Kort om tjänsten
XML International rekryterar nu en erfaren Executive Assistant till ett Investment Banking-team i Stockholms kommun. Tjänsten är ett 12-månaders mammavikariat med hybridupplägg och planerad start mellan 15 januari och 15 februari 2027. Rollen kräver flytande svenska och engelska och innebär nära samarbete med seniora ledare i en snabb och internationell miljö.
Om rollen och uppdraget
Som Executive Assistant blir du navet i teamets vardag. Du ansvarar för att planera, prioritera och koordinera så att chefer och affärsprocesser rullar friktionsfritt. Arbetet sker i högt tempo med många parallella deadlines, frekventa ombokningar och stort behov av proaktivitet, sekretess och fingertoppskänsla i allt från kundkontakter till intern samordning.
Centrala ansvarsområden
- Avancerad kalender- och möteshantering för flera seniora stakeholders.
- Planering och bokning av komplexa resor, både nationellt och internationellt (transport, boende, visum, itinerarier).
- Koordinering av kundmöten, konferenssamtal och videomöten.
- Event- och logistikstöd vid teamaktiviteter.
- Administrativ struktur: elektroniska kalendrar, CRM-register, arkiv och filhantering.
- Utläggsredovisning och kostnadsuppföljning enligt interna policys.
- Hantering av leverantörsfakturor och betalningsunderlag.
- Professionell hantering av interna och externa förfrågningar.
- Backup-stöd till andra Executive Assistants samt introduktion av nyanställda assistenter.
- Proaktiv uppföljning av åtgärdspunkter och kommande behov.
Vem passar rollen?
Du har gedigen erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent i en krävande, professionell miljö och trivs med att ligga steget före.
- Dokumenterad erfarenhet av att stötta seniora chefer.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Mycket god vana av komplex kalenderhantering, möteslogistik och internationell reseplanering.
- Stark förmåga att organisera, prioritera och hantera flera deadlines.
- Trygg i att arbeta självständigt, proaktivt och under tidspress.
- Utmärkt detaljfokus, diskretion och integritet.
- Professionell kommunikation med ledningsgrupp, kunder och kollegor.
- God systemvana i Microsoft Outlook, Word, Excel och PowerPoint.
- Erfarenhet av utläggs-, rese- och/eller CRM-system.
Meriterande erfarenheter
- Bakgrund inom Investment Banking, Corporate Finance eller M&A.
- Kunskap i Concur eller liknande utläggsverktyg.
- Vana av corporate travel-verktyg och CRM-plattformar.
- Erfarenhet av att stötta flera seniora stakeholders eller team samtidigt.
Varför är tjänsten intressant för Executive Assistants?
- Hög synlighet nära affären i ett internationellt Investment Banking-flöde.
- Möjlighet att vässa kärnkompetenser som komplex kalenderstyrning, reseekonomi, stakeholder management och krishantering.
- Exponering mot processer inom Corporate Finance/M&A – värdefullt för karriärutveckling i ledningsstöd.
- Hybridupplägg som kombinerar flexibilitet med nära samarbete på plats.
Tips till dig som vill söka
- Visa konkret effekt: kvantifiera omfattningen av kalendrar, antal ombokningar/vecka, resekomplexitet och kostnadsbesparingar.
- Lyft systemkompetens: specificera verktyg (Outlook, PowerPoint, CRM) och ev. Concur eller liknande.
- Ge exempel på hur du hanterat sista-minuten-förändringar och hög arbetsbelastning med bibehållen kvalitet.
- Beskriv hur du arbetar proaktivt: vilka signaler fångar du upp tidigt och hur förebygger du risker eller flaskhalsar?
- Understryk sekretess och integritet i hantering av känslig information och affärskritiska processer.
Praktisk information
- Arbetsgivare: XML International
- Roll: Executive Assistant | Investment Banking
- Plats: Stockholms kommun (hybrid)
- Omfattning: 12 månader (mammavikariat)
- Start: Förväntad mellan 15 januari och 15 februari 2027
- Språk: Svenska och engelska
Så ansöker du
Enligt annonsen önskas ansökan med uppdaterat CV. Säkerställ att ditt CV tydligt speglar kraven och meriterna ovan samt lyfter relevanta exempel från Investment Banking, Corporate Finance eller liknande miljöer.
Om Executiveeffect
Executiveeffect.se är en oberoende svensk nyhetssajt och kunskapsresurs för dig som arbetar närmast företagsledningen. Vi bevakar jobb, trender och verktyg som stärker rollen för Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter – med guider, intervjuer och medlemsförmåner som ökar din påverkan i ledningsarbetet.
