På bilden: Anna NordqvistMöt Anna Nordqvist, Executive Assistant på Bergendahls. Här berättar hon om hur hon ser på rollen som chefsassistent och varför det är viktigt att ha koll på resultat och nyckeltal.
Anna har alltid vetat att hon vill jobba med service i någon form. Hon började i kassan på bank och gick sedan vidare till tjänster så som privatrådgivare, biträdande kontorschef och sekreterare i bankens högre kreditkommittéer.
– Till slut blev jag tillfrågad att ta rollen som Executive Assistant Därefter har jag haft ett antal uppdrag och olika chefer i den rollen. De två senaste som chefsassistent till koncernchefen i Swedbank respektive Bergendahls, berättar Anna Nordqvist.
”Oförutsägbarheten är det roligaste med mitt jobb”
Anna uppskattar oförutsägbarheten i rollen som Executive Assistant.
– Variationen och oförutsägbarheten är det roligaste med mitt jobb. Det är härligt att inte exakt veta vad varje dag ska föra med sig, säger Anna och fortsätter:
– I min nuvarande roll uppskattar jag även möjligheten att byta fysisk arbetsplats. Jag jobbar nämligen både från Stockholm och Skåne.
Allt du gör bidrar till din utveckling
Utvecklingen av rollen är mycket beroende vad du gör den till menar Anna.
– Uppdraget utvecklas mycket beroende på vad man själv gör det till. Du måste visa framåtanda och din vilja att göra nya saker. Ibland vet man inte vad något kommer att leda till men allt bidrar till någon form av utveckling, säger Anna och fortsätter:
– Därutöver har situationen med Covid-19-pandemin ändrat mitt uppdrag en del med mer digitala möten och distansarbete.
Inspirerande och inkluderande
En chef ska vara inspirerande och inkluderande. Annas chef bollar gärna både enklare och mer komplexa ärenden med henne.
– Jag är inte expert på något speciellt område men jag är intresserad och har ofta nya infallsvinklar på olika frågor, berättar Anna och fortsätter:
– Min chef värderar min input högt och vi har många intressanta och utvecklande samtal, vilket vi båda uppskattar. En god personkemi, öppenhet, förtroende och ömsesidig respekt är förutsättningar för ett lyckat samarbete. Det har vi verkligen hittat.
Jag fick hastigt en ny chef i knät
Det har hänt många oväntade och spännande saker under åren och jag har ofta varit i hetluften. Så som det gärna blir när man jobbar i stora bolag nära ledningen berättar Anna.
– Vid ett tillfälle blev jag rekryterad som assistent till en chef som efter en vecka lämnade företaget med ett dygns varsel. Jag fick hastigt en ny chef i knät, berättar Anna och fortsätter:
– För ett gott samarbete krävs att man har bra personkemi så utfallet kunde ha blivit hur som helst. Den här gången stämde det som tur var jättebra. Vi jobbar fortfarande ihop!
Stort firande
På Annas bord just nu ligger löpande arbete och planering för 2021. Dessutom är hon en del av planeringen för Bergendahls 100-årsjubileum 2022.
– Vi hoppas såklart att situationen då tillåter ett stort firande av denna milstolpe. Så att vi på ett värdigt och härligt sätt kan uppmärksamma bedriften, både internt och externt.
Något Anna själv hade velat veta när jag var ny i rollen som Executive Assistant är värdet av att nätverka.
– Det hade varit bra för mig att veta värdet av ett starkt nätverk, både internt och externt. I och med att rollen innebär att både vara en gatekeeper och point-of-entry till din chef. Ett brett kontaktnät är ovärderligt när du behöver lösa snabba puckar, säger Anna och fortsätter:
– Med min bakgrund i finansbranschen har jag också ett intresse för olika näringslivsfrågor och håller mig uppdaterad genom att läsa bland annat Di och Financial Times.
Grundläggande förståelse för affären
Anna tror att arbetet blir både roligare och lättare om du är lite intresserad av bolagsaffären. Vare sig det är bank, retail eller någon annan bransch.
– Din chef har förmodligen ett resultatansvar och då blir det mer givande om man har åtminstone en grundläggande förståelse för affären, resultat och olika nyckeltal, säger Anna.
Värdet av snabb återkoppling till olika stakeholders inom och utom organisationen ska inte heller underskattas menar Anna.
– Även om du inte har svaret direkt, blir de flesta nöjda med att du låter dem veta att du tar reda på detta och återkommer så fort som möjligt. Stor integritet, anpassningsförmåga och leveranssäkerhet är egenskaper som många chefer värderar högt.
Följ med Anna under en arbetsdag:
– När min chef och jag båda är på kontoret, är jag som regel på plats före honom och lämnar när han har gått. När vi är på olika håll är min arbetstid och plats mer flexibel, säger Anna och fortsätter:
– Jag börjar med att titta igenom dagens agenda, ta fram eventuella underlag och skapa mig en bild över läget.
”Det ligger i linje med min ambitionen”
Anna uppskattar att vara på plats tidigt på kontoret och få koll på situationen innan dagen drar igång.
– Det ligger i linje med min ambition att alltid ligga steget före för att min chef ska kunna vara så förberedd som möjligt och arbetet löpa smidigt. En före detta chef sa till mig en gång att jag verkade kunna ”se runt hörn”, det tycker jag beskriver ganska väl vad det handlar om.
När Anna släcker ner datorn beror på hennes chefs agenda.
Brinner det någonstans är Anna alltid redo
Annas nuvarande chef har stor respekt för att det ska finnas en bra balans mellan arbete och fritid. Men brinner det någonstans, även i en annan tidszon, så är Anna alltid tillgänglig. Oberoende av veckodag. Det kommer med jobbet menar hon.
– Att vara vd, framför allt i ett större företag, är sällan ett 9-5-jobb. Därmed blir inte mitt arbete heller det. Men då jag uppskattar variation och utmaningar ser jag bara det som positivt, avslutar Anna.
