Hur många möten ligger i chefens kalender den här veckan – och hur många av dem behöver egentligen vara där? Frågan är aktuell för dig som arbetar som vd-assistent, chefsassistent eller ledningsassistent. I Executive Support Magazine (oktober/november 2026) beskriver Joan Burge hur möten ofta behandlas som ofarliga kalenderblock, trots att de är en av organisationens dyraste investeringar i tid och uppmärksamhet.
Burges artikel This Could Have Been an Email: The Financial and Operational Costs of Meetings publicerades den 25 september 2026. Den ger en tydlig påminnelse: ett en-timmesmöte med åtta deltagare är inte en timme – det är åtta arbetstimmar, innan förberedelser, uppföljning och den tid det tar att återfå koncentrationen räknas in. För dig som sitter närmast ledningens kalender är det en praktisk utgångspunkt för att göra skillnad.
Se mötet som en investering – inte bara en inbjudan
En kalenderinbjudan ser harmlös ut. Trettio minuter här, en återkommande timme där. Multiplicera längden med antalet deltagare, så ändras bilden. Burge använder ett räkneexempel: ett veckovis en-timmesmöte med tio deltagare motsvarar tio timmar organisationskapacitet varje vecka – ungefär fyrtio timmar i månaden. Över ett år blir det hundratals timmar.
Exempel (egna antaganden, inte Burges siffror): Om ett återkommande ledningsmöte tar 90 minuter och sju personer deltar, motsvarar det drygt tio person-timmar per gång. Vid två sådana möten i veckan landar du snabbt över tjugo person-timmar – utan att räkna in rese- eller bytestid. Poängen är inte att stryka möten automatiskt, utan att börja jämföra utfallet med kostnaden.
Burge hänvisar också till Microsofts Work Trend Index, där ineffektiva möten rankades som den vanligaste produktivitetsstörningen bland medarbetare, och där för många möten kom på tredje plats. I samma forskning uppgav 68 procent att de saknade tillräckligt med ostörd fokustid under arbetsdagen. För en ledningsassistent är det användbar bakgrund när du ska motivera varför vissa möten bör kortas, glesas ut eller ersättas med skriftlig uppdatering.
Kostnaden som inte syns i Outlook
Lönekostnaden är bara en del. Den operativa kostnaden handlar om vad som stannar upp medan mötet pågår: beslut som skjuts, kunder som får vänta, strategiskt arbete som aldrig får plats. Därtill kommer energikostnaden. Du ser ofta före alla andra när chefen går in i det fjärde mötet på förmiddagen redan trött, när förberedelserna pressas in på fem minuter eller när viktiga underlag flyttas till kvällen.
Den sikten är affärsintelligens. Frågan är vad du gör med den.
Utmana mötet – inte personen
Onödiga möten överlever ofta för att de blivit vana: ”Vi har alltid måndagsmöte”, ”Hela ledningsgruppen måste vara med”, ”Vi behöver alla där ifall något dyker upp”. Det beskriver vanor, inte alltid behov. Burges råd är att utveckla omdömet att granska syftet – utan att bli den som säger nej till allt.
När en mötesförfrågan kommer in, prova frågorna:
- Vilket beslut ska fattas?
- Vad ska vara klart när mötet är slut?
- Vem behöver verkligen delta i just det beslutet?
- Krävs diskussion, eller ska information bara delas?
- Kan samma sak lösas skriftligt eller asynkront?
- Behövs 60 minuter – eller räcker 25?
- Fyller det återkommande mötet fortfarande sitt ursprungliga syfte?
När mötet faktiskt skapar värde
Målet är inte en mötesfri arbetsplats. Möten behövs när samtal i realtid förbättrar resultatet: komplexa beslut, känsliga frågor, brainstorming, konflikthantering eller strategisk dialog. Relationer och tillit går heller inte alltid att effektivisera bort. Däremot: om syftet främst är statusuppdatering, informationsspridning eller genomgång av material som alla kunde läst själva, är mejl, Teams-meddelande, delat dokument eller kort inspelning ofta mer effektivt.
Burge skiljer mellan kommunikation och samarbete. All kommunikation kräver inte ett möte.
Checklista: granska kalendern på fyra veckor
- Kartlägg återkommande möten. Vilka återkommer varje vecka? Hur många deltar? Vilka drar över tiden?
- Kategorisera en typisk vecka tillsammans med chefen: nödvändigt, användbart, tveksamt eller onödigt.
- Titta på mellanrummen. Finns ostörd tid före viktiga samtal? Finns återhämtning efter tunga möten? Bokas det över lunch?
- Leta efter småvinster. Halvera tid, glesa ut från varje vecka till varannan, ta bort deltagare som inte behövs, slå ihop överlappande möten eller ersätt status med skriftlig rapport.
- Skydda återvunnen tid. Fyll inte automatiskt luckan med ett nytt möte. Vit yta i kalendern är ofta det strategiska arbetet.
Små förändringar räknas. Att spara trettio minuter en gång hjälper. Att ta bort ett onödigt återkommande trettio-minutersmöte för åtta personer förändrar hela organisationens kapacitet.
Din roll nära ledningen
Du behöver sällan mandat att skriva en ny mötespolicy för hela bolaget. Men varje gång du frågar efter syftet, föreslår kortare tid, skyddar förberedelsetid eller rekommenderar en skriftlig uppdatering påverkar du hur ledningens tid används. När din chef modellerar bättre mötesbeteende märker andra det.
Kalendern är redan ett av dina viktigaste verktyg. I Ledningsassistenten kan göra kalendern till organisationens styrverktyg beskrivs hur prioriteringar och möteslivscykel kan spegla strategin. Den här artikeln kompletterar det perspektivet med en konkret kostnadslogik: innan nästa inbjudan accepteras, titta bortom kalenderblocket. Vad kostar det – i tid, energi och uteblivet arbete – och behöver det verkligen vara ett möte?
Källa: Joan Burge, ”This Could Have Been an Email: The Financial and Operational Costs of Meetings”, Executive Support Magazine, 25 september 2026. executivesupportmagazine.com/this-could-have-been-an-email/
