Att chefen vågar vara tydlig och gå före blir allt viktigare i takt med att arbetsvardagen blir alltmer flexibel. Läs Fredrik Bauers senaste krönika om chefens roll som ett föredöme i de organisationer som har mest effektiva möten. I slutet får du tre frågor att diskutera som snabbt gör era möten mer effektiva.

Att leva efter en policy

På många arbetsplatser finns policys för allt möjligt. Ofta är det bra med gemensamma riktlinjer, men ibland blir det fel. Jag menar att det helt beror på hur cheferna agerar och hur samarbetet ser ut i praktiken.

Många företag skulle bara ha digitala möten under pandemin. Samtidigt tyckte ledningsgruppen att deras möten var så ”viktiga” att det var tvungna att ses IRL med jämna mellanrum.

Mötesfria dagar presenteras som lösningen på dagens mötesinfarkt från vissa håll. De dagarna passar cheferna på att boka möten med varandra.

Cheferna sätter tonen

I vår senaste mötesstudie hävdade 40 procent att de flesta eller alla av deras möten var effektiva. Dessa 40 procent har sina chefer som föredömen. Både i denna och tidigare studier finns ett tydligt mönster. Den som har effektiva möten ser upp till sin chef när det gäller möteseffektivitet.

Att medarbetare tittar på hur cheferna agerar är ingen nyhet i sig. Ledningen visar i praktiken hur företagets policys och värderingar fungerar. Du som chef är ett föredöme, oavsett om du vill det eller inte.

Den som har en chef som själv ifrågasätter varför hen ska vara med på alla möten och som själv bjuder in till kortare möten med tydligt syfte och agenda sprider goda vanor. Så enkelt är det!

Chefens viktigaste roll

Har ni tagit fram en fantastisk policy för ert distribuerade arbetssätt? Ett dokument som reglerar hur ofta ni ska vara på kontoret och vilka möten som kräver fysisk närvaro och när plats är oviktigt?

Bra, men hur följs den av cheferna?

En organisation styrs efter beteende och vanor, inte av vad som står i en policy. En policy för en flexibel arbetsplats som inte cheferna lever efter kommer att misslyckas.

Möten är som lägerelden på hybridarbetsplatsen

I Mötesboken beskriver forskarna Patrik Hall, Vesa Leppänen och Malin Åkerström hur möten i allt större utsträckning blivit det vi samlas kring. Det spelar ingen roll om mötet är fysiskt, digitalt eller fygitalt. När du inte naturligt träffar kollegorna på kontoret är det på möten som du blir påmind om vilka grupper du ingår i och vilka du egentligen jobbar med.

När jag nyligen hjälpte en organisation att se över sin mötesstruktur blev detta extremt tydligt. En grupp, som i praktiken inte hade mycket gemensamt, hade ett återkommande veckomöte och jag frågade varför? Ingen kunde ge något bra svar. Ändå ville de ha kvar mötet. Att vara behövd och ingå i en grupp är en stark drivkraft för oss människor. Det är så vi överlevt i historien. Behovet av att ha en samlande lägereld finns kvar även 2023. Då gäller det att stunden vid lägerelden är riktigt bra!

Det spontana mötet är borta

I en pressad kalender och med färre medarbetare i korridorerna verkar de spontana mötena bli färre. Frågor som innan pandemin löstes utan möten kräver ofta ett bokat möte idag. Hur cheferna agerar och hur de håller sina möten blir alltså viktigare. Ändå är det fortfarande bara 40 procent av de som leder möten som har utbildning för uppgiften.

Chefen ger förutsättningar

Alla på mötet har ansvar för att mötet blir bra. Men chefen och den som leder möten behöver sätta förutsättningar och styra normerna. Det gäller särskilt nu när många är mitt i ett förändrat arbetssätt. Jag menar att ledningsgruppen och alla chefer behöver prata om sin roll som föredömen. Ett enkelt sätt är dessa frågor:

Vad tycker ni är viktigt för att ett möte ska vara effektivt?
Hur lever ni upp till det på era möten idag?
Vad vill ni, konkret, göra för att bli verkliga förebilder inom möteseffektivitet?

Av Fredrik Bauer, författare, utbildare och coach

Fredik hittar du på: https://motesutveckling.se