Chefssekreterare till Specialmedicin i Region Gävleborg – vikariat på heltid
Region Gävleborg söker en vikarierande chefssekreterare till verksamhetsområde Specialmedicin. Rollen är central för ledningsstöd och administration, med fokus på struktur, planering och uppföljning i en komplex vårdverksamhet. Tjänsten är ett föräldravikariat på cirka ett år, heltid, med sista ansökningsdag 2026-11-25.
Om verksamhetsområde Specialmedicin
Specialmedicin ansvarar för akut och planerad specialistsjukvård för invånarna i Gävleborgs län – inom både öppen- och slutenvård samt rehabilitering. Området omfattar infektion, hud, neurologi, reumatologi, geriatrik, medicinsk rehabilitering samt asyl- och migranthälsa och består av cirka 300 medarbetare i flera yrkesprofessioner.
Rollen som chefssekreterare – nyckeluppgifter
I rollen ingår du i verksamhetens stab och arbetar nära verksamhetschef, vårdenhetschefer och kvalitetssamordnare. Du ansvarar även för chefssekreterarfunktionen vid infektionsmottagningen och har en samordnande roll gentemot övriga chefssekreterare på enheterna.
- Ledningsstöd: bidra med struktur, planering och framförhållning för verksamhetschef och vårdenhetschefer.
- Mötesledning och administration: planera och samordna ledningsgrupper, månads- och enhetsuppföljningar samt årsplanering; kallelser, agendor, protokoll och uppföljning.
- Kalender- och reseadministration: bevaka kalendrar, boka resor, konferenser och arrangemang.
- Underlag och rapporter: sammanställa presentationer, beslutsunderlag och rapporter.
- HR-administration: anställnings- och avgångsrapporter, personalrapportering, schema, sjuk- och friskregistrering.
- Ekonomi: fakturagranskning, hantering och kontering samt interna och externa debiteringar.
- Dokument- och ärendehantering: arkivering och löpande inkommande ärenden.
Kvalifikationer och meriter
Du är initiativtagande, strukturerad och van att prioritera i en föränderlig vardag. God samarbetsförmåga och relationsskapande arbetssätt är viktigt, liksom integritet och förtroendeskapande kommunikation.
Krav:
- Gymnasial utbildning.
- Arbetslivserfarenhet som bedöms relevant för tjänsten.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
Meriterande:
- Tidigare erfarenhet som chefssekreterare och/eller inom hälso- och sjukvård.
- Systemvana: Agresso, Proceedo, Platina (dokumenthantering) och Cyklop.
Förmåner och erbjudande
- Trygg introduktion och stöttande arbetsgrupp.
- Central roll nära ledningen med många kontaktytor.
- Möjlighet att skapa struktur och bidra till verksamhetens utveckling.
Läs mer om förmåner hos Region Gävleborg: Dina förmåner
Anställningsvillkor och ansökan
- Anställningsform: tidsbegränsad anställning (föräldravikariat, ca 1 år).
- Omfattning: heltid.
- Antal tjänster: 1.
- Arbetsgivarens referensnummer: RS 2026/2906.
- Sista ansökningsdag: 2026-11-25 kl. 23:59:59.
- Urval: tester kan komma att användas.
Kontakt
- Niklas Gille, verksamhetschef – Tel: 026-15 42 32, E-post: [email protected]
- Therése Bengtsson – Tel: 026-53 16 27, E-post: [email protected]
- Facklig företrädare: Annelie Engdahl, Vision – Tel: 026-27 85 45, E-post: [email protected]
Varför rollen passar en Executive Assistant
Chefssekreterarrollen i Specialmedicin är ett naturligt steg för dig som är Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent och vill arbeta närmare vårdverksamhetens kärnprocesser. Uppdraget kombinerar ledningsstöd, krav på systemkompetens och förmåga att skapa struktur över enheters gränser – med tydlig påverkan på planering, uppföljning och kvalitetsarbete.
Tips till din ansökan (från Executiveeffect)
- Konkretisera exempel där du skapat struktur för ledningsgrupper (agendor, årlig plan, spårning av beslut/åtgärder).
- Beskriv din erfarenhet av HR- och ekonomiadministration (t.ex. schema, frånvarohantering, fakturagranskning och kontering).
- Nämn relevanta system (Agresso, Proceedo, Platina, Cyklop) och hur du använt dem för att effektivisera flöden.
- Lyft fram hur du hanterar förändringar, prioriterar och kommunicerar med många kontaktytor – med integritet och sekretess.
- Bifoga korta, tydliga exempel på förbättringar du drivit som ger mätbar effekt i tid, kvalitet eller ekonomi.
Sök tjänsten
Ansök senast den 25 november 2026. Ange referensnummer RS 2026/2906. För frågor om tjänsten, kontakta ansvariga enligt ovan.
Sökord (SEO)
Chefssekreterare Region Gävleborg, Specialmedicin Gävleborg, vikariat chefssekreterare, executive assistant vård, ledningsstöd sjukvård, HR-administration, fakturahantering, Agresso Proceedo Platina Cyklop, infektion hud neurologi reumatologi geriatrik rehabilitering, Gävleborg jobb.
