Peggy onboardar nya medarbetare

Peggy Ödgren har haft olika roller under sitt arbetsliv och om hon ska se den röda tråden så är det mötet med människor som är ett återkommande tema. Peggy hade jobbat fyra år som executive assistant på Volvo Cars när hon i höstas bestämde sig för det var dags för nya utmaningar. Idag jobbar hon som Business support & Onboarding expert på avdelningen för design, en ny roll som hon fått utforma själv. Idag delar hon sin tid mellan att stötta sin chef med administrativa uppgifter och jobba med onboarding av nya medarbetare.

– Jag har alltid jobbat med människor och för människor, för att förbättra och förenkla. Jag tycker att det kommer naturligt hos mig och jag har lätt att se helheten, det är roligt när man känner att man gör skillnad och när man underlättar för folk.

Peggy jobbar på Volvo Cars designavdelning i Göteborg, en avdelning med drygt 400 anställda. I sin roll ser Peggy till så att de nya medarbetarna får en bra introduktion till Volvo Cars och designavdelningen samt att de får rätt förutsättningar på jobbet. Peggy håller i onboarding i genomsnitt varje vecka och processen innebär allt från att skicka välkomstmejl, ordna en guidad tur i fabriken, till att berätta hur man enklast tar sig till arbetsplatsen. Peggys fokus är att introducera de nyanställda till hur de på bästa sätt kommer igång på sin nya arbetsplats. En stor del är även att få de nyanställda att känna sig välkomna och inkluderade. Peggy försöker skapa en så välkomnande stämning som möjligt, så att de nyanställda känner sig bekväma med att ställa frågor och förstår att de är trygga i gruppen. Hon fortsätter vara närvarande även efter första veckan genom att ha individuella uppföljningsmöten, skicka material, se till så att de trivs på jobbet och ordna träffar där alla nyanställda får träffa varandra och knyta nya kontakter. För Peggy är det viktigt att se onboardingen ur de nyanställdas perspektiv – vad är det viktigaste för att de ska kunna komma in i jobbet på bästa sätt?

– Det gäller ju att fundera på hur jag skulle vilja ha det om jag kom ny, vad är det jag behöver veta, vad är viktigast för att komma in i jobbet?

Precis som i en klassisk EA-roll behöver Peggy vara väldigt självgående och se vad som behöver göras innan någon ber om det. Hon har själv tagit fram den onboarding-process som finns, med stöd av underlag från företaget. Det är en process som är i ständig utveckling. Utöver onboarding av nyanställda så stöttar Peggy sin chef med klassiska uppgifter så som mötesbokning, inköpsordrar och är vad hon själv kallar en ”må bra-general” på avdelningen. Peggy har själv format mycket av sin roll och byggt på den efter hand, när hon sett nya behov. Hon har kommit en bra bit på vägen och känner fortfarande att det finns mycket roligt att bygga vidare på. På frågan vad som driver henne så svarar Peggy att det är känslan av att göra saker och ting bättre och att underlätta för de anställda.

– Det är nog att man jobbar för att det ska bli bättre för till exempel de anställda. Att underlätta och få dem att känna sig sedda och att de får med sig något. Det känns värdefullt att kunna lämna över det tycker jag!

Av: Lovisa Wallin