Executive Assistant till Investment Banking i Stockholm – 12 mån föräldravikariat (hybrid)
Rekryteringspartnern XML International söker nu en erfaren Executive Assistant till ett Investment Banking-team i Stockholms kommun. Uppdraget är ett 12 månaders föräldravikariat med förväntad start mellan 15 januari och 15 februari 2027. Rollen är hybrid och kräver flytande svenska och engelska.
Om uppdraget
- Ort: Stockholm (hybridarbete)
- Omfattning: Föräldravikariat, 12 månader
- Start: Förväntat mellan 15 januari – 15 februari 2027
- Språk: Svenska och engelska
- Miljö: Snabbrörlig, internationell Investment Banking-verksamhet
Arbetsuppgifter
- Ge proaktivt och dagligt exekutivt stöd till utpekade Investment Banking-team.
- Hantera komplex kalenderplanering, möten och frekventa ändringar i scheman.
- Koordinera interna/externa kundmöten, samtal och videokonferenser.
- Planera och boka inrikes/utrikesresor inklusive transporter, boende, visum och detaljerade resplaner.
- Stötta eventplanering och logistik.
- Underhålla elektroniska kalendrar, CRM-register, fil- och arkivsystem.
- Förbereda och hantera utläggsrapporter enligt interna policies.
- Administrera leverantörsfakturor och säkerställa korrekta betalningsunderlag.
- Hantera interna och externa förfrågningar med hög servicegrad.
- Avlösa och stötta andra Executive Assistants vid behov.
- Introducera och stödja nyanställda assistenter.
- Följa upp öppna åtgärder och ligga steget före i behovsplanering.
Kvalifikationer
- Dokumenterad erfarenhet av att stötta seniora chefer i en krävande, professionell miljö.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Gedigen vana av komplex kalenderhantering, möteskoordinering och internationella resor.
- Mycket god organisations- och prioriteringsförmåga med flera parallella deadlines.
- Proaktiv och självgående, trivs med självständigt arbete.
- Trygg i snabba omställningar och högpressade situationer.
- Exceptionell noggrannhet, diskretion och konfidentialitet.
- Professionell kommunikation med ledningsgrupp, kunder och kollegor.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft Outlook, Word, Excel och PowerPoint.
- Erfarenhet av utläggs-, företagsrese- och/eller CRM-system.
Meriterande erfarenhet
- Bakgrund inom Investment Banking, Corporate Finance, M&A Advisory eller närliggande finansiella tjänster.
- Vana av Concur eller liknande utläggs- och reseräkningssystem.
- Erfarenhet av företagsreseverktyg.
- Praktisk erfarenhet av CRM-plattformar.
- Vana att stötta flera seniora stakeholders och/eller team samtidigt.
Varför rollen sticker ut för Executive Assistants
Detta är en synlig och affärsnära EA-roll där du arbetar tätt med seniora intressenter i en internationell och snabb miljö. För den erfarna VD-/ledningsassistenten som vill fördjupa sin exponering mot finans, erbjuder uppdraget både komplex koordinering (kalendrar, resor, kundmöten) och processansvar (utlägg, fakturor, CRM). Möjligheten att leda logistik kring transaktionskritiska möten och vara navet i teamets prioriteringar gör rollen idealisk för dig som trivs med högt tempo och stor påverkan.
Så förbereder du en vass ansökan
- Tydliggör erfarenhet av komplex kalender- och resehantering, gärna med internationellt fokus.
- Beskriv exempel där du hanterat snabba ändringar och lyckats hålla deadlines.
- Lyft systemvana: Outlook, Excel och eventuellt Concur/CRM – inkludera nivå och användningsfall.
- Visa på integritet och konfidentialitet i arbete nära ledningsnivå.
- Anpassa CV och sammanfattning till Investment Banking-miljö och terminologi.
Ansökan
Intresserad av rollen som Executive Assistant i Stockholm? Skicka in ett uppdaterat CV via XML International enligt instruktionerna i annonsen. Kontrollera alltid originalannonsen för eventuella uppdateringar kring urval, process och sista ansökningsdatum.
Sökord
Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, Investment Banking, Corporate Finance, M&A, Stockholm, Stockholms kommun, hybrid, föräldravikariat, kalenderhantering, resebokning, CRM, Concur, Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, utläggsrapportering.
Denna artikel är en redaktionell sammanfattning för Executiveeffect.se och ersätter inte arbetsgivarens/rekryterarens fullständiga annons.
