Försvarsmakten rekryterar chefssekreterare till Flygstaben i Uppsala
Försvarsmakten söker en erfaren chefssekreterare till Flygstaben i Uppsala. Rollen passar dig som idag arbetar som executive assistant/VD-assistent eller ledningsassistent och vill ta nästa steg i en samhällsviktig, komplex och förtroendefull miljö. I en expansiv fas för Flygvapnet blir ett proaktivt och högkvalitativt ledningsstöd avgörande för att cheferna ska lyckas med sina uppdrag.
Om tjänsten
Som chefssekreterare bygger du logistiken runt chefer i ständig rörelse. Du skapar ordning, flöde och framförhållning i en vardag som växlar mellan planerade uppgifter och snabba omprioriteringar. Här krävs mycket god administrativ förmåga, integritet, kommunikationsstyrka på svenska och engelska samt ett professionellt och serviceinriktat bemötande.
Arbetsuppgifter i korthet
- Planera och koordinera möten, resor, konferenser och ledningsforum.
- Hantera kalender, e-post, bokningar och viss korrespondens.
- Förbereda och kvalitetssäkra underlag, protokoll, presentationer och rapporter.
- Vara länk mot samarbetspartners och externa aktörer.
- Sköta löpande administration: fakturor, beställningar och avtal.
- Sammanställa rapportmaterial samt koordinera, driva och delta i projekt.
Kravprofil
- Fullgjord 3-årig gymnasieutbildning.
- Minst 5 års aktuell erfarenhet av kvalificerat chefsstöd i administrativ och serviceinriktad roll.
- Mycket goda kunskaper i Officepaketet.
- Mycket god förmåga i tal och skrift på svenska och engelska.
- B-körkort.
Personliga egenskaper: driven, ansvarstagande, strukturerad och noggrann. Du trivs i högt tempo, är flexibel, prestigelös och samarbetar väl – samtidigt som du kan arbeta självständigt och proaktivt. Hög integritet och en tydlig serviceattityd är centralt.
Meriterande erfarenheter
- Arbete i Försvarsmakten eller annan statlig myndighet.
- Systemvana: VIDAR, PRIO, SWECCIS, EMILIA, ISUS.
- Dokument- och ärendehantering i offentlig verksamhet.
- Kännedom om Försvarsmaktens ledningssystem och ledningsprocesser.
- Relevant akademisk examen.
Anställning och villkor
- Anställningsform: Civil tillsvidare. För externa sökande inleds anställningen med sex månaders provanställning.
- Omfattning: Heltid.
- Arbetsort: Uppsala.
- Tillträde: Oktober 2026 eller enligt överenskommelse.
- Lön: Individuell lönesättning enligt kollektivavtal.
Säkerhet och särskilda förutsättningar
Tjänsten är placerad i säkerhetsklass, vilket normalt innebär krav på svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll genomförs före anställning. Med anställningen följer skyldighet att krigsplaceras samt att kunna tjänstgöra utomlands, med innebörd beroende på befattning.
Om Flygstaben och Flygvapnet
Flygstaben stödjer flygvapenchefen i ledningen av samtliga flottiljer och skolor genom att utveckla, planera, genomföra och utvärdera order och direktiv. Organisationen omfattar cirka 350 medarbetare. Flygvapnets uppdrag är att dygnet runt, året runt bevaka och skydda Sveriges luftrum – med omkring 5 100 civila och militära medarbetare. Försvarsmaktens värdegrund bygger på öppenhet, resultat och ansvar, med goda möjligheter till kompetensutveckling, intern rörlighet, friskvård och hållbar balans mellan arbete och privatliv.
Så ansöker du
Ansök senast 2026-08-12 via Försvarsmaktens webbplats. Bifoga CV och ansökningsbrev där du motiverar din lämplighet samt besvarar urvalsfrågor. Vid frågor om befattningen: C FS Öv Mats Antonson ([email protected]). Fackliga representanter: OFR/S – Caroline Nilsson, OFR/O – Lars-Olof Wretling, SACO – Johan Nyström, SEKO – Åsa Karlsson. Samtliga nås via Försvarsmaktens växel 08–788 75 00. Observera att ansökningar endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats; externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.
Varför detta är en strategisk EA-roll
Chefssekreteraren fungerar som navet runt ledningen – från kalenderhantering och reseplanering till filtrering av information, möteslogistik och beslutsunderlag. I en verksamhet med höga krav på sekretess, precision och driftsäkerhet blir din förmåga att både se helheten och vårda detaljerna direkt avgörande för ledningens genomslag.
Executiveeffect tips: så stärker du din ansökan
- Ge konkreta exempel på hur du optimerat kalender- och mötesflöden för chefer på resande fot.
- Visa proaktivitet: beskriv situationer där du förekommit risker eller skapat alternativa planer.
- Kvantifiera resultat (t.ex. minskade ledtider, förbättrad möteseffektivitet, kostnadsbesparingar i resekoordination).
- Lyft säkerhetsmedvetenhet, diskretion och rutiner för konfidentiell hantering.
- Styrk digital verktygskompetens i Office och gärna offentlig ärende-/dokumenthantering.
- Beskriv hur du samarbetar tvärfunktionellt och hanterar externa intressenter.
Nyckelord (SEO)
Chefssekreterare, executive assistant, VD-assistent, ledningsstöd, Försvarsmakten, Flygstaben, Flygvapnet, Uppsala, kalenderhantering, reseplanering, protokollföring, rapportering, offentlig sektor, säkerhetsprövning, projektkoordinering, administrativt stöd.
