Chefsassistent till Barn- och ungdomscentrum, Barn 2 – Region Västerbotten
Region Västerbotten söker en chefsassistent till Barn 2 vid Barn- och ungdomscentrum på Norrlands universitetssjukhus. Rollen riktar sig till dig med starka administrativa färdigheter och erfarenhet av ledningsstöd som vill bidra till en effektiv, patientsäker och hållbar barnsjukvård i norra Sverige.
Om arbetsplatsen: högspecialiserad barnsjukvård med stark teamkänsla
Barn- och ungdomscentrum Västerbotten är en länsklinik med ansvar för specialistvård för barn och unga 0–18 år i hela Västerbotten. Verksamheten omfattar både läns- och regionsjukvård och bedriver högspecialiserad vård för hela norra sjukvårdsregionen. Vårdavdelningen Barn 2 tar emot barn och ungdomar med behov inom bland annat barnmedicin, barnkirurgi, ortopedi, öron-, hand- och plastikkirurgi samt neurokirurgi. Avdelningen har 16 vårdplatser på vardagar och 12 under helger. Till verksamheten hör också Barnakuten, bemannad av barnspecialiserade sjuksköterskor, undersköterskor och läkare.
Rollen som chefsassistent – nyckeluppdrag och ansvar
Som chefsassistent arbetar du nära avdelningschef och har en central funktion i den dagliga driften. Du är ett administrativt nav med många kontaktytor, och säkerställer struktur, service och ett professionellt bemötande. Arbetet är varierat med både planerade och akuta uppgifter som kräver flexibilitet, proaktivitet och god prioriteringsförmåga.
- Hantering av korttidsfrånvaro och stöd i den dagliga bemanningsplaneringen
- Registrering, uppföljning och attestering i administrativa system
- Schemaplanering och schemarelaterad administration
- Planering, bokning och samordning av möten
- Fakturahantering och ekonomi-administration
- Mötesadministration och dokumentation
- Beställningar, behörigheter och introduktion av nya medarbetare
- Framtagande och sammanställning av underlag, statistik och rapporter
- Övriga administrativa uppgifter som stödjer verksamheten
Kvalifikationer och meriter
- Minst gymnasieutbildning; gärna vidareutbildning inom administration
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)
- Meriterande systemvana: Visma, Tessa, Unit4, ServiceDesk
- Förmåga att arbeta självständigt och proaktivt med hög noggrannhet och kvalitet
- Stark servicekänsla och lösningsfokus med god samarbetsförmåga
- Goda skriftliga och muntliga kommunikationsfärdigheter
- Kapacitet att hantera parallella arbetsuppgifter och förändrade arbetssätt
Stor vikt läggs vid personlig lämplighet och intervjuer sker löpande under ansökningstiden.
Varför är rollen strategisk för ledningsstöd?
I vårdmiljöer med både planerad och akut verksamhet blir chefsassistentens koordinerande förmåga avgörande. Genom att säkra bemanning, mötesstruktur, dokumentation och kvalitet i administrativa flöden frigörs tid för chefer och vårdteam att fokusera på kärnuppdraget – trygg och effektiv vård för barn och unga. Rollen fungerar som en katalysator mellan drift, ledning och stödprocesser och bidrar direkt till bättre kapacitetsutnyttjande, tillförlitlig rapportering och snabbare beslutsvägar.
Tips från Executiveeffect – så stärker du din ansökan
- Konkreta resultat: Beskriv hur du har säkrat bemanning vid korttidsfrånvaro och vilka effekter det gav (till exempel minskad vikariekostnad eller stabilare vårdflöde).
- Systemkompetens: Lyft exempel på hur du skapat effektivare rutiner i Microsoft 365, t.ex. Excel-baserade mallar för schema/rapporter eller Teams-strukturer för mötesflöden och dokumentation.
- Ledningsstöd i praktiken: Visa hur du arbetat nära avdelningschef/linjechef med mötesagendor, protokoll, åtgärdsuppföljning och beslutsunderlag.
- Kvalitet och spårbarhet: Ge exempel på hur du kvalitetssäkrar fakturahantering, attestflöden och statistik för att underlätta uppföljning.
- Service och bemötande: Illustrera hur du skapar positiva upplevelser i kontakten med medarbetare, patienter/närstående och samverkansparter.
Förmåner, mångfald och rekryteringsinformation
Region Västerbotten erbjuder konkurrenskraftiga förmåner. Läs mer här: Förmåner hos Region Västerbotten.
Arbetsgivaren verkar för jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka. Sökande med skyddad identitet ombeds kontakta rekryterande chef och skicka ansökan via post. Regionen har tagit ställning till rekryteringskanaler och undanber sig kontakt från mediesäljare och rekryteringssajter.
Sammanfattning
Chefsassistenten på Barn 2 blir ett centralt administrativt stöd med tydlig påverkan på vårdens vardag och resultat. För dig som är executive assistant, VD-assistent eller ledningsassistent med skarp systemvana, strukturkapacitet och servicefokus är detta en möjlighet att göra konkret skillnad i en högspecialiserad och meningsfull verksamhet.
