Hypergene förstärker sitt CEO Office och söker nu en erfaren Executive Assistant i Stockholm. Rollen kombinerar förtroendefullt ledningsstöd med operativt genomförande i en snabbväxande SaaS-miljö – perfekt för dig som trivs med att både få saker gjorda och att kontinuerligt förbättra arbetssätt och processer.
Om rollen: nära VD med tydligt ägarskap
Som Executive Assistant till VD blir du navet som får vardagen att flyta. Du prioriterar rätt, skapar struktur och avlastar i allt från kalender och kommunikation till möteslogistik och uppföljning. Uppdraget är en mix av strategiskt partnerskap och handfast administration.
Vardagsadministration och VD-stöd
- Prioritering och hantering av VD:s kalender och inkorg
- Reseplanering och bokningar (flyg, hotell, marktransport)
- Utläggs- och kvittohantering samt grundläggande fakturaflöden i samarbete med ekonomi
- Strukturerad dokumentation och filhantering för CEO Office
Lednings- och styrelsestöd
- Planering och koordinering av ELT-möten (agendor, material, logistik)
- Deltagande i möten med anteckningar, beslutsspårning och åtgärdsuppföljning
- Förberedelser inför styrelsemöten och investerardialoger
- Kalender- och tidslinjehantering för styrelse och ledning tillsammans med VD
Kommunikation och intressenthantering
- Första kontaktpunkt mellan VD och interna/externa intressenter
- Utkast, granskning och förfining av rutinmässig kommunikation å VD:s vägnar
- Diskret och omdömesgill hantering av konfidentiell information
Process- och operativt stöd
- Spårning av beslut, uppföljningar och actions från VD- och ELT-möten
- Koordinering av VD-ledda initiativ med tydliga tidslinjer och leveranser
- Ständig förbättring av rutiner, mallar och arbetsflöden för att minska friktion
Resor och interna event
- Återkommande resebokningar och reseadministration för VD
- Stöd i planering av offsites, ledningsmöten och interna sammankomster
- Samordning med interna team eller externa leverantörer vid mer komplexa upplägg
Så mäts framgång i rollen
- Välfungerande, lågfriktionsdrift i CEO Office
- Proaktiv och pålitlig hantering av repetitiva och administrativa uppgifter
- Välförberedda, dokumenterade möten med tydlig uppföljning
- Upplevd tydlighet, struktur och professionalism hos alla intressenter
- Mer tid frigjord för strategi, ledarskap och externa prioriteringar
Erfarenhet och kvalifikationer
- Flera års erfarenhet som Executive Assistant, Senior Admin eller liknande på ledningsnivå
- Trygg i att äga både rutinadministration och kvalificerat ledningsstöd
- Merit: erfarenhet från tech, SaaS eller snabbväxande internationell miljö
- Van vid utlägg, resebokningar och administrativ koordinering
- Flytande engelska; ytterligare europeiska språk är en fördel
Färdigheter och digital verktygsvana
- Exceptionell organisationsförmåga och noggrannhet
- Strukturerad, pålitlig och konsekvent i leverans
- Tydlig, professionell kommunikationsstil
- Prioriterar effektivt mellan akuta och återkommande uppgifter
- Trygg i moderna verktyg: utläggssystem, reseplattformar, kalendrar och samarbetsverktyg
- Gedigen erfarenhet av SharePoint, Teams och MS Office
Personliga egenskaper
- Pragmatisk, prestigelös och hands-on
- Hög integritet och diskretion
- Proaktiv och serviceinriktad med stark samarbetsförmåga
- Trivs i mixen av repetition och ansvar
- Lugn och stabil i ett högt tempo
Varför Hypergene?
- Central och betrodd roll nära VD och Executive Leadership Team
- Tydligt ägarskap – inga oklarheter kring hands-on-ansvar
- Möjlighet att växa i takt med bolagets expansion
- Flexibelt arbetssätt i linje med nord- och nordeuropeiska normer
- Konkurrenskraftig lön och förmåner
Passar rollen dig? Så sticker du ut
Du som lyckas i rollen kombinerar skarp prioriteringsförmåga med orubblig leveranssäkerhet och ett öga för förbättringar. Har du tidigare suttit nära VD eller ledningsgrupp i ett SaaS-bolag, arbetat med ELT- och styrelselogistik, och byggt struktur med hjälp av SharePoint, Teams och Office – då har du ett försprång. Flytande engelska är ett måste.
Ansökan
Tjänsten är placerad i Stockholm. Intresserad? Läs mer och ansök via Hypergenes officiella karriärsida eller via den publicerade annonsen. Urval sker löpande.
