Hej Tove Hellberg! Hur kändes det att ta hem utmärkelsen Upcoming Executive Assistant of the Year?
– Jag känner mig otroligt stolt och glad! Det är verkligen en ära att få ta emot priset.
Varför tror du att du vann?
– Jag tror att det beror mycket på att jag alltid försöker ha en positiv grundinställning, både när det kommer till arbetsuppgifter och i relationen med andra människor. Jag försöker också att alltid ligga steget före mina chefer och få till det där ”lilla extra” som gör att deras dag eller vecka blir snäppet bättre än förväntat.
Hur länge har du jobbat som Executive Assistant?
– Jag firade alldeles nyss min 2-årsdag som Executive Assistant på Volvo.
Vad lockade dig till rollen?
– Jag uppskattar verkligen bredden i rollen, ingen dag är den andre lik och man utmanas ständigt! Rollen är internationell och jag arbetar med människor från alla världens hörn, vilket också lockade mig.
Vad enligt dig utmärker en riktigt vass Executive Assistant?
– En riktigt vass Executive Assistant är enligt mig en person som alltid ligger steget före, som varken är rädd för problemlösning eller förändring och som arbetar strukturerat och effektivt. Tror även att en hög grad av social kompetens är viktigt ur den aspekten att man bör kunna hantera olika typer av människor, situationer, relationer och eventuella konflikter.
“Ärlighet och förtroende är helt grundläggande i en så tight relation”
Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Jag tycker att kommunikation, ärlighet och förtroende är det absolut viktigaste i en relation mellan chef och assistent. Man arbetar så tätt tillsammans så det är en förutsättning för att samarbetet ska kunna fungera. Det är viktigt att man kan diskutera kring sin kommunikation med varandra; Vad fungerar för oss? Hur ser våra kommunikationsstilar ut? Allt för att undvika onödiga missförstånd. Ärlighet och förtroende är helt grundläggande i en så tight relation och man vinner verkligen i längden på att lägga tid och energi på att utveckla det ömsesidiga förtroendet och tilliten till varandra.
Hur ser din roll ut?
– Jag arbetar som Executive Assistant till vår CFO och till vår Senior Vice President för HR – min roll är alltså delad på två personer. Jag hoppar även in som assistent till vår VD när hans assistent är bortrest. Det är en riktigt givande, utmanande och utvecklande roll tack vare att jag får arbeta tillsammans med två olika individer från olika länder och kulturer inom två helt skilda affärsområden.
Hur kan en vanlig dag se ut?
– Den ena dagen är aldrig den andre lik, men jag börjar oftast dagen med att först gå igenom min inkorg och se över hur min dag ser ut – gör alltid en ”to do”-lista innan hemgång, så den går jag igenom nästkommande morgon.
– Jag går sedan igenom mina två managers kalendrar och inkorgar och säkerställer så att jag har koll på vad som är ”på tapeten”, hur deras dag ser ut och att kommande vecka/veckor är väl planerade och tar sedan tag i de uppgifter som landat på mitt bord. Planering inför management team-möten är alltid pågående, då jag som sagt har två management team att koordinera. Det uppstår nästan alltid oförutsedda situationer eller uppgifter under dagen som gör att jag måste vara snabb på att omprioritera och strukturera om min egen eller mina managers dag.
“Jag uppskattar verkligen att arbeta internationellt”
Vad är roligast i din jobbvardag?
– Variationen av arbetsuppgifter helt klart! Ena dagen sitter jag och pratar i en video-broadcast med min CFO till hans Finance community, andra dagen förbereder och genomför jag en workshop tillsammans med min HR chef och tredje dagen administrerar jag mina chefers reseräkningar. Jag uppskattar verkligen också att arbeta internationellt och jag har ett riktigt härligt samarbete med mina chefer – vi har kul ihop och det tycker jag är otroligt viktigt.
Vilket är det mest galna projekt som du fått på ditt bord?
– Volvo Construction Equipments huvudkontor låg förut i Bryssel. När det flyttade till Göteborg för två år sedan flyttade även många personer till Göteborg från olika delar av världen. För att de skulle känna sig välkomna i sitt nya hemland och att vi alla skulle ges möjligheter att utnyttja vår kulturella mångfald, förstå och lära oss av våra kulturella olikheter, bygga ett förtroende och möjliggöra gott samarbete, fick jag i uppdrag att initiera något som gjorde just detta möjligt. Det var ett spännande och utmanande uppdrag!
Så hur gick det…?
– Det resulterade något som vi döpte till ”Monthly cultural exchange” – månadsvisa möten där vi samlades i fikarummet och där jag på förhand bestämt ett tema för varje tillfälle. Det kunde vara en övning där alla fick skriva något om sig själva på en lapp som vi sedan lade i en skål, jag läste lapparna och vi alla fick gissa vem lappen hörde ihop med. Andra gånger var det tema på ett land, exempelvis Brasilien där jag hade gett i uppgift till kollegorna från Brasilien att presentera sitt land och kultur på valfritt sätt. Den gången fick vi njuta av Brasiliansk musik, mumsiga bakverk från Brasilien och en väldigt underhållande jämförelse mellan svenskar och brasilianare. Ett annat exempel på ett av våra teman var att vi diskuterade stereotyper kring olika generationer på en arbetsplats. Detta projekt har lett till att vi har fått en förståelse för varandra som vi nog inte skulle fått annars, en avslappnad och familjär stämning på kontoret helt enkelt.
“Jag försöker hålla mig uppdaterad om vad som sker i den digitala världen”
Hur gör du för att utvecklas i rollen som EA?
– Jag försöker alltid hålla mig uppdaterad och i framkant på förändringar som sker, exempelvis i den digitala världen. Jag ser även till att hålla utkik efter utbildningar och konferenser som kan ge möjlighet till nya värdefulla insikter om rollen i stort eller om min personliga utveckling. Utöver det försöker jag bredda, underhålla och lära av mitt existerande assistentnätverk, både inom Volvokoncernen och utanför genom att jag är medlem i nätverket IMA (International Management Assistants).
Vad händer under 2020? Något speciellt du ser fram emot?
– Oj, det är många roliga saker som händer under 2020! I sommar ska exempelvis en stor HR leadership summit för 250 personer inom Volvokoncernen att hållas. Jag har fått äran att vara en del av projektgruppen som arrangerar hela konferensen, det ska bli riktigt roligt att arbeta med och framför allt se slutresultatet av den!
