Executive Assistant på Menigo Foodservice AB – visstid i Stockholms kommun
Menigo Foodservice AB söker en Executive Assistant till ett visstidsuppdrag i Stockholm. Rollen passar dig som vill arbeta nära företagsledningen, skapa struktur i en snabbrörlig vardag och ge högkvalitativt ledningsstöd i en internationell miljö. Med fokus på proaktivitet, koordinering och service blir du en nyckelperson bakom kulisserna.
Om rollen
I uppdraget stödjer du flera direktörer och fungerar som operativ partner till ledningen. Du tar ett stort eget ansvar, skapar ordning i komplexa flöden och agerar nav för interna och externa kontakter – både nationellt och internationellt.
Ansvarsområden i korthet
- Avancerad kalender- och möteskoordinering över flera tidszoner.
- Planering och administration av tjänsteresor samt relaterade bokningar.
- Ledningsgruppsadministration: årsplanering, agendor, underlag, protokoll, uppföljning av beslut.
- Planering och samordning av större möten, konferenser, workshops och events.
- Koordinering av interna och externa besök, inklusive VIP-logistik.
- Onboarding av nya medarbetare och praktiskt introduktionsstöd.
- Fakturahantering, beställningar, inköp och övrig administration.
- Struktur för dokumenthantering och arkivering.
- Driva eller stötta mindre förbättringsinitiativ i verksamheten.
Erfarenhet och kompetens
- Några års erfarenhet i en assisterande/koordinerande roll, gärna i internationell miljö.
- Vana att ge stöd till chef, ledningsgrupp eller seniora beslutsfattare.
- Dokumenterad erfarenhet av komplex kalenderhantering, mötesadministration och reseplanering.
- Trygg i att prioritera och arbeta självständigt med många parallella deadlines.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365.
- Flytande svenska och mycket god engelska, i tal och skrift.
Personliga egenskaper
- Strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten, med ett öga för detaljer och processer.
- Proaktiv och självgående med god förmåga att fatta snabba beslut.
- Serviceinriktad, prestigelös och lösningsorienterad.
- Kommunikativ och relationsskapande, trygg i samarbeten på alla nivåer.
- Flexibel och anpassningsbar i ett varierande tempo.
- Professionell med hög personlig mognad, integritet och empatisk förmåga.
Anställningsform och kontakt
Tjänsten är en visstidsanställning om 1 år. För frågor: rekryterande chef Anna-Lena Blomdahl, [email protected].
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
Det här är en bred och affärsnära roll för dig som vill öka din påverkan i ledningsarbetet. Du kombinerar hands-on koordinering med strukturarbete och får ägarskap för mötesprocesser, rese- och besökslogistik samt administrativa flöden. Möjligheten att driva förbättringsinitiativ och standardisera arbetssätt gör uppdraget attraktivt för erfarna Executive Assistants som vill utveckla ledningsstödet och skapa mätbar effektivitet.
Så går du vidare
Intresserad av tjänsten Executive Assistant i Stockholm? Läs mer och ansök via Menigo Foodservice AB:s karriärkanaler. Säkerställ att ditt CV och personliga brev lyfter:
- Exempel på kalender- och möteskoordinering över tidszoner.
- Erfarenhet av ledningsgruppsadministration och uppföljning av beslut.
- Konferens- och eventplanering, inklusive VIP- och externa besök.
- Förbättringsarbete och effektiviseringar du drivit.
- Din verktygsvana i Microsoft 365.
