Hummingbird Grupp & Konferens har gått på djupet och tagit fram en lista med nio enkla steg att checka av för framgång.
Checklista – Nio steg till en lyckad digital konferens
- Vad är det ni vill åstadkomma?
Det första grundläggande steget är att ledningen i företaget tydliggör vad man vill uppnå med den digitala konferensen. Är det för att öka samhörigheten i eller med bolaget, kickoff för en lansering eller ny affärsplan, studiebesök, utbildning eller något annat som är till gagn för företaget? Det kan vara en del i arbetet med att skapa en så attraktiv arbetsplats att man lättare behåller och kan attrahera nya medarbetare. Vad vill du/ledningen i företaget att deltagarna ska ha fått med sig efter att ha deltagit i evenemanget. - Helheten
Bestäm hur innehåll och dramaturgi ska se ut för att åstadkomma det som man bestämt i punkt 1? Hur säkrar man att intresset hålls uppe och att alla verkligen vill vara kvar och ha fortsatt fokus i den digitala konferensen? Hur ska inbjudningar gå ut? Vad ska kommuniceras innan och efter? Dokumentation. - Delaktighet
Bygg in delaktighet i programmet för ökat engagemang. - Pauser
Även i ett digitalt event är det viktigt att lägga in pauser i programmet. Gör dem gärna sociala med möjlighet till mingel. - Gruppindelningar för bästa dynamik
I fysiska konferenser förbereder man ofta gruppindelningarna noga utifrån något kriterium medan det ofta blir slumpvisa gruppindelningar på digitala konferenser. För bästa dynamik i grupparbeten så är förutbestämda gruppindelningar ofta att föredra. - Manus klart i god tid.
Programmet och programpunkterna är ofta betydligt kortare på en digital konferens. Det kräver mer av förberedelser från talarna. Det är också så att en talare lättare kan improvisera på ett fysiskt möte medan det inte alltid är lika ”förlåtande” i ett digitalt event. För timing och synkning av de olika programpunkterna behöver manus vara klart i god tid. - Korta ner
Tänka på att allt ofta måste hållas betydligt kortare än vid ett fysiskt möte. - Fastna inte i tekniken
Ta hjälp av en erfaren mötesarrangör som säkrar att ni kan koncentrera er på innehållet och deltagarna. - Anlita någon som är helhetsansvarig.
Ta hjälp av någon som kan lösa både anmälningshantering, planering av upplägget, hantering av tekniken och genomförandet. Då slipper du att saker hamnar mellan stolarna och har en erfaren kontakt för hela den digitala konferensen.
