SD Worx Sverige söker Office Assistant i Stockholms kommun – nyckelroll i Sundbyberg
SD Worx förstärker sitt kontorsstöd och söker en Office Assistant med placering i Sundbyberg, Stockholms kommun. Rollen passar dig som idag arbetar som executive assistant, VD-assistent, lednings- eller kontorsassistent och vill ta ett bredare operativt ansvar för kontorsdrift, service, möteskoordinering och intern samordning – i nära samarbete med ledning och People Team.
Om rollen: navet i kontorsdrift, service och samordning
Som Office Assistant blir du första kontaktpunkt för allt som rör kontor och facilities i SD Worx Sverige. Du säkerställer en välkomnande och professionell miljö för medarbetare och besökare, driver dagliga rutiner och agerar länken mellan interna intressenter och externa leverantörer. Placeringen är i Sundbyberg, med stöd även till kontoret i Norrköping samt tre mindre satellitkontor.
- Huvudkontakt för kontors- och facilitiesfrågor; planera, koordinera och följa upp aktiviteter och leveranser.
- Säkerställa en välfungerande kontorsupplevelse i alla svenska kontor.
- Assistera ledningen med möten och event – närmast ett större kundevent i november för cirka 150 kunder.
- Stödja People Team med administration, inklusive onboarding, offboarding och förmånsadministration.
- Samverka med Office Managers och Executive Assistants i koncernen; koordinera möten, bokningar och kalendrar för Market Team.
- Utföra övriga administrativa uppgifter utifrån verksamhetens behov.
Vem SD Worx söker
- Dokumenterad erfarenhet av administrativa roller, t.ex. assistent-, kontors- eller koordinatorstjänster.
- Proaktiv, serviceinriktad lagspelare med stark kommunikativ förmåga.
- Mycket god planerings- och organisationsförmåga, detaljfokus och ”can-do”-attityd.
- Flexibel och stresstålig, van att prioritera mellan parallella uppgifter.
- Närvaro på kontoret minst tre dagar i veckan; utgår från Sundbyberg.
- Driven av att förstå intressenters behov och leverera stöd med hög kvalitet.
- Nyfiken, lärande och kunskapsdelande mindset.
- Goda IT-kunskaper, särskilt i MS Office.
- Utmärkt svenska och flytande engelska, i tal och skrift.
Vad SD Worx erbjuder
- Konkurrenskraftig lön baserad på erfarenhet och prestation, samt flexibelt förmånspaket.
- En dynamisk miljö med flexibla arbetstider och möjlighet till distansarbete.
- Löpande kompetensutveckling via individuella utvecklingsplaner och professionell träning.
- Karriärvägar för att fördjupa expertis eller bredda ansvar.
Därför är rollen strategisk för Executive Assistants och ledningsstöd
Office Assistant på SD Worx kombinerar kontorsansvar, intressenthantering och evenemang med HR‑nära admin. För dig som vill stärka din position i ledningsstödet ger rollen möjlighet att:
- Bygga bredd: från facilities och kontorslogistik till mötes‑ och kalenderstyrning för Market Team.
- Påverka kulturen: skapa en förstklassig arbetsplatsupplevelse över flera orter.
- Utveckla projektvana: planera och genomföra större kund- och interna event.
- Arbeta internationellt: samarbeta med Office Managers och EAs i koncernen, på både svenska och engelska.
Kort om tjänsten
- Roll: Office Assistant (kontorsassistent/kontorskoordinator).
- Plats: Sundbyberg, Stockholms kommun. Stöd även till Norrköping och tre satellitkontor.
- Arbetssätt: Hybrid – minst tre dagar/vecka på kontoret.
- Språk: Svenska och engelska.
- Arbetsgivare: SD Worx Sverige.
Inkludering och mångfald
SD Worx välkomnar ansökningar från kvalificerade kandidater oavsett ursprung, kön, etnicitet, religion, ålder, funktionsvariation, sexuell läggning eller livssituation.
Tips till din ansökan
- Kvantifiera din koordinations- och eventerfarenhet (t.ex. antal möten/event per månad, deltagarantal, NKI).
- Beskriv hur du optimerat kontorsprocesser eller leverantörsstyrning (kostnad, kvalitet, SLA).
- Ge exempel på onboarding/offboarding-flöden du förbättrat och vilka verktyg du använde.
- Lyft din kalender- och resurskoordinering för ledningsgrupper/marknadsteam.
- Synliggör IT‑mognad i MS Office och andra relevanta verktyg (bokningssystem, intranät, ärendehantering).
Så söker du rollen
Intresserad av tjänsten som Office Assistant hos SD Worx i Sundbyberg? Förbered ett uppdaterat CV och ett kort personligt brev som visar hur du driver kontorsdrift, service och samverkan i en föränderlig miljö. Ansök via arbetsgivarens karriärsida.
