Vill vi verkligen ha tillbaka våra fysiska möten?

Under våren tvingade Coronapandemin till hemmajobb, förändrade arbetssätt och större andel digitala möten. Det som många trodde var omöjligt några månader tidigare har nu blivit det nya normala och de tekniska förutsättningarna för digitala möten har utvecklats på många arbetsplatser.

Det finns mycket som skiljer ett digitalt möte från ett fysiskt och många saknar den verkliga interaktionen, att se varandras kroppsspråk och småsnacket vid fikat. Samtidigt verkar allt fler nu ha förstått att ett effektivt möte behöver syfte, mål och en tydlig mötesledare eftersom allt som är dåligt i ett fysiskt möte blir ännu värre digitalt. Digitala möten upplevs ofta som effektiva och frågan är hur många av våra möten som aldrig kommer att återuppstå som fysiska möten?

Kommer du ihåg allt som var dåligt?
I takt med att tiden går har vi människor en tendens att bara komma ihåg det positiva. Flera månader har gått sedan fysiska möten var normen och många pratar lyriskt om den gamla typen av möten, men vet du – många fysiska möten var inte fantastiska, jag tänker på aspekter som:

Restid
När fysiska möten var normen behövde vi lägga både tid och pengar på att resa. Är det verkligen försvarbart att resa så mycket som många gjorde innan Corona med hänsyn till effekter på klimat, arbetstid som går förlorad och tid du inte kan vara med familjen?

Tidstjuvar
I studien Svenskars möten 2019 som jag initierade förra året visade vi att ett svenskt standardmöte då var 60 minuter långt, i ett konferensrum och att 54 procent inte visste vad som har bestämts när mötet avslutas. Nu har många förstått att längden på ett effektivt möte anpassas efter syfte och antal deltagare och även att det är trevligt med kaffet och småsnacket finns det väl ingen anledning att ha det jämt?

Slösmöten
Organisationen Svenska Möten myntade begreppet slösmöten och visade att 40 procent av våra möten styrs av tradition och slentrian i stället för behov och tydligt syfte. Många har börjat ifrågasätta mängden möten ännu tydligare nu och frågan är varför vi ska fortsätta springa på alla möten eller åka på den årliga konferensen utan egentligt syfte bara för att vi gjorde det innan Corona?

1/3 av alla fysiska möten försvinner
Ingen vet hur framtiden kommer att se ut men en som har stor erfarenhet av att analysera hur våra beteenden förändras är Johanna Danielsson på Kairos Future som menar att drivkrafter som digitalisering, klimatfrågan och bekvämlighet gör att kanske 1/3 av alla fysiska möten försvinner. En uppgift som bland annat tagits upp av både Travel News och SVTs Agenda.

Framtidens kontor blir nya mötesplatser
Efter allt hemmajobb har många gjort iordning en kontorshörna hemma, priset på bostäder är rekordhögt delvis för att många vill bo större och kanske kommer våra kontor aldrig bli sig lika igen.
Lena Lid Falkman, som är forskare i ledarskap och organisation vid Handelshögskolan i Stockholm och Karlstad Universitet menar att pandemin ökar takten på de trender vi sett sedan tidigare. En av hennes slutsatser är att hemmajobbet kommer vara fortsatt populärt och att framtidens kontor förändras till att fungera mer som mötesplatser.

De dagar vi är på kontoret behövs goda förutsättningar för att mötas och troligtvis är det citylägen som gäller för att minimera resandet. Om kontoret tydligt förändras till en bra mötesplats kan efterfrågan på externa lokaler minska ytterligare. Varför ska den som har perfekta förutsättningar på kontoret åka iväg till konferensanläggning?

Vad blir det nya normala?
Det finns självklart både för- och nackdelar med både fysiska och digitala möten liksom det som kallas för fygitala möten eller hybrider. Ingen kan med säkerhet säga hur det nya normala kommer att se ut, men kanske får vi en större variation av olika mötesformat? Kanske har pandemin lärt oss att uppskatta och värdesätta fysiska möten på ett nytt sätt. Kanske blir den här typen av möten inte slentrian och slöseri av tid på samma sätt framöver?

Även att alla möten som är digitala i dag inte kommer fortsätta att vara det när vi börjar leva ett mer normalt liv har många nu lärt sig att hantera och uppskatta fördelarna med resfria digitala möten. Kanske kommer vi därför att välja format och längd på våra möten baserat på vad vi vill få ut av mötet och hur många som deltar framöver?

Av Fredrik Bauer, Mötes-PT, utbildare och grundare av Mötesutveckling.se