Chefssekreterare på Linnéuniversitetet – ledningsnära roll i Växjö eller Kalmar
Linnéuniversitetet rekryterar en chefssekreterare till Universitetsledningens kansli. Rollen är ett kvalificerat ledningsstöd till rektor, prorektor och universitetsdirektör – perfekt för dig som arbetar som executive assistant, VD‑assistent eller ledningsassistent och vill verka i en komplex akademisk miljö med stor påverkan på beslut, processer och prioriteringar.
Universitetsledningens kansli samordnar planering, uppföljning, utredningar och verksamhetsutveckling samt kvalitetssäkring kopplat till myndighetsansvar, diarieföring och regelverk. Placering sker i Växjö eller Kalmar, i en organisation med cirka 2 200 medarbetare och 40 000 studenter.
Om uppdraget: kvalificerat ledningsstöd
Som chefssekreterare blir du navet i universitetsledningens administrativa flöden. Du skapar struktur, säkrar framförhållning och växlar smidigt mellan detalj och helhet i en snabb, prioriteringsintensiv vardag.
- Kalenderhantering, mötesbokningar och reseplanering för rektor, prorektor och universitetsdirektör.
- Samordning av kontakter och ärenden, prioritering av inkommande frågor samt struktur i informations-, ärende- och beslutsflöden.
- Planering och administration av ledningsmöten och relaterade forum, inklusive kallelser och underlag.
- Säker hantering av möteshandlingar och dokumentation i rätt tid.
- Korrespondens, avtal, fakturor, utlägg och övriga bokningar.
- Kontinuerligt stöd för att det dagliga arbetet runt universitetsledningen flyter friktionsfritt.
Kvalifikationer
Kravprofilen riktar sig till dig med beprövad förmåga inom ledningsstöd och administration i miljöer med många kontaktytor:
- Akademisk examen (minst kandidat) eller likvärdig kompetens.
- Minst 1 års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete/ledningsstöd.
- Dokumenterad mötesadministration och samordning i komplexa nätverk.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
- Hög digital kompetens och snabb systeminlärning.
Personliga egenskaper som värderas högt: serviceinriktning, prestigelöshet och stark struktur. Du planerar och prioriterar med god framförhållning, agerar självständigt, driver på och följer upp till avslut. Integritet, gott omdöme och förtroendeskapande kommunikation är centralt.
Meriterande erfarenheter
- Ledningsstöd inom universitets- och högskolesektorn.
- Koordinering av komplexa kalendrar och mötesflöden för ledande befattningshavare.
Anställningsvillkor och placering
- Omfattning: Heltid, tillsvidare (inleds normalt med 6 månaders provanställning).
- Tillträde: Enligt överenskommelse.
- Placeringsort: Växjö eller Kalmar, med resor mellan orterna.
- Lön: Individuell lönesättning – bifoga löneanspråk i ansökan.
Varför rollen lockar Executive Assistants
- Strategisk position nära rektoratet med insyn i beslutsvägar och styrning.
- Bred påverkan: från daglig drift till process- och mötesutveckling.
- Tvärfunktionella samarbeten inom en kunskapsintensiv organisation.
- Möjlighet att optimera kalender- och mötesekosystem för högsta effekt.
- Stabil offentlig verksamhet med starkt uppdrag för hållbar samhällsutveckling.
Sista ansökningsdag och kontakt
Sista ansökningsdag är 30 september. Frågor besvaras av:
- Avdelningschef: Malin Lindström, [email protected]
- HR-partner (anställningsvillkor): Stina Andersson, [email protected]
- Fackliga företrädare: via universitetets växel 0772‑28 80 00
Ansök smart – tips från Executiveeffect
- Kvantifiera ditt ledningsstöd: antal möten/vecka, reseupplägg, sänkta ledtider.
- Visa hur du styrt komplexa kalenderflöden och skapat prioriteringsramverk för ledare.
- Lyft exempel på proaktivt möteshantverk: agenda, underlag, beslutslogg och uppföljning.
- Beskriv hur du säkrar integritet, sekretess och professionell kommunikation.
- Nämn systemvana (t.ex. MS 365, ärende- och dokumenthanteringssystem) och hur du förbättrat flöden.
- Anpassa personligt brev till universitetsmiljön och uppdraget nära rektor, prorektor och universitetsdirektör.
Sammanfattning
Chefssekreterare på Linnéuniversitetet är en ledningsnära nyckelroll för dig som vill kombinera strategiskt och operativt executive support. Med placering i Växjö eller Kalmar erbjuds du en central position i universitetsledningens processer, med goda möjligheter att forma effektiva arbetssätt och skapa mervärde i varje beslutspunkt. Skicka in din ansökan senast 30 september.
