Department Coordinator & Business Support på Poolia Sverige – uppdraget i korthet
Poolia Sverige söker en strukturerad och proaktiv Department Coordinator & Business Support för ett tidsbegränsat uppdrag med start 2 november 2026 och slut 30 april 2027. Rollen är central nära ledningen och fokuserar på att skapa struktur, koordinera aktiviteter samt driva prioriteringar och processer framåt. För dig som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent är detta ett uppdrag som kombinerar operativ precision med strategiskt ledningsstöd.
Detta gör du i rollen
- Planerar och koordinerar kalendrar, möten, agendor och protokoll samt säkerställer uppföljning.
- Stöttar planering och genomförande av workshops, konferenser och interna event.
- Driver koordinering av planering, rapportering och verksamhetsuppföljning.
- Bidrar med ekonomiadministration och uppföljning åt ledningen.
- Hanterar inköp, fakturor och övriga administrativa flöden.
- Säkrar struktur, arkivering och tillgänglighet i dokumentation och informationshantering.
- Koordinerar internkommunikation och informationsflöden.
- Driver onboarding och praktisk koordinering för nyanställda.
- Samarbetar tvärfunktionellt för att etablera effektiva arbetssätt.
Erfarenhet och kompetens som efterfrågas
- Stark administrativ och koordinerande förmåga med vana att stötta flera intressenter.
- God förståelse för ekonomi och affärsadministration.
- Hög integritet och förmåga att hantera konfidentiell information.
- Erfarenhet av tvärfunktionella samarbeten och interna processer.
- Förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och proaktivt i snabbrörlig miljö.
- Mycket god kommunikationsförmåga på svenska och engelska.
- Bakgrund från administrativ, koordinerande eller projektstödjande roll.
Verktyg och system
Du förväntas vara trygg i Microsoft 365: Outlook, Teams, Excel, PowerPoint och Word. Erfarenhet av Planon, Ariba och Origo är meriterande.
Varför rollen passar Executive Assistants
Uppdraget kombinerar klassisk EA-kompetens inom mötes- och kalenderstyrning med verksamhetsnära process- och uppföljningsansvar. För den som vill utveckla sin påverkan i ledningsarbetet erbjuder rollen en bred kontaktyta, insyn i beslutsprocesser och möjlighet att förbättra struktur, styrning och intern kommunikation. Det är ett utmärkt nästa steg för VD-assistenter och ledningsassistenter som vill bredda sig mot business support och verksamhetskoordinering.
Redaktionens analys: trender att notera
- EA/Business Support-hybriden stärks: Kombon av ledningsstöd, ekonomiadministration och processtyrning blir allt vanligare.
- Data- och verktygskompetens efterfrågas: Kravet på Microsoft 365 och meriterande system visar på ökat fokus på effektivitet och spårbarhet.
- Onboarding som strategisk uppgift: Strukturerad introduktion och praktisk koordinering lyfts som kritisk för time-to-productivity.
Checklista: så vässar du din ansökan
- Visa effekt: Beskriv hur du förbättrat mötesflöden, uppföljningar och internkommunikation med mätbara resultat.
- Lyft ekonomikunskap: Konkretisera erfarenhet av budgetuppföljning, fakturahantering och rapportering.
- Systemstyrka: Nämn avancerade exempel i Excel/PowerPoint och hur du använt Teams för styrning och samarbete.
- Diskretion och integritet: Ge exempel på hur du hanterat konfidentiella ärenden och känslig information.
- Tvärfunktionellt ledarskap: Beskriv hur du skapat struktur och arbetssätt över team och enheter.
Tidsramar och nästa steg
Uppdraget löper från 2 november 2026 till 30 april 2027. Intresserade kandidater bör säkerställa tillgänglighet för hela perioden och anpassa ansökan efter ovan nämnda kompetenser och verktyg. För mer information, se den ursprungliga annonsen från Poolia Sverige.
Sökord för dig som letar liknande roller
Department Coordinator, Business Support, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, verksamhetskoordinator, projektstöd, internkommunikation, ekonomiadministration, Microsoft 365, Planon, Ariba, Origo, Poolia Sverige.
