Hallå där… Marie Voss, vd-assistent för Sydsvenska Industri- och Handelskammaren! Hur kommer det sig att du tog initiativet till den här utbildningen?
– Jag är själv självlärd i rollen och blev en gång i tiden headhuntad internt för jag hade vissa egenskaper och fallenheter. Men så snart jag började att jobba som vd-assistent märkte jag att det fanns många förväntningar på rollen och på saker jag skulle kunna. Även om det ingår i rollen att vara en doer och hitta lösningar, så kände jag efter några år att det skulle ha varit skönt om jag hade haft lite mer med mig in i rollen från början. Till exempel ett nätverk, en mentor och åtminstone baskunskap inom en rad olika områden. I den här rollen ska man vara en fena på det mesta och ha lite koll på allting – allt från klädkoder, vad som gäller kring ändringar i stadgar, vad som är en lämplig present till kungen, protokollskrivning, vett och etikett, när du ska ta plats och när du ska hålla dig i bakgrunden. Det handlar om kunskap som är svår att ta på – och utbudet av förkovran inom alla dessa områden ännu svårare att hitta. Därför är denna utbildning just ett hopplock av allt du kan tänkas behöva kunna som vd-assistent/chefsassistent, Executive Assistant och ledningsgruppskoordinator.
Så hur gick det till i praktiken – från idé till en sjösatt utbildning?
– Jag började att spalta ner allt jag kunde komma på som jag tyckte skulle ingå i en sådan här utbildning och gick sedan till min chef som sa “go for it!”. Därefter tog jag kontakt med IHM Business School, som jag tyckte verkade vara proffsiga och som jag haft kontakt med i samband med ett event. De nappade på idéen och tillsammans paketerade vi utbildningen som första gången gick av stapeln i februari i år. Egentligen hade vi tänkt att den skulle ha premiär i höst, men då intresset var jättestort bestämde vi oss för att starta den redan i början av året.
Till vem riktar sig utbildningen? Och vilka går denna första omgång?
– Min tanke var de som är ganska nya i rollen som vd-assistent eller jobbar som HR- eller marknadsassistent och önskar ta ett steg vidare. Men i denna första grupp på tolv personer är nästan alla vd-assistenter och har jobbat några år i rollen. Jag tror att de har lockats av att utbildningen erbjuder certifiering, att man får ett nätverk och en möjlighet att utbyta erfarenheter.
Vad kan man förvänta sig av den här utbildningen?
– Du kan förvänta dig att få en bra genomgång av de viktigaste delarna som rör rollen, men också att du får bra kontakter med andra i motsvarande yrkesroll. I den här utbildningen lyfts man både personligen och i sin yrkesroll. Deltagarna blir också tilldelade en personlig mentor, en erfaren vd-assistent, som man kan bolla mycket med. Kort och gott, du kan förvänta dig att efter du har gått utbildningen kommer du att känna dig säkrare i rollen, vara mer rustad rent personligen och dessutom ha ett bevis på vad du kan genom certifieringen.
Hur skiljer den sig från andra utbildningar på området?
– Det finns faktiskt ingen direkt liknande utbildning på marknaden. Den här utbildningen är grundläggande och har en tydlig företagsinriktning, vilket är mycket viktigt för en vd-assistent som verkligen behöver förstå ”själva affärsidén” på företaget/organisationen. Den ger som sagt också deltagarna tillgång till ett nätverk, en personlig mentor och sist men inte minst en certifiering.
Hur har de personliga mentorerna valts ut?
– Jag har gått ut i mitt nätverk för att hitta mentorer. Det har varit viktigt att det är väldigt erfarna personer som arbetar på intressanta bolag med olika utmaningar – och givetvis att de vill vara mentor och tycker om att ge tillbaka. Sedan har jag matchat dem med deltagarna. Förhoppningen är att mentorskapet fortlöper året ut och även längre än så för de som vill.
Hur har coronaviruset påverkat kursen?
– Vi har tvingats ställa om helt och kliva in i det digitala. Men ändrade planer tillhör vår vardag som vd-assistenter, det blir aldrig som vi tänkt oss! Jag tycker att vi har löst det jättebra. Det finns såklart en enorm saknad av det fysiska mötet, de spontana frågorna och samtalsämnena som man till viss del tappar digitalt. Därför har vi också beslutat oss för att flytta fram den sista modulen och certifieringen till efter sommaren då vi vill ha samtliga deltagare på plats vid det tillfället.
När blir nästa tillfälle?
– Vi kör igen i höst och då startar utbildningen den 31:a augusti. Vi har några platser kvar men intresset är stort så passa på att anmäla dig så snart som möjligt om du är intresserad av att gå!
Röster om utbildningen från några av deltagarna
Karin Senneby, Executive Assistant Sandvik Mining and Rock Technology
– Jag har letat efter en kurs i tre år men fram tills nu har inget rimligt dykt upp. De övningar och diskussioner som vi har ger både kunskap, nya sätt att hantera arbetsuppgifter och en massa energi att få diskutera detta med andra i samma roll. Mentorskapet har varit en stor bonus, att ha någon som bollplank. Ibland vet man själv svaret på en fråga men behöver någon som sätter fingret på och ger konkreta förslag så att man kommer vidare.
Linda Pettersson, Executive Assistant E.ON Sverige AB
– Det är positivt att utbildningen är skapad av någon som redan jobbar i rollen och som vet vad vi behöver. Jag har fått en bra bas, bra självinsikter och verktyg. Utbildningen har ökat min förståelse för verksamheten. Jag uppskattar även det nya nätverket och att höra om deras roller och erfarenheter. Jag rekommenderar utbildningen varmt till de assistenter som är nya eller som vill ta steget vidare i sin roll.
Läs mer om utbildningen.
