Ledningskoordinator och informationsförvaltare på Uppsala kommun
Söker du en bred och förtroendefull roll där du får vara spindeln i nätet nära vd och styrelse? Uppsala Bostadsförmedling, en del av Uppsala kommun, rekryterar nu en ledningskoordinator och informationsförvaltare som kombinerar kvalificerat ledningsstöd med styrelseadministration, GDPR-samordning, projektledning, registratur och kontorssamordning. Tjänsten passar särskilt dig som idag arbetar som executive assistant, vd-assistent eller ledningsassistent och vill ta nästa steg med större påverkansyta.
Om arbetsgivaren: Uppsala Bostadsförmedling
Uppsala Bostadsförmedling förmedlar hyresrätter från fler än 50 hyresvärdar och har sedan starten matchat över 68 000 bostäder i en av Sveriges snabbast växande regioner. Verksamheten drivs med en modern, digital tjänst och sitter i nya lokaler intill Uppsala centralstation. I fokus står service, tydlighet och tillgänglighet – både externt och internt. Läs mer på bostad.uppsala.se.
Det här gör rollen – från styrelserummet till vardagens nav
Som ledningskoordinator och informationsförvaltare blir du en del av det administrativa teamet som skapar struktur, kvalitet och framdrift i hela organisationen. Rollen spänner över både strategiska och operativa uppgifter, där du säkerställer att beslut, projekt och processer genomförs och följs upp.
- Styrelsesekreterare: planera möten, kvalitetssäkra beslutsunderlag, föra protokoll och följa upp beslut.
- Lednings- och vd-stöd: vara administrativt stöd till vd och chefer i prioriteringar, planering och uppföljning.
- Process- och årshjulssamordning: hålla ihop verksamhetsövergripande aktiviteter tillsammans med teamet.
- Projektledning: leda eller samordna projekt och utvecklingsinsatser.
- GDPR/dataskydd: samordna bolagets GDPR-arbete och vara kontaktperson mot dataskyddsombud.
- Registratur och dokumenthantering: vara stöd/backup i diarieföring i kommunens gemensamma system.
- Inköp och avtal: ansvara för avtalshantering, avtalsuppföljning och administrativt upphandlingsstöd (LOU).
- Kontors- och lokalfrågor: samordna kontakter med leverantörer och fastighetsägare.
- Fysisk säkerhet: ansvar för skalskydd, passersystem och tillhörande rutiner.
- Mötes- och eventplanering: koordinera interna möten, konferenser och personalaktiviteter.
- Intern kommunikation: stödja informationsspridning och intern dialog.
Du växlar obehindrat mellan att driva ett verksamhetsövergripande projekt och att lösa praktiska frågor på kontoret – med samma noggrannhet och ansvarskänsla.
Kvalifikationer och meriter
Vi söker dig med eftergymnasial utbildning inom administration, offentlig förvaltning, juridik, statsvetenskap, ekonomi eller motsvarande. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och lednings- eller styrelsestöd samt är van att samordna processer, aktiviteter och/eller projekt.
Det här behöver du också:
- Mycket god digital kompetens och vana vid olika verksamhetssystem.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.
Meriterande erfarenheter:
- GDPR/dataskyddsarbete.
- Styrelseadministration och registratur.
- Kommunal verksamhet/kommunalt bolag.
- Avtalshantering och upphandlingsstöd, inklusive offentlig upphandling enligt LOU.
- Informationsförvaltning/informationssäkerhet samt kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftning.
Du är proaktiv, pålitlig och flexibel, bygger relationer med lyhördhet och skapar struktur, lugn och god stämning omkring dig.
Varför rollen är intressant för executive assistants och ledningsassistenter
- Bred påverkan: kombinerar styrelserelaterat arbete, ledningsstöd och processägarskap.
- Tydlig nyckelposition: nära vd, chefer och styrelse i en kompakt organisation där beslut blir verklighet snabbt.
- Kompetensbreddning: fördjupar dig i GDPR, informationsförvaltning, LOU och säkerhet – områden som höjer EA-funktionens strategiska värde.
- Projekt- och förändringsarbete: möjlighet att leda initiativ som stärker kvalitet och effektivitet.
Anställningsvillkor och arbetssätt
- Omfattning: heltid.
- Anställningsform: tillsvidare.
- Tillträde: enligt överenskommelse.
- Lön: månadslön, individuell och differentierad enligt Uppsala kommuns löneavtal.
- Arbetsplats: moderna lokaler vid Uppsala centralstation.
- Arbetssätt: flextid och hybridarbete när verksamheten tillåter, men huvudsakligen på plats för närhet och tillgänglighet.
- Förmåner: friskvårdstimme och friskvårdsbidrag.
Observera att du i ansökan ska ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz behöver du styrka giltigt arbetstillstånd eller undantag. En anställning kan innebära krigsplacering.
Så maxar du din ansökan
- Visa konkreta exempel på årshjul, processamordning och mötes-/styrelseadministration du ansvarat för.
- Beskriv hur du arbetat med GDPR, informationsklassning, diarieföring eller informationssäkerhet.
- Lyft erfarenhet av avtal, leverantörsdialog och upphandlingsstöd enligt LOU.
- Ge mätbara resultat (till exempel minskad ledtid, höjd efterlevnad, förbättrad möteskvalitet).
- Nämn systemvana och digitala verktyg du behärskar (diarium, dokumenthantering, projektverktyg).
- Betona din förmåga att växla mellan strategiskt och operativt – och att få saker att hända.
Kontakt och ansökan
Frågor om tjänsten: vd Mona Lindén, 018-727 13 69. Fackliga kontakter: Vision (Hazem Abushaar) 018-726 08 73, Akavia 010-303 75 00, Ledarna 0200-871111. Frågor om registrering av ansökan: område rekrytering 018-727 67 05.
Läs mer om verksamheten och följ instruktionerna i originalannonsen via Uppsala Bostadsförmedling på bostad.uppsala.se. Sista ansökningsdag framgår i den fullständiga annonsen.
Notis: Executiveeffect.se är inte rekryterande part. Kontrollera alltid detaljer, sista ansökningsdatum och krav i originalannonsen innan du ansöker.
Snabbfakta
- Roll: Ledningskoordinator och informationsförvaltare.
- Arbetsgivare: Uppsala Bostadsförmedling, Uppsala kommun.
- Plats: Uppsala, intill centralstationen.
- Omfattning: heltid, tillsvidare.
- Inriktning: ledningsstöd, styrelseadministration, GDPR, registratur, avtal/LOU, kontors- och säkerhetsfrågor.
- Målgrupp: erfarna executive assistants/VD-assistenter/ledningsassistenter som vill ta ett bredare verksamhetsstöd.
