”Få ut mer av ditt möte och event”

Allt fler företag väljer att bjuda in eventbyråer i pitcharbete inför val av samarbetspartner. Men allt färre pitchunderlag visar på kompetens att upphandla tjänster som ger eventbyråerna möjlighet att lägga rätt idéer, och som kan ge företaget större affärsnytta och utväxling över tid, skriver Karin Frisell, vd och kommunikationsstrateg på Step2 Communication i en debattartikel.

Ofta efterfrågas endast ”hur-lösningar” och pitchunderlagen innehåller sällan en beskrivelse kring vad som efterfrågas och varför det efterfrågas, vilket är avgörande för att syfte och mål ska sättas och därefter kunna följas upp för ett resultatsäkrande nästa steg.

Som ett led i detta utmanas eventbranschen att lägga massor av tid på att pitcha idéer och koncept utan att ha fått bra förutsättningar för att förstå syftet och målet med mötet. Ofta saknas också underlag om deltagarna och dess verkliga demografiska bakgrund.

Gör hemläxan

Det är inte bara antal, ålder, kön och titlar som är intressant – det finns så mycket mer som ger dig en känsla för vilka idéer som kommer bära eller brista om man får göra hemläxan på riktigt.

Är det ett internt event handlar mycket om att sätta sig in i och ställa frågor kring hur den interna kulturen och värderingarna ser ut samt hur personalomsättningen ser ut, vilket är intressant för att få en djupare insikt i företagets employer branding värde.

Saknar kommunikativa mål

Vad medarbetarna har för bakgrund till detta möte/event och kanske också vad det kan finnas för förväntningar bör kartläggas innan idéarbetet sätts igång.

Allt för ofta saknar också briefen kommunikativa mål, affärsstrategiska utmaningar samt eventuella hinder och begränsningar som kan vara avgörande för vilken väg idéarbetet bäst bör ta. Det har helt enkelt blivit en idékamp om uppdragen istället för en kamp om ROI (Return on Investment).

Lägsta pris vinner

Bäst koncept och idé till lägsta pris vinner ofta och när samarbetspartners väl är valda och kommunikationsarbetet ska sättas igång, är det inte säkert att detta går hand i handske.

Allt för ofta hoppar man rakt in i produktion och missar att backa tillbaka till de viktiga frågeställningarna och kartlägga ”veta – känna – göra ”-mål för att säkerställa en bra plattform för utvärdering, uppföljning och actions för nästa steg.

Mötet är ett otroligt kraftfullt verktyg använt på rätt sätt, men det kan också bli ett dyrt tomtebloss med en snabbt slocknande energilåga där förändring, eftereffekt och affärsnytta riskerar att utebli.

Här kommer några snabba tips till en köpare av möten och event:

• Kartlägg syfte och mål med eventet, affärsstrategiska utmaningar samt eventuella hinder och begränsningar.
• Fastställ kommunikativa mål (vad vill ni att målgruppen ska veta, känna och göra efter eventet.
• Tydliggör hur målgruppen ser ut? (bakgrund, mångfald, intern kultur, värderingar och förväntningar.
• Om eventet genomförts tidigare, titta på framgångsfaktorer och fallgropar från tidigare utvärderingar och ta fram vad som med fördel kan upprepas och vad som bör undvikas.
• Tydliggör vad den önskade affärsnyttan av eventet är och sätt en före-, under- och efterplan.
• Slutligen, finns inte kompetens att driva ovan processer internt för att få svar på dessa frågor, välj en samarbetspartner som har kompetens och erfarenhet av att hjälpa er göra det.
• Sammanfattningsvis – fokusera inte på att jaga idéer och hur-lösningar. Ta det lugnt, gör hemläxan och säkra grunden så att ni genomför rätt idéer istället.

Av: Karin Frisell, vd och kommunikationsstrateg på Step2 Communication