Besvärliga människor – Mi Ridell & Henrik Mattsson – Skillspartner KompetensSerien är framtagen tillsammans med Mi Ridell, expert inom ickeverbal kommunikation och beteende under press, och Henrik Mattsson, rådgivare och specialist inom kommunikation, konflikthantering, ledarskap och teamutveckling.
I den tredje och avslutande delen lyfter vi Executive Assistantens ofta underskattade roll – och hur struktur, närvaro och insikt runt ledningsgruppen kan vara avgörande för både beslutskraft och genomförande.
Executive Assistant – den underskattade nyckeln till en fungerande ledningsgrupp
I många organisationer pågår ett tyst antagande:
Att ledningsgruppens effektivitet enbart handlar om dem som sitter runt bordet.
Men det stämmer bara delvis. För det finns en roll som ofta står precis utanför själva beslutsrummet – men som i praktiken påverkar både kvaliteten i besluten och hur de genomförs – Executive Assistants (Executive Assistant, chefsassistent, chefskoordinator eller HR, etc)
I många ledningsgrupper är det här den mest underskattade strategiska funktionen. Inte för att rollen saknar ansvar – utan för att den ofta reduceras till administration, när den i själva verket sitter på en unik överblick över hela systemet.
När strukturen inte bär – faller även bra beslut
Ledningsgrupper pratar ofta om strategi, prioriteringar och riktning. Men i praktiken avgörs mycket av något betydligt mer jordnära:
Hur mötena faktiskt fungerar.
Här uppstår ofta återkommande utmaningar såsom agendor som är för täta eller otydliga, beslut som fattas utan tydlig ansvarsfördelning, uppföljning som inte sker konsekvent eller möten som glider in i operativ detaljstyrning.
Resultatet blir att även bra diskussioner inte leder hela vägen till effekt. Det är här strukturen runt ledningsgruppen blir avgörande.
Henrik Mattsson: “Ledningsgrupper misslyckas sällan i själva rummet – utan i det som händer mellan mötena.”’
Enligt en Gallupundersökning (2025) så känner endast 24% av svenskarna engagemang för sitt arbete. Det finns såklart många olika anledningar till det, men en faktor som definitivt påverkar engagemanget hos medarbetarna är när förväntningar och målbeskrivningar är otydliga. När avståndet mellan ledningsgruppen och medarbetarna som ska förvalta och omsätta besluten i praktiken är stort, kan det lätt leda till förvirring och frustration hos medarbetarna. Här fyller Executive Assistants en viktig funktion i att minska det upplevda avståndet genom att vara språkrör mellan beslutfattare och utförare.
En annan sak man inte får missa är dynamik och mönster. Fånga upp det som inte alltid sägs i rummet, men som påverkar resultatet. Många av de viktigaste signalerna i en ledningsgrupp är dessutom ickeverbala – exempelvis kroppsspråk, mikrouttryck, tonläge, blickar, tystnad eller förändringar i energi och närvaro under press. Ofta märks motstånd, osäkerhet eller konflikträdsla långt innan det uttrycks i ord. En skicklig Executive Assistant kan därför bidra med värdefulla observationer kring gruppens faktiska dynamik – inte bara det som formellt sägs.
Executive Assistants ser mönstren – innan andra gör det
I många ledningsgrupper ligger de största utmaningarna inte i det uttalade – utan i det outtalade. Under press förändras människors beteenden snabbt. Någon blir mer dominant, någon tystnar, någon börjar signalera frustration genom kroppsspråk eller avståndstagande. Den typen av ickeverbala signaler påverkar gruppens beslutsförmåga betydligt mer än många organisationer inser. När dessa signaler inte uppmärksammas riskerar spänningar att växa under ytan och påverka både samarbete och genomförande.
En Executive Assistant befinner sig i en unik position. Inte som beslutsfattare i gruppen – men som observatör av hela flödet, det vill säga;
- vad som tas upp
- vad som undviks
- hur beslut formas
- hur uppföljning faktiskt sker
- var kommunikationen brister
Det gör att många Executive Assistants ofta ser mönster långt innan de blir synliga för resten av organisationen, men i många fall saknas forumet där denna insikt tas tillvara strategiskt.
När rollen används fullt ut förändras ledningsgruppen.
I de organisationer där Executive Assistant-funktionen fungerar på en högre nivå ser man ofta samma sak:
- Ledningsgruppen blir tydligare.
- Mötena blir skarpare.
- Besluten blir mer genomförbara.
- Uppföljningen blir mer konsekvent.
Det handlar inte om att “ta över” ledningsgruppens ansvar. Det handlar om att skapa förutsättningar för att den faktiskt ska fungera som det forum den är tänkt att vara.
Tre områden där Executive Assistants gör störst skillnad
- Struktur och fokus
Säkerställa att rätt frågor kommer upp – och i rätt ordning. - Beslutskraft
Tydliggöra vad som beslutats, vem som äger vad och när det ska följas upp. - Dynamik och mönster
Fånga upp det som inte alltid sägs i rummet, men som påverkar resultatet.
Samverkan sker inte av sig själv
Ett återkommande missförstånd i många organisationer är att samverkan “uppstår” om rätt personer sitter i rummet, men samverkan är inget statiskt tillstånd. Det är något som behöver stödjas, struktureras, tränas och inte minst följas upp. Annars glider även starka grupper gradvis tillbaka till silos, otydlighet och operativt fokus.
Mi Ridell: “Det som inte fångas upp i rummet – tonfall, kroppsspråk, tystnad och signaler under press – lever ofta vidare i organisationen och påverkar långt mer än själva mötet.”
För när både struktur, beteende och den ickeverbala kommunikationen fungerar tillsammans – då börjar ledningsgruppen fungera på riktigt. Det är först när organisationer förstår både det som sägs och det som signaleras mellan människor som verklig samverkan kan uppstå.
Från konflikt till samverkan
I utbildningen Från konflikt till samverkan arbetar Mi Ridell och Henrik Mattsson med just detta skärningsfält:
- samspelet i ledningsgruppen
- kommunikationen under press
- hur konflikter hanteras eller undviks
- och hur struktur och beteende tillsammans avgör resultatet
För när både beteende och struktur fungerar – då börjar ledningsgruppen fungera på riktigt.
