Kort om tjänsten
Botkyrka kommun rekryterar en administrativ samordnare och chefsstöd till Bibliotek Botkyrka. Rollen är en nyckelfunktion för att säkra effektiv bemanning, robusta administrativa processer och ett nära ledningsstöd i en biblioteksorganisation med sex enheter. Tjänsten är heltid, tillsvidare, placerad i Botkyrka (Stockholms län) med sista ansökningsdag 2026-10-11.
Uppdraget: strategisk och operativ samordning för sex bibliotek
Du arbetar under verksamhetschefen och med daglig arbetsledning från två enhetschefer. Fokus ligger på att både strategiskt och operativt:
- Planera och samordna bemanning samt schemalägga för sex bibliotek.
- Ge administrativt stöd till verksamhetschef och enhetschefer i det dagliga arbetet.
- Administrera ärenden i kommunens personal- och inköpssystem.
- Utveckla och skapa struktur i administrativa arbetssätt utifrån verksamhetens behov, med ett tydligt hållbarhetsperspektiv i planering, genomförande och uppföljning.
- Bidra till verksamhetsutveckling och samarbete mellan olika enheter.
- Ansvara för inköp av livsmedel, förbrukningsvaror och inventarier.
- Hantera vissa fakturor och samverka med förvaltningens ekonomifunktion.
Uppdraget ger stort utrymme att forma arbetssätten utifrån din erfarenhet och de behov du identifierar, med tydlig förväntan på datadrivet arbetssätt och kontinuerlig förbättring.
Varför rollen passar dig som arbetar nära ledning
För dig med bakgrund som executive assistant, lednings- eller avdelningsassistent innebär rollen att du kan använda din styrka inom struktur, prioritering och ledningsstöd – i en offentlig kontext där bemanning, arbetsrätt och samordning är centrala. Kombinationen av schemaläggning, system- och ekonomiadministration, tvärfunktionellt samarbete och verksamhetsutveckling gör tjänsten särskilt relevant för stödroller som vill påverka kvalitet, tillgänglighet och resultat i en samhällsnyttig verksamhet.
Om Bibliotek Botkyrka och förvaltningen
Bibliotek Botkyrka är en del av verksamhetsområdet Konst, bibliotek och kulturskola inom Kultur- och fritidsförvaltningen. Biblioteken är starkt förankrade i sina närområden och arbetar läs- och språkfrämjande, med hög tillgänglighet och uppsökande verksamhet för att stärka jämlikhet, delaktighet och lokal demokrati. Arbetsplatsen beskrivs som kreativ och utvecklingsinriktad med forum för kollegialt lärande och en inkluderande kultur som speglar kommunens mångfald.
Kvalifikationer och erfarenhet
Obligatoriska krav:
- Akademisk examen inom personaladministration, ekonomi eller likvärdig relevant utbildning.
- Flerårig aktuell erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
- Erfarenhet av schemaläggning och bemanning i en mellanstor organisation.
- Kännedom om arbetsrättsliga regler och kollektivavtal vid bemanning och schemaläggning.
- Hög systemvana och förmåga att växla mellan flera digitala verksamhetssystem.
- Goda Excel-kunskaper.
- Mycket god svenska i tal och skrift.
Meriterande:
- Erfarenhet från offentlig verksamhet.
- Språkkunskaper utöver svenska och engelska.
- Erfarenhet av arbete på folkbibliotek.
Personliga egenskaper
- Helhetsperspektiv och god samarbetsförmåga över roller och enheter.
- Kreativ, lösningsorienterad och utvecklingsdriven med omvärldsintresse.
- Starkt medborgarfokus och engagemang för interkulturella miljöer.
- Strukturerad planering, organisering och prioritering; kan arbeta självständigt.
- Lyhörd, pedagogisk och trygg med god självinsikt; skiljer på personligt och professionellt.
Anställningsvillkor och process
- Anställningsform: Tillsvidare
- Omfattning: Heltid, 100%
- Antal tjänster: 1
- Ort: Botkyrka, Stockholms län
- Referensnummer: KFN/2026:00444
- Publicerat: 2026-09-25
- Sista ansökningsdag: 2026-10-11
Inför anställning inom Kultur- och fritidsförvaltningen genomförs bakgrundskontroll. Läs mer: botkyrka.se/bakgrundskontroll. Botkyrka kommun tillämpar offentlighetsprincipen (ansökningshandlingar kan bli allmän handling) och arbetar med kompetensbaserad rekrytering. Kommunen undanber kontakt från rekryterings- och bemanningsföretag i samband med denna rekrytering.
Kontakt
- Kontaktperson: Helena Eriksson Berhan, 070-187 01 62
- Fackliga representanter: nås via kommunens växel 08-530 610 00
Tips till dig som söker (EA/chefsstöd-perspektiv)
- Tydliggör erfarenhet av komplex schemaläggning och hur du säkrar regelefterlevnad (kollektivavtal, arbetstidsregler).
- Beskriv din systemvana konkret (personal- och inköpssystem, datadrivet arbetssätt) och ge exempel på effektivitetsvinster du skapat.
- Visa på Excel-kompetens med exempel: bemanningsmodeller, kapacitetsplanering, uppföljning/nyckeltal.
- Lyft erfarenhet av hållbarhetsaspekter i planering och upphandling/inköp.
- Ge exempel på hur du byggt struktur, samarbete och lärande forum i team över flera enheter.
Nyckelord (SEO)
Administrativ samordnare, chefsstöd, executive assistant, ledningsstöd, Bibliotek Botkyrka, Botkyrka kommun, schemaläggning, bemanning, inköp, fakturahantering, personaladministration, Excel, offentlig sektor, kultur- och fritidsförvaltning, folkbibliotek, verksamhetsutveckling, hållbarhet, kompetensbaserad rekrytering.
Källa: Botkyrka kommun
