Om rollen på SPK: Management Assistant/Office Manager i Stockholm
SPK, en tjänstepensionsförening med lång historia och tydligt medlemsfokus, rekryterar nu en Management Assistant/Office Manager via Amendo. Rollen rapporterar till VD och kombinerar kvalificerat ledningsstöd med ansvar för den dagliga kontorsdriften – en idealisk möjlighet för erfarna VD-assistenter, executive assistants och ledningsassistenter som vill arbeta nära beslutsfattandet och bidra till effektiv styrning i en mindre, agil organisation.
Nyckelansvar och arbetsuppgifter
- Stöd till VD och ledningsgrupp: kalender- och reseadministration, proaktiv planering och prioritering.
- Mötes- och beslutsstöd: protokollföring vid ledningsmöten samt förberedelse av underlag.
- Styrelseadministration: koordinera kallelser via portal, producera och kvalitetssäkra material samt säkerställa tidslinjer.
- Planering av formella sammankomster: koordinera fullmäktigemöten och säkerställa god möteslogistik.
- Event- och konferensansvar: driva interna och externa aktiviteter, personal- och kundnära arrangemang.
- Kapitalförvaltningsnära administration: sammanställa månadskommentarer från externa förvaltare och hantera informationsflöden om SPK.
- Webbuppdateringar: ansvar för löpande innehåll och uppdatering av hemsida.
- Leverantörs- och avtalshantering: kontakt med leverantörer (inklusive externa kapitalförvaltare vid behov), SLA-uppföljning och kvalitetssäkring av kontorsnära tjänster (exempelvis städ, fastighet, material, frukt).
- Ekonomiadministration: flödeshantering av fakturor och underlag för betalningar.
Vem söker SPK?
Du är strukturerad, diskret och serviceinriktad – van att arbeta självständigt i förtroendefulla uppdrag med många kontaktytor.
- Flerårig erfarenhet av att stötta VD/ledningsgrupp.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).
- Utmärkt kommunikationsförmåga på svenska och engelska, i tal och skrift.
- Stark samordningsförmåga och kapacitet att driva flera spår parallellt.
- Erfarenhet av leverantörskontakter, partnersamarbeten och avtalsuppföljning.
- Nyfikenhet på pension och kapitalförvaltning samt vilja att snabbt bygga branschkunskap.
Om SPK: tjänstepension med medlemsnyttan i fokus
SPK grundades 1944 och är idag en tjänstepensionsförening utan vinstintresse. Uppdraget är att säkerställa kollektivavtalad tjänstepension inom BTP-avtalet. Kärnverksamheten omfattar tre delar: ta in premier från arbetsgivare, skapa mervärde via kapitalförvaltning och betala ut pensioner och andra ersättningar till förmånstagarna. SPK verkar med en liten, effektiv organisation, korta beslutsvägar och ett agilt förhållningssätt – tillräckligt stor för resurser, tillräckligt liten för snabb praktisk förändringskraft.
Om Amendo: rekryteringspartner inom finans och tech
Amendo har arbetat med kompetensförsörjning sedan 2001 och är en etablerad aktör inom ekonomi, bank, finans, försäkring, IT och tech. I denna rekrytering samarbetar SPK med Amendo för att hitta rätt Management Assistant/Office Manager till teamet i Stockholm.
Varför rollen passar Executive Assistants och VD-assistenter
- Nära ledningen: direkt rapportering till VD och tät dialog med styrelse och externa intressenter.
- Bred påverkan: från styrelseadministration och beslutsstöd till kontorsdrift och leverantörsstyrning.
- Finans- och pensionskontext: chans att bygga unik kompetens inom kapitalförvaltning och kollektivavtalad tjänstepension.
- Tempoväxling: kombination av strategisk framförhållning och hands-on operativt ansvar.
Så maxar du din ansökan
- Lyft erfarenhet av styrelse- och ledningsadministration, protokoll och portaler.
- Ge exempel på hur du koordinerat större möten, event och konferenser med många intressenter.
- Beskriv hur du arbetat med leverantörsavtal, SLA:er och uppföljning av tjänstekvalitet.
- Visa på vana av ekonomiadministration (fakturaflöden, attestkedjor) och precision i detaljer.
- Nämn erfarenhet av webbinnehåll/CMS och hur du säkerställt uppdaterad information.
- Understryk förmågan att skriva tydligt på både svenska och engelska, gärna med exempel.
- Berätta kort om din motivation att snabbt lära dig pension och kapitalförvaltning.
Ansökan och kontakt
Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdag (27/5). Skicka därför in din ansökan så snart som möjligt. Frågor besvaras av ansvarig rekryterare hos Amendo: Erika Brännström, [email protected], 076-133 51 41.
Sökord för dig som letar nästa steg
Management Assistant, Office Manager, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, styrelseadministration, protokollföring, kalenderhantering, resebokning, leverantörsavtal, SLA, fakturahantering, event, konferens, kapitalförvaltning, tjänstepension, Stockholm, SPK, Amendo.
