Executive Assistant – Sweden Office på Dubai Chambers, Stockholms län
Dubai Chambers söker en Executive Assistant till sitt Sweden International Office i Stockholms län. Enligt jobbannonsen blir du navet mellan Stockholmskontoret och Dubai Chambers globala kontorsnätverk – med fokus på ledningsstöd, operativ samordning, intressentrelationer och genomförande av internationella aktiviteter som delegationer, handelsfrämjande insatser och affärsmöten.
Om Dubai Chambers
Dubai Chambers är paraplyorganisation för Dubai Chamber of Commerce, Dubai International Chamber och Dubai Chamber of Digital Economy. Uppdraget är att stärka det lokala näringslivet, bygga internationella partnerskap och accelerera digitalisering – för att befästa Dubais position som globalt nav för affärer, handel och investeringar.
Uppdraget i korthet
- Ge heltäckande executive support till Chief Representative för Sverige.
- Samordna processer och rapportering mellan Sverige och huvudkontoret i Dubai samt övriga internationella kontor.
- Stötta kommunikation, intressentrelationer och materialproduktion (presentationer, briefings, rapporter, digitalt innehåll).
- Planera och koordinera events, handelsdelegationer, roundtables och affärsfrämjande aktiviteter.
- Säkerställa styrning, regelefterlevnad och kontinuerliga förbättringar i linje med globala best practices.
Huvudsakliga ansvarsområden
1) Executive support och kontorskoordinering
- Kalender- och mötesstyrning, korrespondens, beslutsunderlag och dokumentation för effektivt ledningsflöde.
- Hög integritet och sekretess i alla administrativa uppgifter.
2) Internationella kontorsoperationer
- Driva operativt samarbete enligt interna policyer, rapportcykler och kvalitetsstandarder.
- Underlätta snabb och korrekt informationsdelning mellan Stockholm, HQ och nätverket.
3) Intressentrelationer och kommunikationsstöd
- Medverka i relationer med myndigheter, näringsliv, partners och interna enheter.
- Producera presentationsmaterial, rapporter och digitalt innehåll för internationell räckvidd.
4) Events, delegationer och affärsfrämjande
- Planera och genomföra delegationer, handelsresor, seminarier och rundabordssamtal.
5) Governance, compliance och förbättring
- Efterlevnad av informationssäkerhet, regelverk och interna riktlinjer.
- Föreslå förbättringar av processer, verktyg och system i linje med transformationsmål.
Kvalifikationer och erfarenhet
- Kandidatexamen inom Business Administration, International Business, Communications, Management, International Relations eller motsvarande.
- Minst 4 års relevant erfarenhet av executive support, corporate affairs, internationella operationer eller projektledning.
- Meriterande: erfarenhet av att stötta seniora ledare (t.ex. Chief Representative, Country Manager) och arbete i multinationell, statlig, kammar- eller handelsfrämjandemiljö.
- Flytande svenska och engelska – nödvändigt för dialog med lokala och internationella intressenter.
- Trygg i hybrid/remote-miljö med tidszonssamverkan.
- Stark relationsbyggare med utpräglad interkulturell förmåga.
- Mycket god planering, prioritering och koordinering.
- Hög integritet, noggrannhet och professionalism.
- God systemvana i Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) och digitala samarbetsplattformar.
- Förmåga att arbeta självständigt, förutse behov, hantera parallella spår och fatta välgrundade beslut.
- Adaptiv och proaktiv i en dynamisk, internationell miljö.
Varför rollen sticker ut för svenska Executive Assistants
- Strategisk närhet till internationellt ledningsarbete: du blir ett kritiskt nav mellan Sverige och Dubai.
- Brett mandat: från klassisk EA-support till operativt ansvar för nätverk, events och affärsfrämjande.
- Komplex stakeholder management: myndigheter, näringsliv, partners – lokalt och globalt.
- Kompetenslyft inom governance och transformation – värdefullt för framtida karriärsteg mot Chief of Staff eller Office Manager med internationellt scope.
Arbetsort, arbetssätt och språk
Placering i Stockholms län med hybrid/remote-förutsättningar. Regelbunden interaktion över tidszoner kräver mycket god självledning. Flytande svenska och engelska är ett krav.
Vad Dubai Chambers erbjuder
En möjlighet att bidra till ett globalt erkänt handels- och näringslivsekosystem, med direkt påverkan på internationell näringslivsutveckling, investeringar och digital ekonomi.
Så här matchar du annonsen i din ansökan
- Lyft exempel på hur du har samordnat internationella initiativ och hanterat flera intressenter.
- Beskriv hur du arbetat med ledningsunderlag, sekretess och beslutsstöd för seniora chefer.
- Visa konkreta resultat från events/delegationer/projekt (mål, genomförande, effekt).
- Lista dina systemkompetenser i Microsoft 365 och digitala samarbetsverktyg.
- Betona interkulturell kommunikation och erfarenhet av arbete över tidszoner.
Ansökan
Intresserad? Enligt jobbannonsen sker rekryteringen via Dubai Chambers officiella kanaler. Förbered ett tydligt CV och ett riktat personligt brev som speglar erfarenhet av internationell samordning, ledningsstöd och stakeholder management.
Nyckelord
Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, Dubai Chambers, Sweden International Office, Stockholms län, internationella affärer, handelsfrämjande, delegationer, stakeholder management, governance, Microsoft 365, hybridarbete, engelska och svenska, projektledning, internationella operationer.
