Christian Andreasson, VD för styrelseportalen HippolyI jobbet som assistent till företagets ledning innefattas även uppgiften att hantera viktiga handlingar och dokument – ibland material som är belagt med sekretess.
Men vad ska du egentligen tänka på för att ditt företags styrelse, VD och ledningsgrupp ska kunna arbeta på ett säkert sätt?
Executiveeffect har träffat Christian Andreasson, VD för styrelseportalen Hippoly, som för ett par år sedan tillsammans med Ola Gravenfors slogs av att samarbetet i ledningen i de flesta organisationer ofta var det minst digitaliserade i ett företag. Detta trots att dessa personer har ett stort ansvar och ska agera föredömen. Därför fick dom idén att utveckla Hippoly för att frigöra tid och skapa en bättre digital arbetsmiljö för de som har ansvar för företag och organisationer.
Rätt tjänst för rätt hantering
Enligt Christian finns det flera saker man bör tänka på vid hantering av viktiga handlingar. En är att använda en tjänst som är avsedd för säker delning av filer och dokument.
– Dessa tjänster är utformade för att hjälpa företaget och användarna att hantera handlingarna på ett säkert sätt. Det är dock viktigt att man väljer en tjänst som dessutom är smidig för användarna – om man väljer en tjänst som är säker men ur ett användarperspektiv krånglig riskerar man en situation där alla inte kan tillgodogöra sig informationen på ett effektivt sätt. Vid sidan av missnöjda användare så riskerar du då också att hamna i ett läge där du trots allt måste distribuera informationen till vissa användare på ett alternativt sätt utanför den säkra tjänsten, till exempel via e-post, säger Christian och fortsätter;
Läsa utan att ladda ned
Han menar vidare att skicka känsliga handlingar via e-post går bort av flera anledningar och att en viktig aspekt att tänka på generellt är om man kan minimera spridningen av var filerna faktiskt fysiskt lagras.
– När man till exempel skickar filer via e-post så måste mottagaren ladda ner filerna till sin dator, telefon eller läsplatta för att kunna läsa dem. Detta gör ju att handlingarna kommer finnas lagrade på många olika enheter och ställen, vilket självklart ökar risken för att de kan komma att exponeras för obehöriga, förklarar Christian.
Istället menar han att man bör använda en lösning där användaren kan tillgodogöra sig informationen utan att nödvändigtvis ladda ner den.
Se över företagets riktlinjer
För att undvika misstag och att känsliga handlingar sprids på ett oönskat sätt menar Christian att man också bör se över företagets riktlinjer för informationshantering.
