Om tjänsten: samordnare och stöd till överdirektören (ÖD)
Myndigheten för civilt försvar rekryterar en samordnare som blir överdirektörens närmaste operativa och administrativa stöd. Rollen är placerad i Ledningsstabens kansli och riktar sig till dig som vill arbeta i kärnan av Sveriges civila försvar och bidra till strategisk styrning, effektivt ledningsstöd och välkoordinerade processer.
Rollen i korthet
Som samordnare och stöd till överdirektören ansvarar du för att planera, förbereda och kvalitetssäkra möten, resor och aktiviteter – ofta på plats tillsammans med ÖD. Du är navet som ser till att rätt underlag finns, att tider hålls och att logistiken fungerar sömlöst, samtidigt som du utvecklar och effektiviserar administrativa processer inom Ledningsstaben.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
- Vara medföljare och direktstöd till ÖD inför och under möten och resor.
- Planera, förbereda, tidhålla och följa upp möten och externa aktiviteter.
- Säkerställa korrekta och aktuella underlag/briefs samt koordinera transporter och logistik.
- Bidra till utveckling och effektivisering av ÖD:s administrativa processer.
- Samverka nära GD/ÖD-sekreteraren och enhetschef; rapportera dagligen till ÖD.
Kvalifikationer
Kravprofilen är utformad för att attrahera dig med tydlig koordinationsförmåga, stark språkkompetens och erfarenhet från offentlig sektor.
Du har:
- Akademisk examen inom statsvetenskap, internationella relationer eller liknande (avlagd inom de senaste fyra åren).
- Erfarenhet från offentlig sektor, statlig myndighet, Regeringskansliet eller civilsamhället.
- Dokumenterad vana av samordnande/koordinerande arbetsuppgifter.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
- Erfarenhet av att ta fram beslutsunderlag och briefar.
- Goda IT-kunskaper, särskilt i Outlook och övriga Officepaketet.
Det är meriterande om du har:
- Arbetat med administrativt ledningsstöd i offentlig sektor eller på statlig myndighet (inkl. Regeringskansliet).
- Erfarenhet av totalförsvar, krisberedskap och/eller säkerhetspolitik.
- Kunskap om totalförsvarets struktur och uppdrag.
Personliga egenskaper och värdegrund
Tjänsten vilar på den statliga värdegrunden och myndighetens förhållningssätt: samarbetsinriktad, proaktiv och handlingskraftig. Du uppvisar hög integritet, mycket god samarbetsförmåga och arbetar strukturerat men flexibelt i ett högt tempo. Du är prestationsorienterad, serviceinriktad och trygg i att prioritera under tidspress.
Anställningsvillkor och placering
- Anställningsform: Tidsbegränsad till och med 31 december 2027, heltid, möjlighet till förlängning.
- Arbetstid: Förtroendearbetstid. Arbetet styrs av ÖD:s kalender; obekväma arbetstider och resor förekommer.
- Placeringsort: Stockholm (resor i tjänsten förekommer).
- Säkerhet: Svenskt medborgarskap krävs. Tjänsten är placerad i säkerhetsklass och förutsätter godkänd säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen.
- Lön: Månadslön. Tillträde enligt överenskommelse.
- Referensnummer: 2026/263.
- Sista ansökningsdag: 1 november 2026.
Om arbetsplatsen
Ledningsstabens kansli består av cirka 15 medarbetare i Karlstad och Stockholm. Myndigheten erbjuder aktivitetsbaserade kontor, friskvårdstimme och friskvårdsbidrag samt förmånliga semestervillkor enligt statliga avtal. En inkluderande arbetsmiljö med jämställdhet och likabehandling är en självklar del av uppdraget.
Varför rollen passar dig med Executive Assistant-kompetens
- Nära ledningsarbete: Direkt exponering mot överdirektören och strategisk styrning.
- Avancerat koordineringsuppdrag: Mötesdesign, reselogistik, tidskritiska leveranser och krav på hög precision.
- Påverkan i totalförsvaret: Bidra operativt och administrativt till samhällets beredskap.
- Kompetenslyft: Möjlighet att fördjupa erfarenhet av offentlig förvaltning, krisberedskap och säkerhetsklassade processer.
Så söker du
Ansök senast den 1 november 2026 via myndighetens rekryteringskanaler. För frågor kontakta rekryterande chef Charlott Thyrén. Fackliga företrädare: Saco-S (Jörgen Mählér), ST (Jan Fenelius) och SEKO (Ann-Britt Paradis) nås via växel 0771-240 240.
Tips från Executiveeffect inför din ansökan
- Visa exempel på hur du har säkrat möteskvalitet: agenda, underlag, tidsättning och uppföljning.
- Beskriv konkreta koordinationsinsatser med många intressenter under tidspress.
- Lyft erfarenhet från offentlig sektor och kännedom om totalförsvar/krisberedskap.
- Demonstrera språklig skärpa: bifoga välskrivna underlag/briefar på svenska och engelska.
- Redogör för hur du hanterar sekretess och arbetar metodiskt i säkerhetsklassade miljöer.
Sökordsrelevans
Samordnare Stockholm, ledningsstöd, stöd till överdirektören, Myndigheten för civilt försvar, totalförsvar, krisberedskap, administrativt stöd, koordinerande roll, säkerhetsklassad tjänst, förtroendearbetstid, offentlig sektor, Executive Assistant-kompetens.
