Karolinska Institutet rekryterar ledningssamordnare till RIKI
Karolinska Institutet förstärker Research Infrastructure Karolinska Institutet (RIKI) med en ledningssamordnare. Rollen är central för att säkra struktur, kvalitet och service i en nyetablerad organisation som samlar KI:s core-faciliteter och specialistkompetens för forskning i världsklass. Tjänsten är placerad i Solna och rapporterar till RIKI:s administrativa chef.
Om RIKI – navet för KI:s forskningsinfrastruktur
RIKI startade den 1 januari 2026 med uppdraget att bygga en modern, sammanhållen och långsiktigt hållbar struktur för forskningsinfrastruktur vid Karolinska Institutet. Organisationen leds av en direktör för forskningsinfrastruktur tillsammans med en administrativ chef och är inne i en tillväxtfas där arbetssätt och organisation vidareutvecklas för att accelerera forskning, innovation och utveckling.
Uppdraget som ledningssamordnare
I rollen som ledningssamordnare ger du kvalificerat stöd till RIKI:s ledning och säkerställer att information, ärenden och mötesprocesser hanteras professionellt och effektivt. Ditt bidrag blir avgörande för att hålla ihop planering, dokumentation och kommunikation i en forskningsnära miljö.
- Planera och samordna seminarier, workshops och större möten
- Ansvara för praktiska arrangemang samt produktion av presentationer
- Förbereda, boka och följa upp möten, inklusive dagordningar och mötesanteckningar
- Säkra att RIKI:s webbplats hålls uppdaterad i samarbete med kommunikatör
- Hantera avtal samt bereda beslutsunderlag och andra styrdokument
- Ansvara för diarieföring och administrativ dokumenthantering
- Ge kvalificerat administrativt stöd till RIKI:s ledning
Kvalifikationer och profil
- Eftergymnasial utbildning inom kommunikation, pedagogik eller närliggande område
- Minst fem års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, muntligt och skriftligt
- Mycket god förmåga att skriva korrekt, nyanserat och professionellt
- Mycket goda kunskaper i Microsoft Office
Som person är du strukturerad, självgående och prioriterar väl även under tidspress. Du är serviceinriktad, lösningsorienterad och bidrar till ett positivt samarbetsklimat. Erfarenhet från myndighet, särskilt högskolesektorn, är meriterande. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Placering och villkor
Tjänsten är placerad i Solna. Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet sex månaders provanställning.
Så ansöker du
Ansökan görs via KI:s rekryteringssystem Varbi. Du söker med CV (utan personligt brev) och besvarar frågor i formuläret om varför du söker tjänsten.
Därför är rollen intressant för executive assistants och ledningsstöd
Uppdraget har tydlig koppling till ledningsarbete och verksamhetsstyrning: mötesprocesser, diarieföring, avtalshantering, dokumentation och kommunikation. För dig som är executive assistant, VD-assistent eller ledningsassistent innebär tjänsten möjlighet att skala din påverkan nära forskningsledning, i en miljö där struktur, kvalitet och service är avgörande för resultat.
Tips till din ansökan
- Visa mätbara exempel på hur du drivit och kvalitetssäkrat lednings- och mötesprocesser
- Beskriv erfarenhet av diarieföring, avtalshantering och framtagning av beslutsunderlag
- Lyft dubbel språklig förmåga med konkreta skrivprov eller publicerade texter
- Konkreta case på event- och mötessamordning (seminarier, workshops, större forum)
- Specificera din verktygsvana i Microsoft 365, särskilt Outlook, Excel och PowerPoint
Källa: Karolinska Institutet
