En inblick i eventet Women in Tech Sweden

När många techkonferenser kämpar om uppmärksamhet med löften om innovation och omvälvning, sticker detta event ut genom att väva samman ett antal delar, som var och en bidrog till en extremt engagerande upplevelse och ett avtryck som är stort och ljudligt i branschen. Som passionerad för event har jag tittat närmre på, utifrån ett organisatörsperspektiv, vad jag tror är nycklarna till att Women in Tech år efter år skapar magiska event där biljetterna blivit så heta att man i år fick ta till lottning när de släpptes.

Tydligt syfte och vision
I hjärtat av eventets framgång finns ett klart syfte och en vision. Föreningen Women in Tech Sweden, som imponerar med en medlemsbas på +24000 medlemmar, visar kraften i att skapa ett event starkt kopplat till sitt syfte, som också är den kulturbärare och som gör eventet så kraftfullt. Organisatörerna, talarna, moderatorn, eventteamet, partners och deltagare kommer alla samman och drivs av glöden och syftet att vilja förändra, att förbättra inkludering och jämställdhet i stort. Detta fokus ger den varmaste atmosfär möjligt, där alla firas för att de engagerar sig och ställer upp, det blir en magisk stämning.

Styrkan i ett tema
Varje år sätts också ett tema, vilket är en grundbult till planeringen. I år var temat Connect, Create, Innovate – Crafting Tech with Human Essence. Denna ledstjärna formade inte bara eventets struktur utan även talares, partners och deltagarnas förväntningar. Det satte scenen för en sammanhängande berättelse genom eventet, en gemensam tråd som band samman varje tal och paneldiskussion till en större, inspirerande berättelse. Dessutom vävdes den in in i kringliggande aktiveringar och kommunikation.

Känn din målgrupp
En djup förståelse för publiken har fått forma varje beslut, från urvalet av partners till nyanserna i programläggningen. För er som själva planerar event kan det inte nog poängteras: att känna till era deltagares förväntningar och tillgodose dem handlar inte bara om att fylla stolar, utan om att uppfylla ambitioner. Att känna sin målgrupp innebär också kunskapen och förmågan att hitta talare som är relevanta och som kan inspirera och vara förebilder. Här är Women in Tech mästare. De lyckas hitta kända och okända talare i ett stort antal ämnen och där just mixen av kända och okända namn visar hur mycket talang som finns där ute och att vi bara måste öppna dörrarna för varandra för att resten av världen skall se. Än en gång, helt i linje både med temat och Women in Techs mål och syfte.

Var sak har sin tid
Utöver det faktum att scenen fylldes av extremt kunniga talare med välrepeterade och välskrivna sessioner som håller TED nivå så står detta event ut i timing. Väl genomtänkt programmering säkerställde att varje talare och ämne inte bara var relevant utan också presenterades vid rätt ögonblick för att maximera engagemang och inverkan. Berättelsen byggs upp steg för steg och sidosessioner och aktiveringar adderar ytterligare lager och perspektiv. Denna finstämda koreografi av innehåll liknar programmeringen av en hit-spellista—varje spår har sin plats och sitt ögonblick.

Välj rätt moderator för din upplevelse
En skicklig moderator kan lyfta ett event från bra till oförglömligt. Stephanie Darvill, själv med bakgrund inom tech och en personlighet och kommunikationsstil som är autentisk, ärlig och orädd, visade hur en inkännande moderator med insikter från branschen kan tilltala och utforska tillsammans med publiken, vilket gjorde att eventet flöt på utan ansträngning och med ständig energi.

Teknik som förstärkare och verktyg
Osynlig men alltid närvarande, funktionen av teknikintegration verkade som den tysta dirigenten. Från stämningshöjande musik, scenljuset som ändrades med presentationernas stämningar till eventappen som underlättande interaktioner och kopplade samman deltagare med deras härliga bilder och deras egna berättelser om vad man upplevde. Det visar att när teknik används genomtänkt, distraherar den inte från mänsklig interaktion och upplevelser; den förstärker den.

Kommunicera mera
Kommunikationsstrategin är en robust maskin i sig hos Women in Tech, de lade kontinuerligt ut uppdateringar och höll dialogen vid liv. Ett events surr, omsorgsfullt odlat före, under och efter själva livedagen, kan förvandla en engångsföreteelse till ett varaktigt samtal inom communityn där fler känner sig sedda och hörda.

Dedikerade och ambitösa partners
Programmet från scenerna kompletterades med alla partners kreativa bidrag, som omvandlade potentiella stillestånd till områden för utforskning. Varje partner skapade ett interaktivt utrymme som sträckte sig bortom den traditionella monteruppställningen. Från utmaningar som väckte livlig tävlan till hands-on teknikdemonstrationer bjöds deltagarna in i en engagerande dialog snarare än en passiv observation. Dessa aktiveringar skapade en glädjefylld miljö där människor kunde mötas, som även den kopplade in i temat för årets konferens och föreningens syfte. Man har även valt leverantörer och personer för själva produktionen med stor omsorg, vilket syns i både samarbetet inom produktionen och resultatet.

Våga visa känslor
Jag vet ingen annan konferens där känslorna är så visuella. Det är hela vägen från användadet av emojis i kommunikation, eventmiljön och på scenen, till att man låter den fantastiska Anna Mourou köra sin hype och pepptalk med varje talare vid sidan av scenen framför pupliken. Hennes pepp bygger upp så att alla verkligen välkomnar varje talare som de supersjärnor de är, som törs ställa sig inför 2800, plus ett antal tusen virtuella, deltagare. Det är också känslor på scenen, även när man pratar om teknikorienterade ämnen, för talarna är så ärliga, generösa och orädda med att säga sin sanning, även den som gör ont eller är svår. Det gör att även publiken visar känslor genom spontanta hejarop och applåder och det uppstår en böljande energi mellan scen och publik som gör detta event mer än speciellt. Återigen, känn din målgrupp, på Women in Tech är det ok att vara öppen, ärlig och transparent och man landar mjukt i publikens stöd.

Visa i handling
I crescendot av eventet välkomnades artisten Aisha Fukushima tillbaka på scenen, där hon gjorde ett uppträdande som var långt mer än enbart underhållning. Hon sammanflätade sin musikaliska och poetiska skicklighet med teknikens kraft och publikens röster, och skapade en kraftfull hymn för jämlikhet. Detta samarbete belyste åter igen eventets övergripande tema, då hennes sång blandades med röster från publiken och blev ett levande bevis på enighetens kraft och det kollektiva skapandet av en oförglömlig upplevelse.

Med denna final förkunnade Women in Tech Sweden ett budskap högt och tydligt: När individer enas och använder varandras styrkor genom teknik, kan inverkan vara lika gripande som den är betydande.

Av: Annsi Krol, VD på Ventla och affärsutvecklare på Women in Tech