Som Executive assistant hos vår kund stöttar du ledningsgruppen och deras team. Det är en bred och varierande roll med varierande uppgifter där du förväntas hantera flera arbetsuppgifter parallellt, med fokus att underlätta ledningsgruppens vardag.
Du kommer även samarbeta och koordinera med övriga avdelningar och vi ser därför att du har lätt för att bygga relationer och nätverka med medarbetare på alla avdelningar.
Vi letar efter dig som har det där lilla extra och som sprider positiv energi för alla våra assistenter och ledningsassistenter.
Om företaget
KFX HR-Partner är ett auktoriserat rekrytering, bemanning och omställningsföretag. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din kundarbetsplats. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Vi värnar om den personliga kontakten med alla våra medarbetare och kunder. Vi är enormt stolta och ganska ensamma om att ha funnits i branschen i mer än 30 år. Vi har en gedigen kompetens inom vårt område och många nöjda kunder som varit med oss från start 1986.
KFX HR-partners fokus har alltid varit att bygga långsiktiga relationer med våra kunder och vår personal. Vårt mål är att vara våra kunders första val av HR-partner och branschens bästa arbetsgivare. Vi är i dag drygt 500 medarbetare och har regionala kontor runt om i landet. Våra ledord på KFX är stolthet, omtanke och engagemang och dessa ska genomsyra allt vi gör.
Arbetsuppgifter
- Support, stöttning och förberedelser till ledningsgruppen.
- Ansvara för administrativa uppgifter och sekreterarärenden.
- Du ger kundservice av högsta nivå och blir en viktig representant för företaget.
- Du är självgående och lösningsorienterad. Du har egna idéer och kan ta egna initiativ för att hitta snabba lösningar i utmanande administrativa situationer och när problem uppstår.
- Du koordinerar kalendrar och resebokningar som kan inkludera olika tidszoner och krav på VISA samt andra krav på inresehandlingar.
- Du är ledarnas förlängda arm som innebär att du ibland blir ombedd att kommunicerar och svarar åt deras vägnar som ledare.
- Förbereda material och underlag inför möten samt iordningställa ledningsgruppsmöten. Inför och under möten kan du assistera med teknik, kaffe och lunch-beställningar samt andra förberedelser så som möblering av konferenslokal. Vid behov ansvarar du för protokollskrivning och upprätta agenda vid ledningsmöten.
- Du förbereder och behandlar både extern och intern kommunikation.
- Du är strukturerad och kan ha många bollar i luften samtidigt som du har överblick över vad som skal prioriteras och brådskande ärenden.
- Du organiserar, planerar och utför relevanta event och projekt.
- Samla in underlag och utföra utgiftsrapporter.
- Du samarbetar och delar mer dig av information till de andra EA’s och PA’s.
Kvalifikationer
Vi letar efter någon som kan identifiera sig med våra värderingar samt blir begeistrad och motiverad av den variation och ansvar som rollen innebär.
Vi ser gärna också att du har:
- Relevanta yrkeserfarenheter av en liknande assistent roll.
- Strukturerad och har erfarenhet av att kunna multi-taska och kunna prioritera arbetsuppgifter.
- Utåtriktad, social, professionell och tillmötesgående.
- Kunna arbeta självständigt och ta egna initiativ.
- Samarbetsvillig och en team-worker som kan bygga relationer med kollegor både internt och externt.
- Mycket goda datakunskaper så som Word, Power Point, Excel, Outlook.
- Du har ett öga för detaljer och har mycket hög standard i effektivitet och kommunikation.
- Du har en flexibel personlighet för att kunna möta och hantera de dagliga sysslorna och ärenden på bästa sätt.
Övrigt
Denna tjänst rekryteras av KFX som är en HR-partner inom bemanning, rekrytering och entreprenad, där vi genom vår långa erfarenhet och tydliga processer hjälper våra kunder med deras personalbehov oavsett hur stort eller litet det är.
Intervjuer sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan utsatt ansökningsdatum.
Så välkommen in med din ansökan redan idag!
Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Rebecka Fihn på KFX HR-Partner, tfn 040-12 02 00.
