Par Haga BoardeaserDokument i en molntjänst, en plattform för e-signering, presentationsmaterial på en tredje plats – känns det igen? Att arbeta i eller med en styrelse eller ledning kräver sin struktur. Genom att samla allt på en plats och samordna arbetet finns mycket att vinna. Vi har frågat Pär Haga, vd för molntjänsten Boardeaser, vad man ska tänka på.
Bolagsstyrning består av flera delar där styrelsen och styrelsens arbete är en central del. De sätter upp mål för bolaget, oftast med en tidshorisont på 2-5 år. För att uppnå målen och arbeta på ett effektivt sätt mot dem, sätter man upp system och rutiner. Enligt Pär Haga, vd för molntjänsten Boardeaser, är flera delar viktiga för att bolagsstyrningen ska fungera bra.
– Ett väl fungerande styrelsearbete är en del, menar han. Sen är det även viktigt att säkerställa att styrelse och ledning får en bra rapportering som ger insyn i hur verksamheten går, men också att de följer den plan och budget som finns. Andra delar viktiga delar är till exempel att man har ordning på viktiga bolagsdokument och avtal, att man har en korrekt och tillgänglig aktiebok, kommunikation med ägare etcetera.
Sammanhållet system för att underlätta
Boardeaser startades som en plattform för professionell bolagsstyrning. Pär berättar att målet är att förenkla vardagen för ledning och styrelser och att man har ett helhetsperspektiv. Annars är det vanligt att man använder många olika system för många olika funktioner, någonting som är både tidsödande och i vissa fall krångligt.
När ska man titta på ett digitalt stöd?
– Jag skulle säga så fort bolaget börjar bli lite större eller om det finns flera ägare i bolaget. Sen beror det också på vad man har för ambitioner med bolaget. Siktar man på tillväxt, att ta in kapital eller om man vill sälja bolaget någon gång så underlättar det mycket att ha bra systemstöd för bolagsstyrning, säger Pär.
Han fortsätter:
– Sedan märker man även om dessa frågor börjar ta mycket tid – då finns skäl att effektivisera. Ett bra råd är att sätta bra struktur för detta tidigt i bolaget, det underlättar mycket och ger bättre förutsättningar för tillväxt.
Från analogt till digitalt – tänk på detta
För den som funderar på att gå över till ett digitalt verktyg eller ett verktyg för att samla styrelse- och ledningsarbetet finns en mängd olika verktyg. Att hitta ett system som samlar så många funktioner som möjligt, är ett av råden som Pär ger.
– Jag tror fler och fler inser att man kan spara mycket tid genom digitalisering, det blir då naturligt att kika på vilka system som finns på marknaden, säger Pär. Det viktigaste är att systemet ska spara tid och ge stöd och struktur för ert arbete, berättar Pär. Det finns en uppsjö av olika system som löser specifika problem, det kan dock snabbt bli tidskrävande att hålla reda på många system och dela material och information mellan dessa system. En stor vinst är ju mer funktioner man kan samla i ett system, det sparar både tid och ger bättre överblick.
Pär menar att det alltid innebär en tröskel att ändra rutiner för hur man arbetar och därför är det viktigt att samtliga i gruppen är överens om att man ska gå över. För att lyckas med en övergång krävs bland annat bra support och onboarding.
– Sen är det bra att göra förändringen fullt ut, så man inte fastnar i parallella flöden, menar Pär. Det blir lite extra jobb i början men stor tidsbesparing när man kommit in det.
