Hej Johanna Thunström! vem är du och vad du jobbar du?
– Jag är 54 år och jobbar som assistent sedan snart åtta år tillbaka på Ericsson i Kista, i Stockholm, inom Research & Development Digital Services. Men jag har omkring 25 års erfarenhet totalt som assistent.
Hur ser din roll ut på Ericsson?
– Sen tre och ett halvt år stöttar jag primärt en finsk chef och hans globala ledningsgrupp och organisation som är spridd i fyra olika länder i och utanför Europa. Men jag stöttar även en kvinnlig Kista-baserad chef och hennes ledningsgrupp, även den global även om majoriteten sitter i Kista, samt att jag tillsammans med tre andra assistenter supportar anställda och konsulter i Kista inom vår enhet som består av omkring 400 personer.
Berätta hur en vanlig dag kan se ut!
– Kalenderhantering, hantering av många mejl, mötesbokningar, deltagande i möten, reseadministration – allt från bokning och koordinering av resor till utläggsredovisning – i alla fall till de två chefer jag närmast stöttar, workshops- och viss eventplanering, inköpsadministration inklusive fakturahantering, mötesagendor, intranätsuppdatering, accesshantering – vi har ett högt säkerhetstänk inom Ericsson och den delen jag arbetar inom i synnerhet – och allmän administrativ planering och koordinering, samt väldigt mycket coachande och internutbildande av kollegor och delvis konsulter i olika administrativa verktyg och processer. ”Johanna, hur/var gör jag det här” är en ofta förekommande fråga!
Ericsson är ju ett globalt företag, hur märks det i din roll som assistent?
– Åh det är bland det allra bästa i min arbetsvardag! Närmast omkring mig rent fysiskt just idag ser jag kollegor med irländskt, japanskt, indiskt, kinesiskt, engelskt, tysk, brasilianskt och svenskt ursprung. Alldeles nyss hade jag en videomötesavstämning med en assistentkollega i Kina då hon och jag tillsammans koordinerar en stundande resa för några chefer.
– Jag sitter i ett så kallat “free seating area” i ett öppet kontorslandskap även om jag de flesta dagar snor åt mig samma skrivbord. Det är dock väldigt praktiskt att byta plats beroende på olika arbetsuppgifter och vem jag supportar i stunden. Att dagligen interagera med inte bara olika personlighetstyper, utan även olika kulturer är ständigt utvecklande. Vi är så olika rent kulturmässigt även inom Norden.
Hur stor del av ditt jobb är på engelska? Och hur upplever att det är att arbeta på ett annat språk?
– Jag skriver mestadels på engelska i så hög grad att jag ibland måste tänka efter ”men hur uttrycker jag mig egentligen bäst på svenska här, så att det inte blir svengelska” och talar engelska minst 50% av tiden och enbart engelska med min finske chef. Engelska är dessutom vårt officiella koncernspråk och jag trivs mycket bra med det!
Assistentrollen uppfattas av många som en ganska ensam roll, känner du igen dig i det?
– Ja och nej. Ensamt på så sätt att jag inte riktigt kan bolla med min chef när jag ”kör fast” i ett administrativt verktyg eller en administrativ process. Han har oftast ingen aning utan det är jag som förväntas vara den administrativa experten. Men företaget är stort så jag har många assistentkollegor och arbetar mycket tätt med mina tre närmaste.
Kan du ge exempel på hur ni tre jobbar tillsammans?
– Vi delar till exempel ansvaret för en gemensam mejlbox dit anställda och konsulter (alla utom de chefer jag supportar) uppmanas att skicka in sina supportförfrågningar – de är självklart även välkomna att söka upp oss personligen i kontorslandskapet. Och bland oss emellan har vi fördelat det ytterligare i egna valda expertområden. Jag ansvarar exempelvis för alla kollegor som kommer hit till Kista på kortare eller längre uppdrag från andra länder eller till och med flyttar till Sverige permanent, givetvis med stöd från från People (HR) men deras chef och jag är dem de först träffar dag ett för genomgång av praktikaliteter. Redan innan de reser till Sverige förbereder jag allt praktiskt – från mobiltelefon, dator, passerkort med mera på plats till att informera om ”så här fungerar Storstockholms Lokaltrafik och kranvattent är drickbart”. I många andra kulturer upplevs det lättare och mer ”comme-il-faut” att fråga mig i egenskap av assistent än att fråga sin chef.
Vad är roligast i ditt jobb?
– Variationen, att vara en spindel i nätet i en riktigt internationell miljö.
Vad lockade dig till assistentrollen?
– Hmm, minns ej ärligt talat men jag lekte kontor när jag var barn, haha!
Vad tycker du är de viktigaste personliga egenskaperna man behöver i den här rollen?
– Noggrannhet, struktur och att kunna prioritera, stresstålighet samt prestigelöshet. Det är för det mesta fullt upp och att-göra-listan ändras ständigt. Mina chefer är högt mötesbelastade så det finns inget utrymme att ständigt fråga dem om ditten och datten, utan jag måste ta egna beslut och vara så proaktiv som möjligt – för det kommer ofta något inslängt med kort framförhållning. Man måste även ha ett visst mått av skinn på näsan. Mycket är viktigt och bråttom men vad är viktigast just nu?! Och det är för mig personligen absolut nödvändigt att relationen mellan mig och de två chefer jag primärt supportar är fylld av tillit, respekt, integritet och inkluderande. Det skulle bli alldeles för tungarbetat om inte personkemin stämde mellan oss.
Hur gör du för att utvecklas i din yrkesroll?
– Jag har lyxen av ständig tillgång till ett helt bibliotek med onlinekurser i allt möjligt. Det gäller bara att få tid till att utnyttja det, vilket är en utmaning. Ibland erbjuds jag även intruktörsledd utbildning i klassrum. Jag blir aldrig fullärd i min roll.
Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen och hur du hanterade det?
– En gång så lyckades jag radera en gemensam så kallad “drive” innehållandes många viktiga dokument men jag fann mig ganska snabbt och tog på mig min cykelhjälm och gick ned till IT-supporten och berättade vad jag gjort och sade förlååååt. Efter att de skrattat gott åt mitt ”skydd” fick jag hjälp med att återskapa allt.
Vad händer under 2020? Något speciellt du ser fram emot?
– Att det går bra affärsmässigt för mitt företag förstås! Och på det privata planet ser jag fram emot några resor.
