Nyckelrollen Office Assistant på SSAB i Stockholm
Ståljätten SSAB rekryterar nu en Office Assistant till sitt centralt belägna Stockholmskontor. Tjänsten är kontorsbaserad, heltid och passar dig som vill kombinera reception och möteskoordinering med administrativt chefsstöd och kontorsdrift. För dig som arbetar nära ledningen – eller vill ta klivet mot en framtida Executive Assistant-roll – är det här en möjlighet att bli en navperson i en internationell organisation med starkt hållbarhetsfokus.
Det här kommer du att göra
Som Office Assistant på SSAB blir du en synlig och samlande funktion som säkerställer struktur, service och ett professionellt helhetsintryck av kontoret. Du rapporterar till Office Manager och samarbetar tätt med övriga assistenter och interna funktioner.
- Administrativt stöd till team och chefer, inklusive kalender- och möteskoordinering
- Resebokningar och tillhörande administration
- Fakturahantering och enklare ekonomiadministration
- Strukturerad dokumenthantering samt uppföljning av dokumentsignering
- Kontorsdrift och säkerhet, leverantörskontakter och stöd vid event och interna aktiviteter
- Receptionstjänst tillsammans med en kollega; första kontakt för besökare, gäster och leverantörer
- Koordinera och ta emot interna och externa möten – se till att all möteslogistik flyter
- Planera och beställa luncher, fika och catering
Vem söker SSAB?
Rollen kräver en proaktiv, serviceinriktad och prestigelös lagspelare som trivs i ett högt tempo och gärna “får saker att hända i bakgrunden”.
- Erfarenhet från reception, konferensvärdskap eller liknande service-/kontorsroller
- Förmåga att ta ansvar, driva uppgifter självständigt och agera innan behov uppstår
- Strukturerad, bra på att prioritera och van vid många kontaktytor
- Trygg i olika IT-system, dokumenthantering och Office-paketet
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift – SSAB är en internationell arbetsplats
Varför är rollen intressant för Executive Assistants och chefsstöd?
- Bred exponering: Nära samarbete med ledning, chefer och nyckelfunktioner ger insyn i beslutsprocesser och ledningsarbete.
- Process- och serviceförbättring: Möjlighet att utveckla rutiner för dokumentflöden, möteslogistik och kontorsdrift.
- Stakeholder management: Daglig kontakt med leverantörer, gäster, partners och interna team bygger relations- och kommunikationsförmåga.
- Karriärsteg: Rollen kan bli en språngbräda mot bredare Executive Assistant-ansvar.
Förmåner och villkor
SSAB erbjuder ett paket med uppskattade förmåner och en arbetsmiljö som premierar långsiktighet och utveckling.
- Vinstdelning
- Arbetstidsförkortning
- Friskvårdsbidrag
- Heltid, kontorsbaserat, placerat i centrala Stockholm
Rekryteringsprocessen
- Ansökan
- Intervjuer – gärna på plats på kontoret
- Referenstagning
- Bakgrundskontroll
- Signering
Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdag. Frågor besvaras av ansvarig rekryterare, Julia Källmar ([email protected]).
Om SSAB och den gröna omställningen
SSAB är ledande inom höghållfast stål och driver på stålindustrins klimatomställning. Företaget har utvecklat världens första fossilfria stålproduktion och har som mål att bli i stort sett fossilfritt. Som Office Assistant blir du en del av en internationell organisation där hållbarhet och innovation står i centrum – från broar och byggnader till mobilitetens framtid.
Tips från Executiveeffect: så maxar du din ansökan
- Visa proaktivitet: Beskriv konkreta exempel när du löste ett problem innan det uppstod eller effektiviserade en process.
- Kvantifiera service och logistik: Antal gäster per vecka, möten du koordinerat, ledtidsförkortning i dokumentflöden eller kostnadsbesparingar i resor/catering.
- Lyft systemvana: Specificera verktyg (t.ex. Microsoft 365, e-signering, bokningssystem, ekonomi-/fakturaportal) och vad du åstadkommit med dem.
- Framhäv språk och bemötande: Ge exempel på hur du arbetat tvåspråkigt i kund- eller ledningsnära situationer.
- Säkerhet och ordning: Nämn rutiner för passersystem, besökshantering och leverantörssamordning.
- Förbered referenser: Välj personer som kan intyga din pålitlighet, integritet och förmåga att leverera i högt tempo.
Så ansöker du
Ansök via SSAB:s karriärsida/annons. Eftersom urval sker löpande rekommenderas att du skickar in din ansökan snarast. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta Julia Källmar på [email protected].
Sökord för dig som letar nästa steg
Office Assistant, kontorsassistent, receptionist, office coordinator, administrativ koordinator, chefsstöd, Executive Assistant, möteskoordinering, resebokning, dokumenthantering, kontorsdrift, Stockholm, SSAB.
