AIG söker Executive Assistant i Stockholm – nära stöd till nordiska VDn och ledningsgruppen
AIG, ett av världens största kommersiella försäkringsbolag, rekryterar nu en Executive Assistant till kontoret i centrala Stockholm. Rollen rapporterar till Nordic General Manager och innebär att ge operativt och strategiskt administrativt stöd till den nordiska VDn och AIG Nordics ledningsgrupp.
Rollens huvuduppgifter
- Kalender- och möteshantering samt resebokningar för nordiska VDn.
- Planering, koordinering och till viss del facilitering av ledningsgruppsmöten i Norden, inklusive materialinhämtning, utskick inför deadline, protokollföring och uppföljning av actions.
- Datainsamling och framtagning av beslutsunderlag till Nordic GM i ärenden och projekt som kräver ledningsinvolvering.
- Löpande samarbete med chefer i hela Norden (och delvis utanför) för att strukturera och prioritera GM:s arbete.
- ”Superbokare” för event, intervjuer och andra interna/externa möten.
- Lokal superuser inom expense management (Concur) och inköp (Ariba) samt närliggande administrativa processer.
- Tätt samarbete med internationella team för expense, facility och procurement för att säkerställa smidiga processer.
Profil och kvalifikationer
- Erfarenhet av liknande roll, t.ex. administrativ assistent, receptionist eller kontorsadministratör.
- Mycket god förmåga att skapa struktur, driva ärenden självständigt och hantera flera prioriteringar samtidigt.
- Flytande svenska och engelska; ytterligare språk är meriterande.
- Starka kunskaper i Outlook, Teams och PowerPoint; gärna viss vana av Excel, Salesforce, Concur och SharePoint.
- Hög energinivå, eget driv och flexibilitet.
- Eftergymnasial utbildning är meriterande men inte ett krav.
Varför rollen sticker ut för executive assistants
- Nära partnerskap med Nordic GM och nordiska ledningsgruppen – direkt insyn i beslut och prioriteringar.
- Brett nordiskt mandat med många intressenter, vilket stärker din påverkan och kommunikativa räckvidd.
- Systemägarskap (Concur, Ariba) och processförbättring – chans att bli navet i administrativa flöden.
- Exponering mot en global försäkringsorganisation med välutvecklade arbetssätt och resurser.
Om AIG
American International Group, Inc. (AIG) är en global ledare inom kommersiella och personliga försäkringslösningar, med verksamhet i 80+ länder. General Insurance är en av världens mest heltäckande egendom– och skadeförsäkringsverksamheter och arbetar via en diversifierad, multikanal-distribution.
Förmåner och arbetsplats
- Primärt kontorsbaserat samarbete i centrala Stockholm för effektivt teamwork och kundstöd.
- Omfattande Total Rewards-program med förmåner för hälsa, välbefinnande, ekonomisk trygghet och löpande kompetensutveckling.
- Inkluderande kultur med Employee Resource Groups (ERGs) och tydligt fokus på mångfald och lika möjligheter.
- Möjlighet till skäliga anpassningar i rekrytering och anställning för sökande och medarbetare med funktionsnedsättning.
Ansökan
Tjänsten är placerad hos AIG Europe S.A. Filial i Sverige och tillhör funktionellt området Administrative Support (AS). Ansökan görs via AIG:s karriärportal och företaget ser gärna att du skickar in din ansökan på engelska.
Tips från Executiveeffect inför ansökan
- Tydliggör exempel där du drivit ledningsgruppsmöten end-to-end: agenda, material, minuter och action-uppföljning.
- Visa hur du skapat struktur i komplexa ledningsunderlag och koordinerat input från flera chefer/marknader.
- Beskriv din systemvana: Concur/Ariba eller likvärdiga verktyg, samt hur du förbättrat processer och efterlevnad.
- Lyft din förmåga att kommunicera på svenska och engelska, både skriftligt och muntligt, i professionella sammanhang.
- Kvantifiera resultat där det går (t.ex. minskad genomloppstid, förbättrad möteskvalitet, färre fel i expense/inköp).
Relaterade söktermer
Executive Assistant Stockholm, VD-assistent, ledningsassistent, AIG Nordic, försäkring, Ariba, Concur, Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Salesforce, SharePoint, projektadministration, mötesbokning, resebokning, expense management, inköp, kommersiellt försäkringsbolag.
