Pernilla Zirath hade arbetat flera år som chef- och ledningsassistent när hon genom en före detta kollega fick tips om tjänsten som Executive Assistant på Moderna Försäkringar.
Hon sökte och fick jobbet
– Min dåvarande arbetsgivare var ett större pensionsbolag medan Moderna Försäkringar arbetar med SAK-försäkring som jag tyckte lät spännande. Jag triggades även av att det är en mindre aktör på svenska marknaden, med en större ägare som har nordisk närvaro, berättar Pernilla Zirath och fortsätter:
– Nyfiken som jag är så läste jag annonsen och kände direkt att det passade mig perfekt. Att gå från rollen jag hade då till Executive Assistant kändes som ett naturligt nästa steg och en bra utmaning.
Pernilla sökte och till sin stora glädje fick hon jobbet.
Jag litar stenhårt på magkänslan
– För mig är personkemi A och O. Det är viktigt att vi har liknande värderingar samt hur vi ser på vårt samarbete. Det är såklart svårt att veta innan hur vårt gemensamma arbete kommer att bli, men jag litar stenhårt på magkänslan i dessa lägen. Jag känner om det kommer fungera.
Till en början var det tänkt att Pernilla skulle stötta dåvarande vd:n 20-30 procent av sin arbetstid.
Det handlar om teamwork
– Det roliga var att när jag sökte denna tjänst ansåg dåvarande vd:n sig endast behöva min stöttning och support med cirka 20-30 procent. Resterande tid skulle jag stötta andra delar av organisationen, säger Pernilla och fortsätter:
– Jag förstod att vd:n tidigare inte hittat rätt teamspelare. För det är teamwork det hela handlar om. Jag ska visa honom hur det kan fungera, tänkte jag.
Nu har Pernilla lyckats ta rollen från att bara göra administrativa uppgifter till att vara en viktig spelare med ansvar i ledningsgruppen.
”Min röst räknas”
– Min röst räknas. Jag har haft förmånen att gå en ledarträning tillsammans med samtliga ledare inom Moderna Försäkringar och det har verkligen utvecklat mig både i min yrkesroll och som individ. Jag har fått många bra verktyg att arbeta med, för man behöver vara medveten om att rollen som Executive Assistant är en ledarroll.
Hon har även en projektledarroll i ett stort projekt som omfattar hela bolaget.
– Vi har tagit fram en ny vision och kultur och nu arbetar vi för att sätta den ordentligt samt driva den framåt. Jag har fått vara med i planering och framtagning för att sedan implementera det i verksamheten. Det har varit otroligt roligt, utvecklande och lärorikt.
Behövde snabbt hitta vårt sätt att arbeta på
I början av 2020 blev det ett vd-skifte i företaget.
– Med en ny vd handlade mina arbetsuppgifter om att snabbt få honom uppdaterad, ge en bra och trygg grund att stå på genom att skapa rätt förutsättningar vid onboardingprocessen. Samtidigt behövde han och jag finna vårt sätt att arbeta och lära känna varandra.
Efter bara ett par veckor blev Covid-19 en del av Pernillas vardag vilket krävde mycket mer och hon har fått ta en koordineringsroll tillsammans med beredskapsansvarig.
– Där och då gällde det också att snabbt ställa om vårt arbetssätt när vi inte längre kunde ses dagligen eller ens veckovis då vi utgår från olika delar av Sverige. Det handlade plötsligt om att hitta nya bra fungerande sätt att kommunicera och ha regelbundna avstämningar, vilket jag tycker vi lyckats riktigt bra med.
Vill vara ett bollplank
Det är viktigt att vara ett bollplank till sin ledare menar Pernilla.
– Med tillit och förtroende utvecklas en god personkemi och ni skapar på så sätt ett starkt team. Man är ett otroligt viktigt bollplank till sin ledare i både enklare men även svårare frågor och uppgifter. Ska man bygga ett effektivt och snabbfotat team så kräver det öppenhet och ärlighet från båda håll, säger Pernilla och fortsätter:
– På Moderna Försäkringar arbetar vi mycket med feedback och även min ledare vill ha feedback. Alla
behöver feedback. Där har jag också en viktig roll gentemot min chef.
Pernilla skulle vilja skicka med tre saker till dig som vill utvecklas som chefsassistent:
1. Våga ta plats för du är en viktig nyckelspelare i din organisation.
2. Våga be om och ge feedback till dina kollegor och ledare.
3. Våga säga nej till uppgifter och kollegor när du behöver prioritera bland dina uppgifter. Att säga nej är att säga ja till något annat.
