På bilden: Fredrik BauerFör att nå ut med ett budskap krävs två parter som kommunicerar. Oavsett hur snygg Powerpoint som används eller hur kärnfullt chefen lyckas paketera sitt budskap är det intressanta hur informationen tas emot av mottagaren. Den uppfattning som deltagarna lämnar mötet med är det som gäller! Utifrån det fattar varje medarbetare sina beslut och förmedlar sitt budskap vidare till sina närmaste kollegor.
Infomöten = viskleken
Alla som har lekt viskningsleken vet att informationen förändras efter hand och är i slutändan ofta något helt annat än vad avsändaren hade sagt. Samma sak händer på våra informationsmöten. Den som lyssnar tolkar budskapet och uppfattar något annat än vad avsändaren tänkt sig. Grunden i all kommunikation bygger på att mottagaren av ett budskap behöver ge återkoppling till avsändaren för att båda parter ska veta att mottagaren har uppfattat informationen rätt.
Reflektion ett måste för att lyckas
I ett samtal mellan två individer är det här mycket enklare än i ett möte med många deltagare. Men det finns många sätt att öka chanserna för att lyckas. Det viktigaste handlar om att deltagarna måste få tillfälle att reflektera. Genom att själva behöva bearbeta och prata om den nya informationen dyker nya frågor upp och dess innebörd konkretiseras. När mötet slutar har deltagarna överfört informationen till sin verklighet.
Diskussion och digitala hjälpmedel
I ett mindre möte görs detta enklast genom att ha tid för bikupor, frågor och diskussion. För ett större möte finns det många digitala verktyg att använda. Resultaten kan då presenteras som allt ifrån ordmoln, staplar och diagram på en skärm till olika typer av omröstningar. Genom att ge deltagarna tid att diskutera och återkoppla till den som har sänt ett budskap får hen också möjlighet att tydliggöra och utveckla vid behov.
Dialog istället för monolog under mötet
De som upplever att deras möte är effektiva menar i mycket högre utsträckning än andra att deras möten består av dialog och interaktion istället för monolog och renodlad information, enligt studien Svenskars möten 2019. Genom att samla medarbetare i samma rum, fysiskt eller virtuellt, kan vi nyttja den gemensamma kompetensen och resurserna på bästa sätt om renodlad information är känd redan innan mötet. Om ni skickar ut PM, filmade presentationer eller ljudklipp innan mötet har deltagarna börjat bearbeta informationen. Ägnar ni sedan mötestiden åt reflektion kan ni vara säkra på att informationen inte bara är sänd utan att mottagaren också har uppfattat och kommer ihåg dess innebörd.
Anpassat förberedelsematerial
I en stressad tillvaro är det många som inte bryr sig om förberedelsematerial. Här kan du som chefs-/ledningsassistent göra stor skillnad. Du kan hjälpa cheferna att paketera informationen på ett lättförståeligt och greppbart sätt.
Det behöver inte vara svårare än att ”sätta på sig” mottagarens glasögon och fundera på tre frågor:
- Vad är den verkliga kärnan i informationen?
- Highligta detta och ta bort resten.
- Hur lång tid innan mötet behöver mottagarna få materialt för att hinna ta det till sig?
- Vilket format – text, film, ljud?
Av: Fredrik Bauer
Fredrik Bauer är återkommande gästskribent på Executiveeffect. Han är mötesledare, managementkonsult och föreläsare. Han hjälper företag och organisationer att bli mer effektiva genom sina interna möten. Fredrik är initiativtagare till studien Svenskars möten, författare till boken Mötesräddaren och grundare av Mötesutveckling.se
Läs mer: Fem gyllene regler för mötesbokningen
Fredrik Bauer är expertskribenten som brinner för effektiva möten med aktiva deltagare. I denna artikel berättar han om vad du inte ska missa i mötesbokningen för att mötet ska bli effektivt.
