Administratör och chefsstöd till Interoperabilitetskontoret – en ledningsnära roll i Försvarsstaben
Försvarsmaktens Högkvarter i Stockholm rekryterar en administratör och chefsstöd till Interoperabilitetskontoret vid Försvarsstaben. Tjänsten passar dig som är Executive Assistant/VD-assistent eller ledningsassistent och vill arbeta nära chef och verksamhet i en komplex, samhällsviktig miljö – med fokus på struktur, planering och effektivt ledningsstöd.
Om Interoperabilitetskontoret och uppdraget
Interoperabilitetskontoret är under uppbyggnad och har en central roll i Försvarsmaktens transformationsarbete. Uppdraget är att inrikta och samordna myndighetens interoperabilitetsarbete så att svenska system, kommunikationsprotokoll, ledningssystem och doktriner fungerar sömlöst med NATO-allierade, partners och civila aktörer – med bibehållen nationell kontroll. Kontoret är placerat inom Försvarsstaben i Högkvarteret.
Arbetsuppgifter i korthet
- Nära och kvalificerat administrativt stöd till kontorschef: kalender, framförhållning, struktur och kontinuitet.
- Brett administrativt stöd till medarbetare och kontorets löpande verksamhet.
- Ekonomiadministration och stöd i planering och samordning.
- Utveckla och förfina administrativa rutiner, processer och arbetssätt.
- Prioritera mellan planerat arbete och frågor med kort varsel i en miljö med många kontaktytor.
Kvalifikationer och personliga egenskaper
- Fullständig gymnasieutbildning.
- Aktuell, relevant erfarenhet av serviceinriktat administrativt arbete i komplex verksamhet, gärna försvarssektorn.
- Mycket god datorvana och kunskaper i Microsoft Office.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska, i tal och skrift.
Du är strukturerad, lojal och ansvarstagande med stark servicekänsla. Du planerar och prioriterar väl, tar initiativ och slutför uppgifter med hög kvalitet. Integritet, gott omdöme och förmåga att hantera sekretessbelagd information är avgörande. Rollen kräver flexibilitet, lösningsorientering och förmåga att hålla fokus även i högt tempo.
Meriter som ger försprång
- Genomförd värnplikt eller annan militär grundutbildning inom Försvarsmakten.
- Vana av Försvarsmaktens stödsystem: PRIO, VIDAR, Emilia och SharePoint.
- Tidigare tjänstgöring inom Försvarsmakten (gärna Högkvarteret) eller annan statlig myndighet.
- Erfarenhet av stabsarbete.
- B-körkort.
Anställningsvillkor och placering
- Anställningsform: Civil tillsvidareanställning (sex månaders provanställning för den som inte redan är anställd i myndigheten).
- Omfattning: Heltid.
- Arbetsort: Stockholm, Högkvarteret.
- Tjänsteresor kan förekomma.
- Befattningen är placerad i säkerhetsklass; säkerhetsprövning med registerkontroll genomförs före anställning enligt säkerhetsskyddslagen.
- Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap; skyldighet till krigsplacering och möjlig tjänstgöring utomlands kan ingå beroende på befattning.
Varför rollen passar dig som Executive Assistant/VD-assistent
Detta är en möjlighet att arbeta ledningsnära i Sveriges mest komplexa organisationer, där strukturerat chefs- och ledningsstöd gör direkt skillnad för Försvarsmaktens förmåga. Du får:
- Arbeta med hög påverkan i ett uppbyggnadsskede där processer och arbetssätt formas.
- Utveckla avancerat ledningsstöd i en stabs- och myndighetsmiljö med tydliga krav på sekretess och precision.
- Bidra till samhällsviktig verksamhet med fokus på NATO-interoperabilitet och totalförsvar.
Ansökan och kontakt
Sista ansökningsdag är 2026-11-01. Ansökan tas endast emot via Försvarsmaktens webbplats och ska innehålla CV, personligt brev samt svar på urvalsfrågor där du motiverar din lämplighet.
- Frågor om befattningen: rekryterande chef Johan Axelsson.
- Frågor om processen: HR-specialist Paulina Unger.
- Fackliga företrädare (OFRO, OFRS, SEKO, SACO) nås via växeln 08-788 75 00.
Executiveeffects tips inför din ansökan
- Visa konkreta exempel på hur du byggt struktur och framförhållning för chef/ledning i komplex miljö.
- Beskriv hur du prioriterar vid högt tempo och hanterar uppgifter med kort varsel – gärna med mätbara resultat.
- Lyft erfarenhet av myndighet/stabsarbete och systemvana (PRIO, VIDAR, Emilia, SharePoint och Microsoft 365).
- Betona integritet och erfarenhet av sekretess samt arbete i säkerhetsklassad miljö om tillämpligt.
- Anpassa ditt personliga brev till uppdragets kärna: interoperabilitet, samordning och kvalitativt chefsstöd.
Söker du en roll där din EA-kompetens gör direkt nytta för Sveriges försvarsförmåga är detta ett utmärkt nästa steg.
