Uppsala kommun rekryterar ledningskoordinator och informationsförvaltare till Uppsala Bostadsförmedling
Uppsala Bostadsförmedling, ett kommunalt bolag inom Uppsala kommun, söker nu en ledningskoordinator och informationsförvaltare. Rollen är en nyckelposition nära vd och styrelse, med bredd från styrelsestöd och projektledning till GDPR, informationsförvaltning och kontorssamordning. För dig som arbetar som executive assistant/VD-assistent och vill ta ett bredare verksamhetsansvar är detta en ovanligt attraktiv möjlighet i en modern, samhällsviktig organisation mitt i Uppsala.
Om rollen: ledningsstöd, styrelseadministration och informationsförvaltning
I den här tjänsten blir du ett administrativt nav. Du driver struktur, kvalitet och framdrift i både strategiska och operativa frågor, och samarbetar tätt med vd, chefer, styrelse och kollegor i ett mindre, sammansvetsat team.
- Styrelsesekreterare: planera möten, säkra underlag, föra protokoll och följa upp beslut.
- Ledningsstöd till vd och chefer i prioriteringar, planering och uppföljning.
- Samordna verksamhetsövergripande processer, aktiviteter och årshjul.
- Leda/samordna projekt och utvecklingsinsatser tvärs organisationen.
- Koordinera bolagets dataskyddsarbete (GDPR) och vara kontaktperson mot dataskyddsombud.
- Stödja och vid behov avlasta registratur med diarieföring och dokumenthantering.
- Äga inköp, avtalshantering, avtalsuppföljning och ge administrativt upphandlingsstöd.
- Samordna kontors- och lokalfrågor samt leverantörskontakter och fastighetsägare.
- Ansvara för skalskydd, passersystem och fysisk säkerhet.
- Planera och koordinera interna möten, konferenser och personalaktiviteter.
- Stödja intern kommunikation och informationsspridning.
Kvalifikationer som efterfrågas
Du har eftergymnasial utbildning inom exempelvis administration, offentlig förvaltning, juridik, statsvetenskap eller ekonomi – eller annan likvärdig utbildning. Dessutom:
- Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete samt lednings- eller styrelsestöd.
- Dokumenterad vana att samordna processer, aktiviteter eller projekt.
- Mycket god digital kompetens och trygghet i olika verksamhetssystem.
- Utmärkt förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.
Meriterande erfarenheter
- GDPR och dataskyddsarbete.
- Styrelseadministration och rollen som styrelsesekreterare.
- Kommunal verksamhet/kommunalt bolag.
- Avtalshantering och upphandlingsstöd, gärna LOU.
- Informationsförvaltning/informationssäkerhet.
- Kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftning.
Vem trivs i rollen?
Du är proaktiv, pålitlig och flexibel, med en stark förmåga att skapa struktur och framdrift. Du gillar många kontaktytor, är lyhörd och tar ansvar från start till mål. Du växlar lätt mellan strategiska initiativ och hands-on uppgifter i vardagen – inget är för stort eller för litet.
Arbetsplats, villkor och arbetssätt
- Placeringsort: Uppsala, i moderna lokaler intill centralstationen.
- Anställningsform: Tillsvidare, heltid. Tillträde enligt överenskommelse. Månadslön.
- Arbetssätt: Flexibla tider och hybridmöjlighet – men huvudsakligen på plats för nära samverkan.
- Hälsa: Friskvårdstimme och friskvårdsbidrag.
- Lönesättning: Individuell och differentierad enligt gällande avtal.
Om Uppsala Bostadsförmedling
Bolaget förmedlar hyresrätter från både privata och kommunala värdar i en av Sveriges snabbast växande regioner. Med en modern, digital förmedlingstjänst och över 50 anslutna hyresvärdar har mer än 68 000 bostäder förmedlats i Uppsalaregionen. Läs mer om verksamheten på bostad.uppsala.se.
Varför är detta särskilt intressant för executive assistants?
- Bred påverkan: Du sitter nära beslut och styrning med mandat att driva framdrift.
- Tydlig utveckling: Kombinerar klassiskt ledningsstöd med projektledning, GDPR och informationsförvaltning.
- Kommunal kontext: Bygg spetskompetens inom offentlig styrning, LOU och informationssäkerhet.
- Karriärbredd: Perfekt för dig som vill växla upp från EA/VD-assistent till en mer verksamhetsnära koordinatorroll.
Krav vid ansökan och övrig information
- I ansökan ska medborgarskap anges. Om du inte är medborgare i Sverige/EU/EES/Schweiz krävs giltigt arbetstillstånd eller undantag.
- Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd enligt utlänningsförordningen.
- En anställning kan innebära krigsplacering.
- Uppsala kommun undanber sig annonserings- och rekryteringshjälp.
Kontakt och frågor
- Frågor om tjänsten/rekryteringsprocessen: vd Mona Lindén, 018-727 13 69.
- Fackliga kontakter: Vision (Hazem Abushaar) 018-726 08 73, Akavia 010-303 75 00, Ledarna 0200-871111.
- Tekniska frågor om registrering av ansökan: Område rekrytering, 018-727 67 05.
- För dig med skyddad identitet: Ring numret för registreringsfrågor för säker ansökningsprocess.
Så ansöker du
Sök via Uppsala kommuns rekryteringssystem enligt anvisningarna i annonsen. Förbered ett cv som tydliggör erfarenhet av ledningsstöd, styrelseadministration, projekt och GDPR/informationsförvaltning samt en motivering som visar hur du driver struktur och leverans i komplexa miljöer.
Nyckelord (SEO)
Ledningskoordinator, informationsförvaltare, styrelsesekreterare, ledningsstöd, executive assistant, VD-assistent, styrelseadministration, GDPR, dataskydd, registratur, informationssäkerhet, offentlig upphandling, LOU, avtalshantering, kontorssamordning, Uppsala kommun, Uppsala Bostadsförmedling, administrativ samordning.
