Gör mer och få mindre gjort…
Ja, tyvärr verkar många arbeta efter det receptet. Att multitaska och hålla många bollar i luften är sällan en bra strategi. Inte nog med att du inte blir särskilt effektiv – du mår dessutom sämre!
En amerikansk undersökning visar att bara genom att kolla mejl, skicka SMS och svara i telefon under ett möte eller under arbetet med en viktig uppgift så minskar du din koncentrationsförmåga motsvarande en sömnlös natt eller dubbla effekten av att röka marijuana! Produktiviteten minskar med upp till 40% och du sänker ditt IQ med 10 punkter!
Fler negativa effekter
- Minskad produktivitet och måluppfyllelse – du är inte så effektiv som du tror
- Minskad kreativitet – när det är fullt upp har vi mindre tillgång till nya tankar och idéer
- Ökad risk för misstag – som leder till att du får lägga mer tid på att justera och göra om uppgifterna
- Du mår sämre och känner dig tröttare – våra hjärnor uppskattar kontroll och fokus och det kostar massor av onödig energi att ständigt skifta fokus mellan olika uppgifter
Viktigt och bråttom
Dwight D Eisenhower sa: ”Jag har två slags problem – det som är bråttom och det som är viktigt. Det som är bråttom är sällan viktigt och det som är viktigt är sällan bråttom.”
Utifrån detta skapades Eisenhowers beslutsmatris, the Eisenhower Box.
Första kvadranten: Viktigt och bråttom
– Kriser, deadlines, akuta problem, brandsläckningar, nödsituationer, sjukvård
Andra kvadranten: Viktigt men inte bråttom
– Insatser som har stor inverkan på det önskade resultatet, längre perspektiv, kritiska framgångsfaktorer, friskvård
Tredje kvadranten: Inte viktigt men bråttom
– Störningsmoment, många möten, många telefonsamtal, de flesta e-mails och SMS, andras prioriteringar, kännedomskopior, ”har du en minut”
Fjärde kvadranten: varken viktigt eller bråttom
– Enklast att stryka på att-göra-listan, ofta kul och lätt, snabba men meningslösa behovstillfredsställelser, surfa på Internet, tidsfördriv, ”fel” slags avkoppling, planlös mediakonsumtion (TV, sociala media, tidningar etc.)
Många tillbringar den största delen av tiden i kvadranterna 1 och 3 vilket är långt ifrån optimalt.
Ta bort så mycket du kan från kvadrant 3 och 4.
Utdelningen av det du gör där är mycket begränsad. Vad som gör det svårt att hålla sig därifrån är att det kan utöva en stark attraktionskraft på oss. Det är roligt, men du får betala dyrt i en annan ände.
Bäst är att ner tiden på kvadrant 2. Ju mer du spenderar där, desto mindre får du att göra i kvadrant 1. Mer gjort med mindre ansträngning, helt enkelt.
Prioritera det viktigaste med Topp-3-metoden
Extra effektivt är att göra en Topp-3-lista med de tre allra viktigaste uppgifterna till nästa dag. Min egen tumregel är att det ska vara max 3 punkter, ibland har jag bara en punkt som jag väljer att fokusera på till nästa dag.
I och med att du väljer ut dina Topp-3 dagen innan kommer du automatiskt att få bättre fokus eftersom din hjärna processar informationen även när du sover.
För att kunna avgöra vad som är viktigast behöver du ha mål att ställa dina val emot. Kommer den här aktiviteten eller det här beslutet att föra dig närmare eller längre bort från målet?
Testa själv
Jag brukar rekommendera att testa Topp-3-modellen dagligen i minst tre veckor för att sedan utvärdera. En del av mina coachkunder hjälper jag genom att de får skicka sina Topp-3-punkter till mig varje dag innan de avrundar sitt arbete och sedan ger jag feedback. Vad tror du skulle hända för dig om du gav det tre veckor?
10 konkreta tips för ökad personlig effektivitet
- Gör en sak i taget – unitasking
- Ha fokus på vad som är viktigt – vilka är dina mål?
- Reflektera och planera med Eisenhowers Box – stryk mindre viktiga uppgifter
- Ha en att-göra-lista där du skriver allt du vill ha gjort
- Planera dagen före – Topp-3 från att-göra-listan som du schemalägger i kalendern och tidsätter på samma sätt som om du bokade in ett möte
- Ta pauser, sträck på dig, ta en promenad
- Stäng dörren, be att få vara ifred, välj en ostörd plats, stäng av allt som kan störa, logga ut, gå offline – du kanske kan göra detta på givna tider?
- Rensa skrivbordet
- Sov gott och tillräckligt mycket
- Träna – fysiskt och mentalt
Om Johan Dahl
Föreläsare, författare och förbättrare inom ledarskap, försäljning, professionell och personlig utveckling, samt gästskribent på Executiveeffect. Johan coachar, leder förändrings-processer och driver ledarutvecklingsprogram när han inte står på scen. Bland hans meriter finns:
- Platinum Speaker – en av ytterst få talare som fått utmärkelsen
- Författare till tre böcker: 12 talares tankar om kommunikation (nominerad till Årets HR-bok), Sälj med hjärtat samt 21 tips för ett rikare liv
- Årets Mentor 2 gånger (Almi Företagspartner och NyföretagarCentrum)
- Årets Rådgivare (Ung Företagsamhet)
- Sveriges populäraste föreläsare 2019 – Eventeffects Topp 100-lista
Kontakta Johan: www.jdu.se, [email protected]
