new—land rekryterar kontorschef/Office Manager i Stockholms kommun
Det internationella produktionsbolaget new—land söker en kontorschef/Office Manager till Stockholm. Rollen är ett tydligt nav för kontorsdrift, gäst- och teamupplevelse samt intern struktur – en möjlighet för erfarna Executive Assistants och Office Managers att ta ett brett operativt ansvar i en kreativ miljö med högt tempo.
Om rollen: navet i kontorsdrift, kultur och gästupplevelse
- Kontorsdrift och service: säkerställa ett representativt, välfungerande och inbjudande kontor; daglig service i kök, mötesrum och gemensamma ytor; beställningar av förbrukning, mat och utrustning; kontakt med städ, fastighet, leverantörer och hantverkare; mindre inköp och praktiska lösningar; vara först på plats och lösa problem snabbt.
- Kultur och upplevelse: välkomna gäster, frilansare och partners; skapa en varm men professionell känsla; planera och genomföra interna event som möten, AW, middagar och visningar; vara trygg kontakt för praktikanter och bidra till energi och ordning i vardagen.
- Administration och struktur: kvitto- och underlagshantering; utveckla rutiner, checklistor och informationsflöden; onboarding av praktikanter och nyanställda; grundläggande teknikansvar (skrivare, servrar, arkiv, delning); hantering av e-post- och dokumentstruktur.
- Producent- och projektstöd: resebokningar, utlägg och kvitton; administrativt stöd kring avtal, rättigheter och tillstånd vid behov; arkivering av projekt (digitalt och fysiskt); möjlighet att stötta i produktion när det behövs.
Profil: proaktiv, servicedriven och strukturerad
- Mycket hög servicenivå och stark kvalitetskänsla.
- Självgående, lösningsorienterad och prestigelös – levererar innan behovet uttalas.
- Förmåga att hantera många parallella uppgifter utan att tappa struktur.
- Trygg i professionella sammanhang och socialt lyhörd, trivs i kreativ miljö med höga krav.
- Flyt i svenska och engelska i tal och skrift.
- God systemvana: Mac, Office/Google, molntjänster, kalender och ekonomiunderlag.
- B-körkort.
- Meriterande: erfarenhet som Office Manager, inom hotell/restaurang, administration eller liknande.
Erbjudande från new—land
- En nyckelroll i ett växande, internationellt produktionsbolag.
- Stor tillit och ansvar i vardagen.
- En arbetsplats där kultur, kvalitet och prestation värderas lika högt.
- Heltid, tillsvidare med sex månaders provanställning.
Varför det här är intressant för Executive Assistants
Rollen kombinerar ledningsnära service, kontorsdrift, vendor management, eventkoordinering, onboarding och lättare ekonomi/IT – en ideal matchning för seniora EAs och Office Managers som vill bredda sin påverkan. Den kreativa produktionsmiljön adderar projektstöd och produktionsnära uppgifter som utvecklar koordinations- och stakeholderkompetens.
Tips till din ansökan
- Visa exempel på proaktivitet: hur du byggt rutiner, checklistor och förbättrat flöden eller trivsel.
- Lyft erfarenhet av leverantörsstyrning, avtal och kontorsservice med mätbara resultat (SLA, kostnadsoptimering, NKI).
- Beskriv hur du skapar en professionell gäst- och teamupplevelse samt hanterar parallella deadlines utan att tappa kvalitet.
- Specificera systemvana (Mac, Google Workspace/Microsoft 365, moln och arkivering) samt språk och B-körkort.
Plats och omfattning
Stockholm, Stockholms kommun. Heltid, tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.
Så ansöker du
Se originalannonsen från new—land för ansökningsinstruktioner och eventuell sista ansökningsdag. Förbered CV och ett kort brev som betonar serviceexcellens, struktur och erfarenhet av kontorsdrift i kreativa miljöer.
Om new—land
new—land beskriver sig som ett växande, internationellt produktionsbolag med höga ambitioner och stark sammanhållning. Kulturen präglas av värme, generositet och professionalism – målet är ett välkomnande, levande kontor där kvalitet och prestation går hand i hand.
