JPMorgan Chase söker Administrative Assistant i Stockholm
Global Private Bank inom JPMorgan Chase förstärker i Stockholm och söker en erfaren Administrative Assistant. Rollen riktar sig till dig som redan arbetar nära ledningen – exempelvis som executive assistant/VD-assistent – och vill ta nästa steg i en internationell, snabbföränderlig miljö där precision, sekretess och proaktivitet är avgörande.
Om rollen: administrativ navpunkt i Global Private Bank
Som Administrative Assistant blir du ett centralt stöd för chefer och team inom Global Private Bank. Du håller ihop kalenderflöden, möteslogistik och kommunikation, säkerställer smidig resplanering – både inrikes och utrikes – och tar ansvar för allt från expenses till onboarding. Uppdraget kräver förmåga att prioritera i högt tempo, agera med gott omdöme i konfidentiella frågor och representera verksamheten professionellt i alla kontakter.
Ansvarsområden
- Avancerad kalenderhantering och prioritering av inkommande samtal och ärenden.
- Planering och koordinering av interna och externa möten, inklusive lokaler och möteslogistik.
- Reseplanering (inrikes/utrikes) och sammanhållning av program och underlag.
- Projektledning av externa event och konferenser (t.ex. catering, transporter).
- Hantering av fakturor samt T&E-utlägg enligt policy; fungera som policyresurs.
- Onboarding/offboarding: beställning av utrustning och systemtillgångar.
- Produktion av professionella e‑postmeddelanden och kommunikation på alla nivåer.
- Uppdatering av organisationsscheman och ledningsprofiler.
- Proaktiv hantering av återkommande aktiviteter och tidig flaggning av risker/förseningar.
- Stöd i framställning och redigering av presentationer och kalkylblad inför kundmöten.
Kravprofil
- Minst fem års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna i ledningsnära miljö.
- Dokumenterat stark organisationsförmåga och precision i leveranser.
- Mycket gott omdöme i konfidentiella ärenden och vana att samarbeta med seniora chefer.
- Utmärkta skriftliga och muntliga kommunikationsfärdigheter.
- Hög nivå i Microsoft Office (t.ex. Outlook, PowerPoint, Excel).
- Bevisad förmåga att hantera konkurrerande prioriteringar, särskilt kalenderstyrning.
- Flytande svenska och engelska.
Meriterande
- Erfarenhet av att stötta Managing Director‑nivå eller motsvarande.
- Eftergymnasial utbildning är ett plus.
Varför den här rollen är intressant för executive assistants
För EAs och VD‑assistenter erbjuder tjänsten en möjlighet att arbeta i en global finansmiljö med höga krav på struktur, sekretess och affärsmässighet. Du får kombinera klassiskt ledningsstöd (kalender, resor, möten) med processägarskap (policy, T&E, onboarding) och vara en nyckelperson i att få en högt presterande organisation att fungera sömlöst. Exponeringen mot seniora beslutsfattare och klientnära möten stärker din strategiska förståelse och påverkan i ledningsarbetet.
Om JPMorgan Chase, Asset & Wealth Management
J.P. Morgan är en global ledare inom finansiella tjänster. Inom Asset & Wealth Management levererar bolaget lösningar för kapitalförvaltning och private banking till individer, familjer, stiftelser och institutioner. Företaget betonar långsiktiga kundrelationer, höga kvalitetskrav och en inkluderande kultur – med tydligt fokus på mångfald, lika möjligheter och anpassningar vid behov.
Så sticker du ut i din ansökan
- Visa konkreta exempel på hur du prioriterar i komplex kalenderstyrning och håller många trådar samtidigt.
- Lyft proaktiva insatser: hur du förebygger problem, driver policyefterlevnad och tar initiativ utan tillsägelse.
- Demonstrera kvalitet i kommunikation: kund- och ledningsanpassade mejl, underlag och presentationer.
- Beskriv erfarenhet av internationell reselogistik, konfidentialitet och arbete nära högsta ledningen.
- Bifoga mätbara resultat (t.ex. kortare ledtider, förbättrad möteseffektivitet, kostnadsbesparingar i T&E).
Praktisk information
- Plats: Stockholm.
- Funktion: Global Private Bank, Asset & Wealth Management.
- Språk: Svenska och engelska på flytande nivå.
- Erfarenhetsnivå: Minst 5 år som administrativt/ledningsnära stöd.
Ansökan
Intresserad? Förbered ett CV och personligt brev som illustrerar din erfarenhet av ledningsstöd i högt tempo, din policykännedom och din förmåga att säkra leverans med kvalitet. Ansök via JPMorgan Chases karriärsida.
