”De bästa cheferna är de som ser sin assistent som ett viktig spelare”

Hej Maria Gottberg! Berätta kort om din assistentkarriär!
– Jag tänkte nog aldrig att jag skulle bli assistent utan hamnade där mer av en slump och blev kvar när jag upptäckte att det inte bara var kul utan även någonting som jag var bra på. Mitt första assistentjobb var på ett riskkapitalbolag i centrala Stockholm och efter några år där så bytte jag till Skandia Liv där jag jobbade som assistent till ekonomi- och riskcheferna under några år. 2010 blev jag ombedd att söka tjänsten som vd-assistent på Skandiabanken, vilket jag gjorde och där började en fantastiskt rolig och utvecklande resa. Under våren 2016 kände jag att det var dags att testa nytt så jag gick över till Cupole Consulting ett bolag inom management konsultbranschen ett kort tag innan jag hösten 2018 började på Bris – Barnens rätt i samhället.

Du som har jobbat som assistent i flera olika branscher, hur skulle du säga att de skiljer sig åt? Och vad är lika?
– Jag har ju bara jobbat på privata bolag och oavsett bransch så är det mer likheter än olikheter faktiskt, det som skiljer är olika kunder, hur man ser på dem, ägarstruktur etc. Cyniskt kanske, men i stort sett är det ju pengar in och pengar ut då privata företag ju har som mål att generera pengar åt sina ägare.

– En skillnad ligger även i storleken på bolaget. Ett stort företag med flera hundra anställda blir mer tungrott och beslut kan dra ut på tiden och det är lätt för anställda att ”jobba på som de alltid har gjort”. Här krävs ledare som vågar ta stora kliv och som vågar sticka ut. En bra och hälsosam företagskultur är otroligt viktigt för att skapa ett bra arbetsklimat oavsett bransch. En fördel med stora företag är att de oftast har roller och funktioner som göra att saker inte hamnar mellan stolarna lika lätt eller ramlar på assistenten ”för någon ska ju göra den och du är ju så bra på att fixa saker”, men så klart hände det även där.

Kan du se någon skillnad vilken typ av chefer du har haft i de olika branscherna?
– För min del handlar det inte om bransch utan personer. Sen är det klart att inom vissa av de branscher jag testat på så är kanske fler villiga att ”gå över lik” i större utsträckning och att ha en sådan som chef eller kollega är ju fruktansvärt oavsett bransch, lön eller position. De bästa cheferna är de som ser sin assistent som ett viktig spelare för att de ska kunna göra en bra insats, en stöttepelare och bollplank som kompletterar dem själva. Man kan ju inte vara bäst på allt och en bra ledare ser till att omge sig med människor som kompletterar dem. Jag har haft förmånen att få jobba med duktiga personer som brinner för sin sak och som är ledare och inte bara chefer. Det betyder mycket.

Vad skulle du säga är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Att man litar på varandra, att man håller varandra om ryggen men är ärlig och rak i sin dialog och i sitt samarbete.

Idag jobbar du på Bris – i den ideella sektorn, hur kommer det sig att du bytte bransch?
– Mitt i bytet av arbetsgivare från Skandiabanken till Cupole Consulting hösten 2016 drabbades min familj av en personlig tragedi. Det gjorde starten där lite svajig och efter ungefär ett år där kände jag att jag ville någonting annat. Tankarna om att jobba inom ideell sektor hade jag haft tidigare men nu kom de tillbaka med ny kraft och jag insåg att även de kan ha användning av de kunskaper som jag besitter inom mitt yrke även om det inte är det första man tänker på i den här typen av verksamhet. Sedan många år tillbaka så har Bris varit en av mina drömarbetsgivare så det var ett lätt beslut och jag har sedan dess fått mitt val bekräftat så många gånger, exempelvis första gången jag skulle vara med och verksamhetsplanera och jag förstod att Bris i det arbetet utgår från barnkonventionen så fick jag gåshud. Det Bris gör är stort och viktigt på riktigt.

Hur ser din roll ut på Bris?
– Min tjänst som assistent skiljer sig inte nämnvärt från andra jobba tjänster som jag har haft tidigare. Det som skiljer mest är nog titeln. På Bris är jag organisationssekreterare och assistent till generalsekreteraren. Det innebär att jag hjälper vår generalsekreterare (vilket motsvarar en vd) med administrativa saker som mötesbokningar, resor, planering av konferenser, personalevent etc. och jag sitter med i ledningsgruppen. Som organisationssekreterare har jag kontakt med vår ordförande och styrelse och sköter all administration runt den. Bris är en medlemsorganisation vilket bland annat innebär att styrelsen utses av medlemmarna vartannat år på vår kongress så även där är jag involverad. Jag arbetar även med uppdateringar av våra policys och riktlinjer liksom rapportering som görs till Giva Sverige, en branschförening för Sveriges alla insamlingsorganisationer.

Hur har coronakrisen påverkat ditt arbete?
– Det som märktes först är ju det att man sitter hemma och jobbar varje dag istället för bara en gång i veckan som jag gjort tidigare. Vi har fått mer att göra då fler barn kontaktar oss för stöd liksom privatpersoner och företag som vill hjälpa till. Allt det gör att trycket på våra kuratorer är högt men även för oss som arbetar med administrativa delar påverkas.

Du tog 2014 hem utmärkelsen Swedish Office Professional Award 2014, föregångaren till Executive Assistant of the Year – hur var det att vinna det?
– Det var väldigt roligt! Det var ju stort bara att bli nominerad av min chef och kollegor, att de såg att jag bidrog och gjorde skillnad och uppmärksammade det på ett hedrande sätt. Sen var ju mina medfinalister oerhört kompetenta och starka kandidater så att vinna var stort.

Om du blickar tillbaka på din karriär hittills, vad skulle du säga har varit mest givande?
– När man märker att det man bidrar med gör skillnad, både i det stora och lilla och när man känner ända in i sitt innersta att man är på rätt ställe med rätt personer, det är givande.

 …och utmanande?
– Att lära sig att prioritera och säga nej

Vilket är de mest galna projekt som du fått på ditt bord?
– Oj, det är många. Mest minnesvärt är nog när jag var med och roddade inplaceringen av över 1000 medarbetare när Skandia flyttade sitt huvudkontor och vi skulle ta hänsyn till både personliga önskemål och legala och praktiska krav och förväntningar. Men även alla de gånger man fixar ihop ett lyckat personalevent för i stort sett inga pengar alls eller när man har en budget som tillåter utsvävningar av det lyxigare slaget.

Vad skulle du vilja skicka med en vd-/ledningsassistent som är i början av sin karriär – dv.s vad hade du själv velat veta när du började i rollen?
– Var inte rädd för att fråga, våga säga nej och be om hjälp med att prioritera om det blir för mycket. Det här är ett av de roligaste jobben som finns och mycket hänger på dig och din inställning.