Om rollen: Förlags- & kontorskoordinator på HarperCollins Nordic
HarperCollins Nordic rekryterar en Förlags- & kontorskoordinator till kontoret i Stockholms kommun. Rollen är central i förlagsverksamheten, med uppgift att få människor, processer och kontoret att fungera smidigt – och att utveckla arbetssätt över tid. Tjänsten rapporterar direkt till företagets CEO.
Till dig som arbetar närmast ledningen – som executive assistant, VD-assistent eller ledningsassistent – kombinerar rollen klassiskt ledningsstöd med operativ förlagskoordinering, projektledning och office management. Här får du använda både din serviceförmåga och din strukturella skärpa, samtidigt som du driver förbättringar med digitala och AI-stödda verktyg.
Nyckeluppgifter i tjänsten
- Ansvara för ett välfungerande, professionellt och välkomnande kontor i centrala Stockholm.
- Koordinera författarbesök, bokreleaser, möten och andra förlagsaktiviteter.
- Administrera delar av ljudboks- och e-boksproduktionen samt säkerställa korrekta metadataflöden till återförsäljare.
- Ge administrativt och praktiskt stöd till CEO och ledningsgrupp.
- Projektleda mindre, förlagsövergripande initiativ och samordna aktiviteter mellan team.
- Bidra till IT- och systemkoordinering samt ansvara för onboarding av nya kollegor.
Digital utveckling och smartare arbetssätt
HarperCollins Nordic söker en koordinator som är nyfiken på digitalisering och AI. Du testar gärna nya verktyg, ser var processer kan förenklas eller automatiseras och omsätter idéer i praktiken. För dig som gillar att kombinera operations, data och service är detta en möjlighet att påverka hur ett modernt förlag arbetar – från kontorsflöden till metadata och produktion.
Vem passar i rollen?
- Erfarenhet från en serviceorienterad och koordinerande roll med många kontaktytor.
- Högt driv, god kapacitet och stark genomförandekraft – du tar initiativ och får saker att hända.
- Strukturerad, prestigelös och lösningsorienterad med professionellt bemötande.
- Nyfiken och analytisk – använder data, uppföljning och analys för att förbättra arbetssätt.
- God finansiell förståelse och trygg i kostnader, budget och uppföljning.
- Mycket god engelska i tal och skrift; ytterligare nordiskt språk är meriterande.
Förlaget eftersträvar mångfald och en inkluderande arbetsplats och tar hänsyn till detta i rekryteringsprocessen.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants och ledningsstöd
För dig som kommer från EA/VD-assistent-spåret erbjuder rollen en bredd som ofta efterfrågas i karriärsteg: ledningsnära samarbete, cross-funktionell koordinering, events och kommunikation, samt ansvar för processer och system. Kombinationen av office management, metadata- och produktionsadministration och projektledning ger tydliga möjligheter att påverka både effektivitet och kvalitet i förlagets leveranser.
Att rapportera direkt till CEO ger insyn i affärsprioriteringar och möjlighet att bidra med datadriven uppföljning. Den som är van vid högt tempo, många intressenter och som trivs med att förbättra arbetssätt med digitala verktyg kommer att känna sig hemma.
Placering, ansökan och tidslinje
Tjänsten är placerad i centrala Stockholm. Skicka din ansökan senast den 18 september. Urval och intervjuer sker löpande och rollen kan tillsättas före sista ansökningsdag.
Ansökan skickas via e-post till: [email protected]
Sammanfattning
HarperCollins Nordic söker en Förlags- & kontorskoordinator som kombinerar service och värme med struktur, affärsmässighet och teknisk nyfikenhet. För rätt person är detta en chans att arbeta nära ledningen, driva projekt över hela förlaget och utveckla processer med stöd av digitala och AI-baserade verktyg – mitt i Stockholms bokbransch.
