experter på området Uf Pilerot.

Så gör du för att ersätta fysiska med digitala möten

Hur gör man för att så snabbt och smidigt som möjligt ersätta fysiska med digitala möten? Det man inte ska göra är att tillsätta en IT-expert för att lösa problemet, menar en av Sveriges främsta experter på området Uf Pilerot.

Ulf Pilerot leder Trafikverkets projekt Resfria möten inom myndigheter, REMM.

Tyvärr inte en quick fix

Han har redan fått en del samtal av folk från näringslivet. Alla ställer de ungefär samma frågor: ”Nu när vi inte kan åka ut och resa, men måste mötas ändå, hur gör vi? Hur ersätter vi på ett så smidigt sätt som möjligt  fysiska med digitala möten?

Ulf Pilerot svar är att det tyvärr inte är en quick fix. Den som är för snabb riskerar en negativ utveckling.

– Om detta hade inträffat för 15-20 år sedan så hade man tillsatt en IT-expert för att lösa problemet. Men idag handlar det lika mycket om att utveckla rätt digital möteskultur, som att få de tekniska lösningarna på plats, säger han.

Möteskultur lika viktigt som teknik

Han tar videomöten på Skype for buisness som exempel. Rent tekniskt är det förstås viktigt att ha en bra kamera som är inställd på rätt nivå. Men lika viktigt är att den används på rätt sätt, vilket handlar om möteskultur.

– Under ett fysiskt möte sitter deltagarna och viftar när de vill säga något och ordföranden pytsar ut ordet. Ett digitalt möte kräver att ordföranden tar ett helt annat grepp och har superkoll på hur kameran ska användas, säger Ulf Pilerot.

Startade för att minska klimatpåverkan

Projektet Resfria möten inom myndigheter startade 2011 på uppdrag av regeringen och pågick till 2015. Eftersom resultat var så goda bedrivs arbetet fortfarande i Trafikverkets regi. Målet var att minska klimatpåverkan genom att öka och utveckla användningen av digitala möten inom och mellan 20 utvalda myndigheter, däribland regeringskansliet.

I den vevan var det askmolnet efter den isländska vulkanen Eyjafjallajökulls utbrott som under 14 dagar lamslog flygtrafiken och näringslivet i stora delar av världen.

Situationen mycket värre nu

– Det är samma situation nu, men så mycket mer omfattande. Här handlar det om miljardsmällar om man inte får allt att flyta, säger han.

När REMM startade var det mest fokus på att öka andelen digitala/resfria möten inom myndigheterna. Under resans gång  har en rad andra positiva effekter identifierats.

Ökad effektivitet och jämställdhet

Myndigheter som ställt om har inte bara minskat sina koldioxidutsläpp rejält, med 20-25 procent per anställd. De har även sparat pengar, blivit effektivare, mer jämställda och fått en personal som mår bättre psykiskt.

Under den pågående coronapandemin ligger fokus på hur fungerande digitala mötesformer minskar myndigheter, företag och organisationers sårbarhet gentemot yttre hot.

Men hur går man då till väga om man saknar både teknik och kunskap?

Tiostegsmodellen ett utmärkt hjälpmedel

Ulf Pilerot kan inte rekommendera åtgärder till enskilda företag inom braschen. Där finns annars idag en stor kompetens. Han kan däremot hänvisa till den omfattande kunskapsbank som finns www.remm.se.

En bra utgångspunkt är att använda sig av projektets tiostegsmodell nedan.

Ulf Pilerot trycker på hur viktigt det är att göra rätt från början och att man arbetar systematiskt. Vilket framför allt innebär att projektet ska förankras från ledningen och nedåt i företaget så att alla verkligen är med på omställningsresan.

Varnar för att använda en IT-konsult

Den vanliga gången brukar enligt honom vara att man lägger ut arbetet med att ta fram en digital mötespolicy på en konsult. Det finns då risk för att den blir en pappersprodukt som alla ögnar igenom, men glömmer lika snabbt.

– Då missar man själva poängen. Det är själva processen som är avgörande för om man kommer att lyckas eller inte, säger Ulf Pilerot.

LÄS MER: Tackla coronakrisen utveckla säljkåren i mjuka värden

 

REMM:s tiostegsmodell för att utveckla digitala möten
Analysera utgångsläget

Gör en översiktlig spaning. Hur ser behovet ut hos er vad gäller samverkan internt och externt? Använd analysresultatet som ett underlag för satsningen på digitala möten. Många företag gör misstaget att köpa in utrustning, innan man ens har frågat sig vem som ska använda den?

Förankra satsningen och avsätt resurser

Det är avgörande att bolagets högsta ledning uttalar att satsningen är viktig  och föregår med gott exempel. Lika viktigt är det att ledningen avsätter tillräckligt med resurser och tid för att arbetet med  implementeringen ska lyckas.

Etablera en Arbetsgrupp

Tillsätt en arbetsgrupp bestående av nyckelpersoner från olika delar av företaget ledd av exempelvis HR. Undvik alltså att låta en IT-expert leda projektet. Risken är då stor att det blir slagsida åt teknikfrågor, på bekostnad av användarvänlighet.

Identifiera kommunikationsbehovet och intresset för digitala möten

Gör en mer ingående nulägesanalys för att få en uppfattning om befintlig teknik, företagets kommunikationsbehov och medarbetarnas inställning till digitala möten. Exempelvis genom en MRVU, en webbaserad mötes- och resvaneundersökning.

Använd analysen som underlag vid köp av utrustning och införandet av nya mötesrutiner.

Välj ut och införskaffa lämplig utrustning/tjänst

Fokusera på funktion, snarare än på specifik utrustning. Utrustningen ska vara kompatibel med samverkansparternas. Snåla inte, tekniken måste fungera.

Kanske visar nulägesanalysen att det är mer fördelaktigt att abonnera på en webbaserad mötestjänst än att själv köpa in dyr konferensutrustning.

Etablera styrmedel och rutinerför resfria möten

För att digitala möten ska fungera i vardagen bör man etablera tydliga regler och rutiner. Gärna nedskrivna  i en mötespolicy. Hur och när ska digitala möten användas? Hur ska support,  bokning och service fungera?

Se till att det finns tillräckligt med utrustning tillgänglig på strategiska platser. Små enskilda pilotförsök är dömda att misslyckas.

Utse ansvariga

En nyckel för att få digitala möten att fungera professionellt är att det finns supportpersoner som ansvarar för att allt runtomkring flyter på. Krånglande teknik utan möjlighet till stöd och hjälp kan skrämma bort mötesdeltagare för lång tid framöver.

Informera och sälj in

När de digitala mötesformerna väl är på plats bör man utse inspiratörer eller superanvändare som finns tillgängliga och hjälper till implementera dem inom företaget.

Det är även bra att ordna prova-på-evenemang där medarbetarna kan testa hur det är att delta i videomöten, dela dokument eller chatta i webbmöten under avslappnade former.

Följ upp och synliggör

Gör en uppföljande MRVU. Det är ett bra sätt att få veta vad som har fungerat och vad som behöver förbättras. Man kan även räkna på vilka vinster och förluster som de digitala mötesformerna har genererat.

Trafikverkets Generaldirektör om Resfria möten i myndigheterna på Youtube

Av: Monika Ruborg

Läs mer: Premiär för Assistent-panelen! Tema: Digitalisering och covid-19

Redaktionen [email protected]

Läs mer:

Vi reder ut begreppet hybrid

Vi reder ut begreppet hybrid

Efter pandemin har begreppet hybrid blivit ett ord som ofta används i briefer och som benämning för den nya tidens event, hybrid känns som den ultimata mixen mellan det digitala och det fysiska, en kostnadseffektiv lösning som ger bättre effekt – är det verkligen så?

Göteborg & Co satsar på kostnadsfri rådgivning för hybrida möten och mötesverktyg.

Göteborg & Co satsar på kostnadsfri rådgivning för hybrida möten och mötesverktyg.

När allt fler fysiska möten blir digitala så ökar behovet av kunskap om hybrida möten och mötesverktyg. En svårighet för arrangörer är att välja den tekniska plattform som är bäst för deras behov. Därför startar nu Göteborg & Co kostnadsfri rådgivning för evenemangs- och mötesarrangörer att hitta rätt plattform för deras event.

Lista: 16 eventplattformar för hybrida möten

Lista: 16 eventplattformar för hybrida möten

Här listar vi på Eventeffect aktiva aktörer på den svenska marknaden som tillhandahåller digitala eventplattformar för event, möten, konferenser och hybrida arrangemang. Några stödjer också virtuella mässor och festivaler.

Upptäck fördelarna med att konferera på Båsenberga!

Upptäck fördelarna med att konferera på Båsenberga!

Annons

Välkommen till Båsenberga – platsen där ditt företags möten blir till minnesvärda upplevelser. Vi är stolta över att erbjuda en konferensmiljö utöver det vanliga, med en kombination av inspirerande omgivningar, förstklassig service och enastående faciliteter.

Annonsplatta gron
IMA banner

BESTÄLL VÅRT KOSTNADSFRIA NYHETSBREV

Jag godkänner EventEffect Nordics personuppgiftspolicy *Personuppgiftspolicy

300x250 studio puck

Tillgängliga nätverk

  • International Management Assistants (IMA) Sweden
  • Inhouse - Nätverket för Executive Assistants
  • The Pace - Nätverk för executive assistants
  • EGN - Nätverk för executive assistants
  • Chefssekreterarna Skåne
  • Cassto
  • Dialog - Kompetensnätverket för Executive Assistants
  • Handelskammarens Nätverk för VD-assistenter

Krönika

Retorikexperterns 10 tips – så får du dina mottagare att lyssna och delta

Kan AI förstå ironi? Och vad har det med retorik att göra? 

Krönika

AI kan härma, men inte känna – och just där ligger den avgörande skillnaden. Retorik och kommunikation handlar om nyanser, känslor och samspel, något tekniken aldrig helt kan ersätta. Retorik- och röstexpert Per Furumo reflekterar över AI:s begränsningar och vad det betyder för mänsklig interaktion. 

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Krönika

Självledarskap är inte längre en individuell färdighet – det är en nyckel för framtidens ledarskap. I denna krönika skriver Louise Key-Hedberg om insikter från rapporten Ledarspaning 2025 och om hur VD:ar ser självledarskap som avgörande för hållbara organisationer.

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Krönika

Är du någonsin på en middag där det första som händer är att någon frågar: ”Vad jobbar du med?” Det är en oskyldig fråga på ytan, men bakom den ligger en samhällsnorm som kopplar din identitet till din produktivitet. Vi är våra jobb, våra titlar, våra leveranser. Och det är kanske därför vi känner oss så hotade av AI.

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!"

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Kajsa Tamsen är partner på Inhouse och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Emmy Sundberg

Årskrönika: ”Att våga gå före kräver mod”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Emmy Sundberg är Director of Meetings & Private Events på Fotografiska Stockholm, och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Mikael Björkqvist är CMO på matlagningsstudion AVEQIA, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Pär Haga

Årskrönika: ”Ta på dig rollen som innovatör!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Pär Haga är CEO och co-founder på Boardeaser, en plattform med digitala verktyg för styrelse och ledning, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till din egen karriär och yrkesroll? Stefan Haglund är vd på Företagsuniversitetet och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: 2025 innebär både nya krav och nya möjligheter

Årskrönika: Nytt år med nya krav och nya möjligheter

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Henrik Vallentin är CEO på Event Logic, en webbaserad plattform som förenklar planering, upphandling och hantering av möten, event och konferenser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA. Trevlig läsning!

Årskrönika: Det attraktiva kontoret

Årskrönika: Det attraktiva kontoret

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Oscar Ohlsén är koncernchef på Carotte Group, som erbjuder soft facility services med fokus på mat, möten och upplevelser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA här. Trevlig läsning!

Utbildning

- Distansutbildningar

AKTUELLT ERBJUDANDE

Lediga Jobb

Mest läst

Hitta topp 13 festlokaler att hyra i Malmö

De 13 bästa festlokalerna att hyra för ditt evenemang i Malmö

Letar du efter den perfekta festlokalen i Malmö för ditt nästa evenemang? Oavsett om du planerar ett stort firande med många gäster eller en mer intim tillställning, har Malmö ett brett utbud av fantastiska festlokaler att hyra. Här kan du hitta allt från stora, pampiga lokaler till små, mysiga festlokaler som passar perfekt för mindre sällskap. Vill du hyra en ...
Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Efter 22 år som Travel Team tar företaget nu steget in i en ny era med ett nytt namn och en bredare tjänsteportfölj. Way är det nya namnet som speglar företagets utveckling inom affärsresor, konferenser, kongresser och event.
Intim och charmig festlokal Vardagsrummet på Gamla Stadshotellet i Uppsala, perfekt för mindre tillställninga

De 10 bästa festlokalerna i Uppsala för en minnesvärd tillställning

Letar du efter en festlokal att hyra i Uppsala? Här hittar du en mängd spännande alternativ som passar både små och stora tillställningar. I vår lista finns allt från charmiga, intima lokaler till rymliga festvåningar, där flera erbjuder möjligheten att ta med egen dryck och mat, vilket kan hålla kostnaderna nere. Vare sig du föredrar ett centralt läge eller en ...
Lista: 8 restauranger med chambre séparée i Stockholm

Lista: 12 restauranger med chambre séparée i Stockholm

Allt fler restauranger erbjuder Chambre Séparée som är det perfekta alternativet för dig som vill äta god mat ute men fortfarande sitta avskilt med ditt sällskap. Här listar vi 12 restauranger som erbjuder chambre séparée i stockholm!
14 bästa ställena för sommarfester i Stockholm

14 bästa ställena för sommarfester i Stockholm

Stockholm är en fantastisk stad för sommarfester, och det finns många unika platser att välja på för att skapa ett minnesvärt evenemang för ditt företag. Oavsett om du planerar en sommarfest med jobbet, en firmafest eller en personalfest, finns det många möjligheter att anpassa efter just er grupp. Från eleganta festlokaler i city till natursköna utomhusmiljöer vid vattnet, erbjuder Stockholm ...

Expertråd

Välkommen Mötesbaren den 15 maj – Magnus Helgesson föreläser om: Attityder som gör skillnad

Välkommen Mötesbaren den 15 maj – Magnus Helgesson föreläser om: Attityder som gör skillnad

Event

Den 15 maj bjuder vi in dig som läser Executiveeffect till ett unikt evenemang där kunskap och nätverkande möts i en härlig miljö. Lyssna till föreläsningen: Attityder som gör skillnad – med toppföreläsaren Magnus Helgesson, få en exklusiv rundtur i Solvallas nyrenoverade mötesytor och avslutande mingel.

Monica Ohlson, Executive Assistent till generalsekreterare och styrelse på Barncancerfonden och Niklas Cerovina, Vice President Assistant på Tetra Pak Packaging Solutions AB

Erfarenhet mötte nyfikenhet – mentorsprogrammet utvecklande för båda

Karriär

Monica Ohlson på Barncancerfonden och Niklas Cerovina på Tetra Pak Packaging Solutions var båda nyfikna på vad ett mentorsprogram skulle innebära för deras professionella utveckling, hon i egenskap av mentor, han som adept. De har båda precis avslutat mentorsprogrammet som ingår i EA-nätverket IMA Swedens medlemskap och här berättar de om varför de anmälde sig, vad de båda tagit med sig och varför de tycker att fler borde våga kasta sig ut på en liknande resa.

Göteborgs gastronomiska scen 2025

Göteborgs gastronomiska scen 2025

Inspiration

Göteborgs gastronomiska scen fortsätter att utvecklas med över 40 nya inslag under 2025. Bland nyheterna finns en världsunik spritbar, ett ångbåtscafé i älven, hemtrevliga bakfickor och kreativa krogar som introducerar innovativa koncept. Denna lista, framtagen av Göteborg & Co AB, presenterar ett urval av de mest spännande nyöppningarna och viktiga matevenemangen att hålla koll på just nu.

När "rätt" inte räcker – ny bok uppmanar till omdömets revansch

När ”rätt” inte räcker – ny bok uppmanar till omdömets revansch

Aktuellt

I en tid där regelverk och processer ofta prioriteras över sunt förnuft, presenterar Klas Hallberg och Per Kristensson sin nya bok Rätt räcker inte – Att göra nytta på riktigt. Boken, som släpptes den 2 maj 2025, riktar sig till ledare, chefer och alla som vill navigera bortom byråkratins begränsningar och återupprätta det mänskliga omdömet.

Så bygger du en effektiv och ansvarsfull styrelse

Styrelseskola: Så bygger du en effektiv och ansvarsfull styrelse

Styrelsearbete

Advokatfirman Treschow & Partner, ledd av grundaren Frida Treschow, har lanserat en serie pressmeddelanden under titeln ”Styrelseskola”. Denna serie syftar till att ge företag och deras ledningsstöd en djupare förståelse för styrelsens roll, ansvar och hur man bygger en stark och kompetent styrelse.

Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Travel Team blir Way – nytt namn, bredare tjänster

Aktuellt

Efter 22 år som Travel Team tar företaget nu steget in i en ny era med ett nytt namn och en bredare tjänsteportfölj. Way är det nya namnet som speglar företagets utveckling inom affärsresor, konferenser, kongresser och event.

Solvalla i ny skepnad: Nu en toppmodern mötesarena

Solvalla i ny skepnad: Nu en toppmodern mötesarena

Hallå där...

Med nyrenoverade mötesytor och en ambition att bli en arena för möten och event, öppnar Solvalla upp för nya möjligheter. Den 15 maj är det smygpremiär för de nyrenoverade lokalerna när Mötesbaren gästar anläggningen, vilket ger bokare och mötesproffs en första titt på den omvandlade arenan.

Pia Thedéen, Nya Ledarskapet

Webbinarium – Hjärnsmart ledarskap för ökat fokus, resultat och välmående

Event

Den 20 maj är du varmt välkommen till denna digitala lunch med oss. Vi tar fram lunchlådan, kopplar upp oss och låter Pia Thedéen, vd på Nya Ledarskapet lära oss hur vi kan bli bättre på att skapa resultat och samtidigt må bra. Nya Ledarskapets utbildningar baseras på forskning framtagna i samarbete med Karolinska Institutet och du kommer få handfasta tips som kan hjälpa dig att förbättra hur du leder dig själv och andra. Varmt välkommen att anmäla dig! Webbinariet är kostnadsfritt.

Så ser du till att ditt event blir en succé – med tre enkla ledord

Så ser du till att ditt event blir en succé – med tre enkla ledord

Inspiration

Att planera ett lyckat event är mer än att boka en lokal och bjuda in talare. Det handlar om att skapa en upplevelse som engagerar deltagarna på flera nivåer. Genom att fokusera på tre centrala ledord – Känna, Lära och Göra – kan du designa ett evenemang som inte bara informerar, utan också inspirerar och aktiverar dina gäster.

Tyst kunskap – den osynliga väven i organisationen

Tyst kunskap – den osynliga väven i organisationen

Arbetsplats

Att vara ledningsassistent (Executive Assistant, EA) är en roll som kräver medvetenhet och reflektion, och kan utvecklas till en strategisk position där du aktivt bidrar till organisationens framgång. Genom att förstå och navigera tyst kunskap, informella ledare och dolda agendor kan du stärka din roll och skapa värde på flera nivåer.

 

Executiveeffect.se - Oberoende nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för ​dig​ som jobbar närmast ledningen i företag och organisationer.
Eventeffect Nordic AB, Vasagatan 28, 111 20 Stockholm
Vi följer GDPR och använder cookies. Läs mer här.

Eventeffect.se | Passioneffect.se | Saleseffect.se | Influencereffect.se | Bestplacesinsweden.com