1. Digitala möten
Pandemin har lärt oss använda digitala plattformar i hög utsträckning. Både som mötesledare och aktiv deltagare. Zoom, Teams, Google Hangouts ökar lavinartat, både för privata och företagsmöten. Dessa möten utgår alltmer hemifrån och många kommer fortsätta därifrån efter pandemin. Budskap och innehåll på digitala möten spelas in och kan upplevas igen och igen närhelst man vill.
2. Social media i centrum av mötet
Sociala medier som Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest, LinkedIn och YouTube används i allt högre grad för att locka deltagare till möten och att skapa ”en snackis” före, under och efter möten. Före möten i marknadsföringssyfte och att skapa intresse runt ämne och budskap. Under för att dela med andra utanför mötet och att skapa interaktion med deltagare och moderator/talare. Efter för att följa upp på mötet med ny kunskap och nya kontakter. Clubhouse har växt starkt. Det är en ny digital ”invitation only” platform för nätverkande och live-diskussioner.
3. Utomhus
Dagens möten är inte bundna vid ett mötesrum. Pandemin har dessutom ”tvingat” oss utomhus. Nya miljöer efterfrågas med aktiviteter för kreativt tänkande och inspiration. Ute i naturen, i parkmiljöer, på innegårdar och med andra lösningar. Ett kreativt möte kan vara en promenad. Istället för en workshop genomförs en ”walkshop”.
4. Verktyg i molnet för bättre struktur
Verktyg som till exempel ”Run Your Meeting” hjälper dig att hålla effektiva möten genom att samla agendor och mötesprotokoll med anteckningar, beslut och åtgärder på ett ställe. Att lagra i molnet så att deltagare enkelt kan se vad som ska göras och följa upp möten på ett effektivt sätt.
5. Mer interaktion på mötet
Information kommer innan mötet. Det betraktas alltmer som slöseri att samla människor för att bara informera. Mer tid ges för reflektion. Mötesdeltagare kräver att bli sedda. Att välkomnas långt innan mötet har börjat. Att dina frågor kommer upp och att du som deltagare får utrymme för dialog och umgänge med talare och andra gäster. Break out rooms i t ex. Zoom och Teams skapar kreativitet och nätverkande.
6. Nya roller och krav på talare
Kraven på talare som ställer om till digitalt ökar. Mer substans och autenticitet än enbart inspiration. Att budskapen levereras med fängslande berättelser, storytelling, på ett slagkraftigt och intresseväckande sätt. Men även att innehållet ger nya insikter, är baserat på forskningsresultat och ger bestående minnen för deltagarna. Behov av nya roller. Mötesregissörer eller digitala eventchefer söks i större utsträckning. Företag behöver utse digitala värdar som tar hand om distansdeltagarna och ser till att hålla engagemanget uppe.
7. Hybridrevolutionen
Hybrider är event och möten som är designade för både fysiska- och distansdeltagare. När möjlighet att delta på distans snart blir ett hygienkrav kommer majoriteten av alla event och möten bli hybrider. Några hundra på plats och tusentals på distans. Med helt nya och mångfalt fler deltagare.
8. Större fokusering på möteskulturen
Av vikt skapa lust, mening och delaktighet. Ju bättre möteskultur i företagen desto bättre resultat. Företagen utvecklar sin policy för möten. Mer ordning och reda med möten med syfte och mål som tar höjd för ekonomi, effektivitet, styrning, miljö och krav på resultat. Det blir betydligt färre tjänsteresor till möten.
9. Anpassade möten med tiden
Både stora och små möten blir kortare i tid. ”Jobbpaus” med mail- och telefontid planeras in separat under mötestiden. Nätverkande på lunch- och fikapauser uppmärksammas och blir längre och fler. Ett möte i ett tidsspann ersätts av att ett möte börjar i tid (förstås) och är klart när syftet är uppnått. Powermöten (15min) kommer starkt, genomförs stående och måste leda till ett beslut. Digitala möten gör oss mer effektiva.
10. Upplevelser i samband med möten
Mötes- och eventindustrin är nära sammanlänkad med upplevelser, turism och besöksnäringen. De går många gånger hand i hand. Ett möte har gärna någon slags gemensam aktivitet för att knyta samman banden och en upplevelse är ett möte i sig för att stärka vänskap och lojalitet. Även digitala möten bakar in lekar och aktiviteter för social närhet, somyoga- eller stretchpass eller meditationsrum.
Listan tio nya mötestrender 2021 är framtagen av Lennart Paulsson på P&P Meetings, han är moderator och mötesledare på heltid, och är en av branschens mest erfarna personer.
