Chefsassistent till Stab Produktion på Karolinska i Huddinge – nära ledningen och med stor påverkan
Region Stockholm söker nu en chefsassistent till Verksamhetsområde Vårdadministration inom Stab Produktion på Karolinska Universitetssjukhuset i Huddinge. Rollen är placerad nära sjukhusets ledning och ger kvalificerat administrativt stöd till fastighetsdirektören och IT-direktören. För erfarna Executive Assistants som vill arbeta i en komplex och samhällsviktig miljö erbjuder tjänsten både bredd, ansvar och många kontaktytor.
Om rollen
Som chefsassistent får du en central funktion i ledningsnära processer, med uppdrag att planera, koordinera och effektivisera arbetssätt. Du samarbetar tätt med två direktörer och bidrar till styrning, uppföljning och kommunikation i en verksamhet med cirka 640 medarbetare inom administration, medicinsk sekreterarverksamhet och chefsstöd.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
- Planera och koordinera möten, ledningsgrupper och samverkansforum – internt och externt.
- Förbereda presentationsmaterial, upprätta kommunikationsplaner och ansvara för mötesprotokoll.
- Bidra till intern och extern kommunikation kopplat till Stab Produktion.
- Koordinera, delta i och vid behov leda projekt; följa upp aktiviteter och resultat.
- Hantera dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring.
- Stödja tidsplanering och personaladministration.
- Utveckla och effektivisera administrativa rutiner och sprida goda arbetssätt.
Arbetet omfattar känslig information och ställer höga krav på integritet, diskretion och professionellt agerande inom givet mandat.
Vem söker Region Stockholm?
För att lyckas i rollen som chefsassistent på Karolinska ser arbetsgivaren att du är:
- Självgående och strukturerad – du driver dina processer och prioriterar med helhetssyn.
- Relationsskapande – trygg i dialogen med direktörer, chefer och samarbetspartners.
- Serviceinriktad, lyhörd och lösningsorienterad – levererar kvalitet utifrån verksamhetens behov.
- Högintegritetsfull – hanterar förtroenden och sekretess med stor omsorg.
Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Kvalifikationer
Krav:
- Relevant högskoleutbildning eller motsvarande, gärna inriktning kommunikation.
- Dokumenterad erfarenhet som chefsassistent/Executive Assistant på högre ledningsnivå.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 och vana att arbeta i flera IT-system.
- Erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och personaladministration.
- Utmärkta språkkunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.
Meriterande:
- Erfarenhet av administrativa rutiner inom Region Stockholm.
Varför den här tjänsten är intressant för Executive Assistants
- Ledningsnära position: Direkt stöd till fastighetsdirektör och IT-direktör ger stort inflytande i prioriteringar, genomförande och uppföljning.
- Bred exponering: Inblick i sjukhusets produktion, fastigheter och IT – kritiska flöden för vårdens leverans.
- Process- och förbättringsfokus: Möjlighet att etablera struktur, standarder och arbetssätt som skalar i en stor organisation.
- Komplexitet och samhällsnytta: Kombinationen av offentlig förvaltning, högspecialiserad vård och digitalisering ställer krav på en modern EA-kompetens.
Om Karolinska Universitetssjukhuset och Stab Produktion
Karolinska är ett av världens främsta universitetssjukhus med ansvar för högspecialiserad vård i Stockholmsregionen, nära samarbete med Karolinska Institutet och starkt fokus på forskning och utbildning. Stab Produktion samlar centrala stöd- och styrningsfunktioner – där Vårdadministration utgör en nyckelroll i att möjliggöra kvalitet och effektivitet i vårdflödena.
Anställningsvillkor och rekryteringsprocess
- Urval och intervjuer sker löpande.
- Ansökan ska innehålla CV. I stället för personligt brev besvarar du urvalsfrågor och motiverar kort varför du passar för rollen.
- Ansökningar tas endast emot via Region Stockholms rekryteringssystem.
- För tillsvidaretjänster kan provanställning tillämpas.
- För tjänster som berör vård av barn och ungdom görs kontroller mot misstanke- och belastningsregistret.
- Som anställd på Karolinska kan du komma att krigsplaceras enligt gällande regelverk.
- Skyddade personuppgifter hanteras utanför rekryteringssystemet enligt anvisning i annonsen.
Plats
Huddinge, Karolinska Universitetssjukhuset – Stab Produktion, Verksamhetsområde Vårdadministration.
Executiveeffects tips: Så maxar du din ansökan
- Visa ledningsstöd i praktiken: Konkreta exempel på hur du drivit ledningsgruppsprocesser, årshjul, mötesdesign och uppföljning.
- Lyft Microsoft 365-expertis: Beskriv hur du använder Teams, SharePoint, Planner/Project och PowerPoint för styrning och kommunikation.
- Betona sekretess och integritet: Redogör för situationer där du hanterat känslig information och byggt förtroende.
- Projektförmåga: Visa hur du säkrar leverans med tydliga planer, riskhantering och mätbara resultat.
- Processförbättring: Ge exempel på standardiserade mallar, diarieföring och dokumentflöden du har effektiviserat.
Sammanfattning
Detta är en kvalificerad chefsassistenttjänst i hjärtat av Region Stockholms sjukhusverksamhet. För den erfarna Executive Assistant som vill kombinera strukturkapital, kommunikationsförmåga och projektstöd med verklig samhällsnytta erbjuder Karolinska i Huddinge en möjlighet att både påverka och utvecklas – nära två centrala direktörsfunktioner och i en av landets mest komplexa vårdmiljöer.
