Regeringskansliet rekryterar expeditionschefsassistent till Utbildningsdepartementet i Stockholm
Utbildningsdepartementet stärker sitt ledningsstöd och söker en expeditionschefsassistent till Rättssekretariatet. Rollen är ett kvalificerat nav i departementets arbete med lagstiftning och regeringsärenden – med tydligt fokus på kvalitet, säker hantering och digitala processer. För dig som är executive assistant/VD-assistent med erfarenhet av komplex administration och ledningsnära arbete är detta ett sällsynt tillfälle att arbeta i kärnan av Regeringskansliets beslutsprocesser.
Om uppdraget – kvalificerat administrativt ledningsstöd
I rollen ger du stöd till expeditionschefen, rättschefen, jurister och den politiska ledningen. Du driver ärendeflöden före och efter beslut, kvalitetssäkrar underlag och säkerställer att rätt information passerar rätt instans i rätt tid. Arbetet sker nära myndighets- och regeringsprocesserna och kräver integritet, precision och förmåga att växla mellan strategisk överblick och minutiös detaljhantering.
Centrala arbetsuppgifter
- Administration och beslutshantering av departementets regeringsärenden och Regeringskansliärenden i IT-stöd.
- Dagligt kvalificerat stöd till expeditionschefen samt samarbete med rättschef och jurister.
- Samordning och löpande uppdatering av styrdokument, processer och rutiner för beslutsflöden.
- Bidrag i utvecklingsarbete – särskilt digitalisering av kärnprocesser; visst projektledningsansvar kan ingå.
- Omfattande intern samverkan samt kontakter med externa aktörer när det behövs.
Kvalifikationer
- Gymnasieutbildning och dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
- Mycket god IT-vana och intresse för digitalisering och AI; avancerade kunskaper i Officepaketet och Adobe Acrobat.
- Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift samt god engelska.
Meriterande bakgrund
- Eftergymnasial utbildning, exempelvis paralegal, statsvetenskap eller motsvarande.
- Erfarenhet från Regeringskansliet, statlig myndighet eller domstol.
- Kännedom om interna processer och system som RK‑portalen, SharePoint (DHS) och Klaradia.
- Erfarenhet av projektarbete och processutveckling.
Personliga egenskaper som efterfrågas
Regeringskansliets medarbetarkriterier – helhet, utveckling, resultat – genomsyrar uppdraget. Du samarbetar för helheten, driver förbättringar och levererar med kvalitet även när förutsättningar förändras. Dessutom:
- Strukturerad, prioriteringsstark och snabb på att lära nytt.
- Serviceinriktad med gott omdöme och hög integritet; trygg i hantering av konfidentiell information.
- Proaktiv, lösningsorienterad och flexibel inför förändring.
Varför rollen är intressant för executive assistants
- Ledningsnära påverkan: Arbeta i centrum av lagstiftnings- och regeringsprocesser där precision och koordination gör direkt skillnad.
- Process- och digitaliseringsfokus: Bygg kompetens inom styrning, ärendehantering och digitala arbetsflöden i en högt reglerad miljö.
- Kompetenslyft: Kombinera EA-rollen med paralegal-lika arbetsmoment och kvalificerad dokumentstyrning.
Anställningsvillkor och säkerhet
- Tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.
- Säkerhetsprövning genomförs före beslut om anställning.
Ansökan och kontakt
Ansök via Regeringskansliets rekryteringsverktyg senast den 10 september. Frågor om rollen besvaras av chef för Rättssekretariatet, Evelina Sandgren, 08‑405 89 49. Frågor om rekryteringsprocessen: rekryteringsspecialist Kristina Dybeck via Regeringskansliets växel, 08‑405 10 00. Fackliga kontakter: Karina Åbom Engberg (ST) och Marlene Giertz (SACO) via växeln.
Läs mer om verksamheten på regeringen.se.
Executiveeffect tipsar – så maxar du din ansökan
- Tydliggör din erfarenhet av komplex ärende- och beslutsstyrning, gärna med exempel på flerstegsflöden och kvalitetssäkring.
- Beskriv hur du arbetat med digitala system och dokumentflöden (t.ex. SharePoint, avancerade Office- och PDF‑processer).
- Visa din roll i förbättrings- eller utvecklingsinitiativ, helst kopplade till digitalisering eller processoptimering.
- Lyft integritet och sekretessvana – hur du säkerställer korrekt hantering av känsliga uppgifter.
- Anpassa språket: skarpt, precist och välstrukturerat – spegla tjänstens kravbild.
Snabb FAQ
Var finns rollen? Stockholm, Utbildningsdepartementet, Rättssekretariatet.
Vem passar? EA/VD‑assistenter, ledningsassistenter, paralegals och administratörer med vana av kvalificerat, ledningsnära arbete.
Vad väger tungt? IT‑mognad, processdisciplin, språksäkerhet på svenska, integritet och samarbetsförmåga.
Nyckelord
expeditionschefsassistent, Regeringskansliet, Utbildningsdepartementet, kvalificerat administrativt stöd, regeringsärenden, lagstiftning, Stockholm, ledningsstöd, digitalisering, RK‑portalen, SharePoint DHS, Klaradia, Officepaketet, Adobe Acrobat, EA‑rollen
