Anne Edström, chefsassistent på Svenska Kyrkan. Här berättar hon för Executiveeffect sina bästa tips för att utvecklas och vad rollen har inneburit för henne.
Innan jobbet som chefsassistent arbetade Anne som coach och projektledare i nästan 10 år. Något som hon trivts väldigt bra med.
Hennes uppdrag förändrades dock över tiden och gick från ren karriärcoaching till att bli mer coach och rekryterare. Det gjorde att Anne började känna sig redo för nya utmaningar.
”Arbetsuppgifter som definitivt lockade”
– Just administration, koordination och verksamhetsstöd var arbetsuppgifter som definitivt lockade. Initialt ligger det rätt långt ifrån den yrkesroll jag hade haft så många år, säger Anne och fortsätter:
– I och med att jag själv har jobbat som chef och projektledare så har jag en förståelse för rollen. Vilket stöd du behöver som chef för att kunna göra ett bra jobb.
Att arbeta i en organisation som arbetar med det som rör döden kan avskräcka många. För Anne blev det en möjlighet att lära sig något helt nytt.
– Begravningsverksamhet är definitivt en annorlunda bransch, men jag trivs oerhört bra. Både med jobbet och med mina fantastiska kollegor.
Tjänsten har ändrats mycket
Anne upplever att hennes tjänst har ändrats mycket sedan hon började för snart åtta år sedan. den ursprungliga arbetsbeskrivningen var utformad som vilken assistenttjänst som helst.
– Jag kopierade handlingar, var sekreterare vid möten, skötte posthanteringen och diarieföring samt sammanställde handlingar, berättar Anne och fortsätter:
– Rollen utvecklades snabbt till något mer komplext och idag jobbar jag väldigt självständigt. Jag har fått utveckla min roll till stor del själv. Den har därför utvecklats från assistent till administrativ koordinator.
Anne är verksamhetens kunskapsbank
Idag är Anne involverad i det mesta som händer i verksamheten. Hon är nu den person som de flesta vänder sig till när de har frågor.
– Min roll innefattar att vara verksamhetens ”kunskapsbank” och det är något jag trivs väldigt bra med. Jag har gott minne och älskar dessutom att lära mig nya saker. Något som gynnar både mig och verksamheten.
Annes huvudsakliga arbetsuppgifter är att vara kyrkogårdschefens och övriga ledningsgruppens högra hand. Hon är också en förmedlande länk och stöd i verksamhetsarbetet.
Det innebär bland annat att stötta i arbetsgivarfrågor, personalärenden, kursplanering , miljö- och kulturfrågor samt projektplanering.
Lite av en ”fixare”
– Tillsammans med kyrkogårdschefen och vår ekonomicontroller ansvarar jag för verksamhetens budgetarbete samt framtagning av policys och övriga dokument för verksamhetsstyrning som våra politiker sedan skall besluta om, säger Anne och fortsätter:
– Jag ansvarar också för planering, kallelse till och förberedelse av kyrkogårdsutskottets möten och deltar som sekreterare. Även ansvaret för IT lokalt på kyrkogårdsavdelningen har landat i mitt knä.
Anne beskriver sig själv som lite av en ”fixare”. Något som har gjort att hon även blivit verksamhetens stöd i tekniska frågor gällande mobiler, datorer och deras tidsrapporteringssystem.
”Det är lätt att tycka att småprat är bortkastad tid
– Jag försöker alltid ligga steget före mina chefer och det bästa jag vet är när jag kan förekomma behoven i verksamheten, säger Anne och fortsätter:
– Även om det kan vara jobbigt att bli avbruten är det alltid trevligt när kollegor kommer förbi mig. Det ger mig god inblick i hur både kollegorna och organisationen mår. Det är lätt att tycka att småprat är bortkastad tid men för mig är det oerhört värdefullt.
Var frågvis
Om du vill utvecklas i rollen som chefsassistent är det viktigt att du tar egna initiativ och vågar vara frågvis menar Anne.
– Vill du utvecklas i rollen är det bra om du tar egna initiativ och är frågvis. Det är också viktigt att lära sig att säga ’nej’ till arbetsuppgifter som egentligen inte är dina. Annars hamnar du lätt i rollen som allas assistent.
Anne har även sett till att utvecklas i rollen genom att själv driva olika frågor. Hon ingår bland annat i Lunds Pastorats miljögrupp för att förbättra verksamhetens miljöarbete framåt.
Du vet aldrig vilka dörrar det kan öppna
– Jag har tagit på mig att vara kontaktperson vid ombyggnationer, drivit projekt samt tagit en aktiv roll i verksamhetens budgetarbete. Den roll jag har idag har jag skapat själv, i samförstånd med min chef.
Att vara tydlig på utvecklingssamtal är också viktigt.
– Den dialogen har varit väldigt viktig eftersom det ibland har visat sig att chefen sett kvaliteter i mig som jag inte själv har uppmärksammat och som jag sedan har fått möjlighet att utveckla vidare. Så var inte rädd att kommunicera vad du vill. Du vet aldrig vilka dörrar det kan öppna.
