Chefsassistent till Kvalitet och patientsäkerhet på Södersjukhuset. Ledningsstöd, koordinering och kommunikation i M365. Tillsvidare, urval löpande.

Chefsassistent till Kvalitet och patientsäkerhet på Södersjukhuset – en nyckelroll för dig som vill arbeta nära ledningen

Region Stockholm söker en yrkeserfaren chefsassistent/chefsadministratör till avdelningen Kvalitet och patientsäkerhet på Södersjukhuset. Rollen riktar sig till dig som kan kombinera strukturerad administration med proaktivt ledningsstöd och kommunikation – och som trivs i en verksamhetsnära miljö där tempot skiftar och prioriteringar snabbt kan ändras.

Om rollen: kvalificerat stöd till chefsläkare och chefssjuksköterska

I uppdraget arbetar du nära avdelningens chefsläkare och chefssjuksköterska och stöttar även beredskapsgruppen. Du blir en central kontaktpunkt internt och externt och driver koordinering, dokumentation och kommunikation som stärker kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet.

Planera, samordna och koordinera möten, aktiviteter och uppdrag
Ta fram, kvalitetssäkra och följa upp underlag, rapporter och presentationer
Publicera och koordinera information via intranät, nyhetsbrev och andra kanaler
Säkra tydlig och professionell kommunikation till olika målgrupper
Hantera information som kräver hög integritet, gott omdöme och självständighet

Kvalifikationer och verktyg som efterfrågas

Gymnasieutbildning; eftergymnasial utbildning inom administration/kommunikation är meriterande
Erfarenhet av mötesadministration, ärendehantering och projekt-/aktivitetskoordinering
Meriterande: administrativt ledningsstöd och arbete i dokumenthanteringssystemet Edit
Mycket god svenska i tal och skrift samt goda kunskaper i Microsoft 365 (t.ex. Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint)
Hög organisatorisk förmåga och vana att prioritera och följa upp parallella processer

Personliga egenskaper som gör skillnad

Du beskrivs som positiv, initiativrik och lösningsorienterad med en prestigelös samarbetsstil. Du håller huvudet kallt i högt tempo, tar väl avvägda beslut och driver arbetet framåt med struktur och uthållighet.

Anställningsform och rekryteringsprocess

Tillsvidareanställning; sex månaders provanställning kan tillämpas
Löpande urval och intervjuer
Ansökan sker via Region Stockholms system (ansökningar via brev/mejl hanteras inte)
Regionen arbetar enligt dataskyddsförordningen (GDPR); information om personuppgiftshantering finns i integritetspolicyn
Jämlikhet och jämställdhet eftersträvas; direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag undanbedes
Sökande med skyddade personuppgifter ombeds följa anvisning i annonsen för hantering utanför systemet

Varför detta är en stark möjlighet för executive assistants

Rollen erbjuder en ovanligt bred mix av ledningsnära koordinering, kommunikation och verksamhetsstöd – i en samhällskritisk miljö där kvalitet och patientsäkerhet är i fokus. För erfarna EAs/VD-assistenter innebär det en chans att:

Arbeta nära vårdens beslutsfattare och påverka struktur och processer
Utveckla internkommunikation via intranät, nyhetsbrev och presentationer
Fördjupa arbetssätt i Microsoft 365 och dokumentstyrning (inklusive Edit)
Bidra i beredskapsnära frågor där omdöme och integritet är centralt

Så maxar du din ansökan

Kvantifiera din koordinering: antal möten/projekt, förbättrade ledtider eller höjd möteskvalitet
Bifoga exempelbeskrivningar på producerade intranätsnyheter, nyhetsbrev eller presentationspaket
Visa hur du arbetat med ärendehantering och uppföljning över flera parallella spår
Nämn erfarenhet av Edit eller liknande dokumenthanteringssystem och hur du säkrat versions- och åtkomstkontroll
Synliggör MS 365-färdigheter: t.ex. mötesflöden i Teams, struktur i SharePoint, datavisualisering i PowerPoint
Ge konkreta exempel på sekretesshantering och situationer där integritet varit avgörande
Beskriv hur du prioriterar under press och hur du kommunicerar tydligt till olika målgrupper

Kort om arbetsgivaren: Södersjukhuset och Region Stockholm

Södersjukhuset är ett av Nordens största akutsjukhus med starkt fokus på akutsjukvård och de stora folksjukdomarna, kombinerat med omfattande klinisk forskning och utbildning. Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och regional utveckling i en av Europas mest snabbväxande storstadsregioner.