”I dagar som dessa så värdesätter jag verkligen mina nätverk”

Hallå där… Mia Frost! Hur skulle du säga att coronakrisen påverkar ditt arbete?

– Inledningsvis innebar corona att jag ägnade all tid att boka av eller flytta det som jag tidigare hade bokat in. Till att börja med handlade det mest om att kortsiktigt flytta möten men nu påverkar det de flesta fysiska möten ända fram till sommarsemestern. Det ställer krav på att vara flexibel och ständigt beredd på förändring och hänga med i samhällets utveckling.

Hur tror du det skiljer det sig att jobba i en statlig organisation nu under det rådande läget, till skillnad från en privat?

– Den stora skillnaden är nog att vi jobbar nära andra expertorganisationer i den här speciella situationen, vi tar beslut utifrån de riktlinjer som kommer från exempelvis Folkhälsomyndigheten. Vi har en mycket lösningsorienterad organisation med 24/7 verksamhet och vi är bra på att lösa problem i vår vardag, vilket jag skulle säga visar sig tydligt nu.

Hur arbetar du och din chef tillsammans i dessa tider?

– Min chef reser ju en del även till vardags så vi jobbar precis som tidigare digitalt med telefonavstämningar, mejl och sms, men det gör vi ju i en normal situation också. Vi följer utvecklingen noga och tar snabba beslut utifrån de rekommendationer som sker i samhället och våra egna interna beslutsvägar. Det egna ansvaret för att få arbetet gjort är oerhört viktigt som support, att man vågar agera och lyfta blicken framåt.

Assistentrollen upplever många som en ganska ensam roll, känner du igen dig i det?

– Det är alldeles riktigt men jag ser det inte som ett problem utan att det finns lösningar på det. Det är viktigt att ta upp de frågorna direkt när man är ny eller tackar ja till den här typen av roll. Min chef har verkligen inkluderat mig i både ledningsgruppen och styrelsens sammankomster. Jag är delaktig och välkommen i det mesta som ledningsgruppen gör, att lyssna och delta om jag så önskar och är alltid med när vi har möten ute i våra verksamheter i landet. Det betyder mycket att få vara en del av den gemenskapen och det gynnar också mitt samarbete i ledningsgruppen. I övrigt har jag förmånen att vara med vid arbetsplatsträffar och liknande träffar för kommunikationsavdelningen, en avdelning som ligger mig varmt om hjärtat eftersom jag arbetat en del med detta i mina tidigare befattningar.  

Är ensamheten något du känner av extra mycket just nu?

– Absolut, inte minst märks detta när övriga familjen kommer hem, att jag då nog är mer ”översocial än i normala fall”. Det handlar ju mest om att jag inte träffar mina övriga kollegor som jag normalt sätt fikar och lunchar tillsammans med.

Coronakrisen gör ju att vi tvingas bli mer digitala, tror du att digitaliseringen överlag är positiv eller negativ för assistentrollen?

– Jag tror att det blir vad du gör det till. Yrkesrollen har förändrats under mina 20 år som assistent och jag gillar utveckling och är nyfiken på ny teknik, vilket gör att jag ser digitaliseringen som positiv och välkomnar den. Det kräver både struktur och självdisciplin, att ta ansvar för att få jobbet gjort och att hitta kreativa lösningar i vardagsrutinerna.

Vad gör du för att upprätthålla den sociala kontakten med dina kollegor?

– Vid tid och utrymme deltar jag vid andra avdelningars Skype-fikan och är otroligt tacksam över att ha ett nätverk att vända mig till när behovet av samverkan finns. Jag är en del av det statliga GdS-nätverket och vi har haft några Skype-sammankomster de senaste veckorna. Jag ingår också i IMA, ett internationellt nätverk för assistenter på ledningsnivå. I dagar som dessa så värdesätter jag verkligen mina nätverk och vet att jag alltid har någon att vända mig till.

Vilka är dina bästa tips för att lyckas med en digital sammankomst?

– Om det är ett möte så bör man utse en person som leder mötet och öppnar upp för frågor och engagerar de övriga personerna i mötet. Det är också bra om man har videofunktionen igång för att man ska kunna läsa av vad de andra tycker under mötets gång. Är det större möten så är det viktigt att få bort allt sorl i bakgrunden och att sätta sig själv på mute. En agenda och tidsram för mötet är alltid viktigt. I veckan hade vi vår historiskt största digitala sammankomst på Sjöfartsverket, med fler än 100 personer närvarande på Skype, för våra ledare. Det fungerade överlag väldigt bra och var verkligen superkul.

Vad tycker du är mest utmanande med den rådande situationen?

– Att inte tappa motivationen och energin som man oftast får i möten med andra människor. Jag skulle också rekommendera att man inte hela tiden följer varje nyhetsuppdatering och har begränsat mig själv till en pressträff eller nyhetssändning om dagen för att det inte ska påverka min mentala hälsa alltför mycket negativt. De flesta av oss förstår allvaret i situationen och gör allt vi kan ändå för att bidra till att minska smittspridningen, vilket just nu känns viktigast.

… och ser du att det finns något gott den för med sig sett utifrån ett professionellt perspektiv?

– Personligen har jag tagit tillfället i akt och ägnat mig en del åt eftertanke, vilket jag är dålig på i övrigt. Tänker även på hur jag fortsatt ska kunna utveckla mitt digitala arbetssätt även efter corona. Generellt hoppas jag att vi även i framtiden kommer ställas oss frågan om vi behöver resa för alla fysiska möten?

– Jag vill passa på att avsluta med att uppmana dig att försöka tänka positivt och glädjas åt att våren är i antågande eller annat som gör dig glad. Den psykiska hälsan är otroligt viktig. Nu ska jag gå ut och ta en uppfriskande promenad.